Top.Mail.Ru

Как правильно вести учет судебной переписки?

Вопрос
Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?
Отвечает

В инструкции по делопроизводству вашей организации следует зафиксировать, что поступающие и отправляемые документы, составляющие переписку, должны регистрироваться однократно и в пределах документопотоков с целью их идентификации, быстрого поиска, обеспечения сохранности и доказательства факта их получения или отправки в рамках направлений деятельности организации.

Если ваша организация относится к микро- или малым организациям с соответственно совсем небольшим объемом документооборота (примерно до 1000 документов в год), то в одном журнале поступающих документов (бумажном или электронном) и в ручном режиме вы сможете соблюдать все цели и задачи регистрации.

Но при значительном объеме переписки рекомендуем обратить внимание, что работу с документопотоками, которые на самом верхнем уровне исторически называются «входящие-исходящие», необходимо:

  • конкретизировать в связи с видами и разновидностями документов на основе классификатора направлений (вопросов и участков) деятельности
  • и к тому же учитывать уровень организаций-адресатов (госорган, регулятор, орган местного самоуправления, гражданин, контрагент и т.п.).

Изучите общую схему систематизации входящих и исходящих документов, т.е. переписки, на основе требований действующих нормативных правовых актов в области делопроизводства. Вам помогут:

  • п. 3.5 и 3.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)1;
  • п. 5.5 и 5.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)2.

Если в деятельности вашей организации возникли судебные споры, то на основании данных нормативных требований вы вполне можете выделить такую переписку в отдельный документопоток, регистрировать их в отдельных регистрационных формах и хранить в отдельных делах.

Если такие письма поступают сразу в юридический отдел (иное структурное подразделение), то они должны быть зарегистрированы там или переданы для регистрации в службу делопроизводства (п. 5.18 Примерной инструкции и п. 3.14 Правил делопроизводства). И не потому, что судебная переписка должна рассматриваться первым руководителем, а потому, что данные документы имеют существенное и зачастую решающее значение для деятельности организации – их важно регистрировать.

Хранится судебная переписка в делах по общим правилам формирования таких дел: документ-ответ помещается за документом-запросом в соответствии с тематикой (делом, иском, вопросом и т.п.) и по хронологическому признаку3.

Дела с судебной перепиской могут формироваться как переходящие (даже в нескольких томах) и содержать документы за несколько лет до тех пор, пока не будет принято и исполнено соответствующее судебное решение. Срок хранения таких дел с судебной перепиской должна определить экспертная комиссия, исходя из ее значимости для деятельности организации и с учетом сроков хранения, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения4.

Сноски 4

  1. Далее – Правила делопроизводства. Вернуться назад
  2. Далее – Примерная инструкция. Вернуться назад
  3. Пункт 6.24 Правил делопроизводства, п. 8.20 Примерной инструкции, п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 19.07.2018). Вернуться назад
  4. Например, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Представитель должника не передал ему требование судебного пристава. Кто ответит за неисполнение?

Если представитель должника не передал должнику требование судебного пристава-исполнителя и сам его не исполнил, кто несет ответственность? Какова ответственность представителя?

Индексация присужденных сумм по ГПК и АПК РФ: изменения в законодательстве

К индексации присужденных сумм выигравшая сторона, как показывала практика, ранее прибегала не часто. Дело в том, что ни в ГПК РФ, ни в АПК РФ не было порядка расчета индексации. Например, нужно считать от уровня инфляции или от уровня роста потребительского индекса цен? Из-за этого суды часто отказывали заявителям по формальным основаниям. Однако в прошлом году КС РФ рассмотрел дела по жалобам заявителей, которым было отказано в индексации (постановления от 12.01.2021 № 1-П и от 22.07.2021 № 40-П). Суд признал нормы кодексов частично не соответствующими Конституции РФ и постановил внести в них изменения. Анализируем поправки, приводим пример расчета сумм индексации, а также раскрываем практические аспекты: что учесть при подаче заявления об индексации; сколько раз его можно подавать; подлежат ли индексации суммы неустоек и компенсации судебных расходов; как быть при заключении мирового соглашения; можно ли одновременно взыскать и проценты по ст. 395 ГК РФ, и сумму индексации задолженности.

