Top.Mail.Ru

Как правильно вести учет судебной переписки?

Вопрос
Как правильно вести учет судебной переписки? Регистрировать / хранить судебные письма отдельно или в общем реестре входящих документов?
Отвечает

В инструкции по делопроизводству вашей организации следует зафиксировать