Санкционные споры: бизнес с недружественными странами

Ссылки на санкции и действия недружественных стран дошли и до судов. Мы изучили последнюю судебную практику и делимся с вами своими «находками». Узнаете, помогают ли ссылки на недружественные действия и иностранное происхождение «противной» стороны выиграть спор, на примерах конкретных дел о взыскании компенсации за нарушение исключительных прав истца на товарные знаки и произведения изобразительного искусства, о принятии обеспечительных мер (как по обычным гражданским делам, так и при оспаривании акта налогового органа), приостановлении действия судебного акта, возобновлении доступа к аккаунту YouTube и пр.

Как взыскивают судебные расходы в трудовых спорах

По общему правилу стороне, в пользу которой состоялось решение, суд присуждает возместить с другой стороны все понесенные по делу судебные расходы (оплата госпошлины за подачу иска, экспертизы, расходов на оплату услуг представителей и пр.). Но это правило не распространяется на дела с участием граждан, обратившихся за защитой трудовых прав, даже если решение суда будет вынесено не в их пользу. При обращении в суд по любым трудовым спорам работники освобождаются от уплаты госпошлины и других судебных расходов. В итоге (даже несмотря на победу) суд с работником может обойтись совсем не дешево. Рассказываем, всегда ли работники освобождаются от судебных расходов, в т. ч. как быть в ситуации, когда факт трудовых отношений так и не был доказан; может ли взыскавший с работника материальный ущерб работодатель требовать компенсировать ему судебные издержки, а также вправе ли работодатель заявить о взыскании с сотрудника госпошлины, уплаченной при подаче иска о компенсации расходов на обучение. Приводим руководящие постановления Пленума ВС РФ, а также текущую практику судов общей юрисдикции (в ряде вопросов она до сих пор неоднозначна). Разъясняем спорные ситуации, связанные с размерами госпошлины и порядком оплаты экспертизы. Узнаете, почему работодателю придется оплатить стоимость судебной экспертизы, назначенной по инициативе работника, даже если последний проиграет в итоге дело.

Как ознакомиться с материалами дела в арбитражном суде онлайн

Ограничительные меры в период пандемии подтолкнули суды к созданию сервисов по удаленному взаимодействию. Одним из нововведений стало появление возможности ознакомления с материалами дела онлайн. Читайте о том, как получить доступ к аудиопротоколам и другим материалам с пошаговой инструкцией и образцом ходатайства об ознакомлении с материалами дела в электронном виде.

Как отсрочить или рассрочить исполнение решения арбитражного суда

Экономические последствия пандемии коронавирусной инфекции могут осложнить исполнение судебных решений. Финансовые трудности затрудняют едино­временную выплату долга. Для таких случаев законодательство предусматривает механизм отсрочки или рассрочки исполнения. Но это исключительные меры, которые должны быть подкреплены убедительными доводами и доказательствами. Расскажем, когда их можно применить, как попросить суд об отсрочке или рассрочке исполнения решения, какие обстоятельства суд посчитает достаточными. Дадим формулировки для текстов заявлений о рассрочке и отсрочке, которые вы сможете использовать на практике.

Как взыскать с оппонента судебную неустойку

Помимо классической неустойки, которая устанавливается договором, кредитор может наказать своего должника и за неисполнение принятого против него судебного акта. Как известно, судебные акты подлежат неукоснительному исполнению на всей территории РФ, выполнение этого требования достигается за счет использования различных средств, и взыскание судебной неустойки – ​одно из них. Расскажем о том, когда и, самое главное, в каком размере ее можно взыскать. Приведем образцы различных формулировок для подачи документов в суд в целях взыскания судебной неустойки.

Как изменить предмет или основание иска

Судебный процесс начинается с искового заявления. В нем излагаются фактические обстоятельства, требования истца и доводы в их поддержку. На языке закона это называется предмет и основание иска. В статье расскажем, как их определять, а также научим правильно изменять в ходе судебного разбирательства, когда это необходимо. Важно не путать эти понятия и не допускать одновременного изменения предмета и основания иска.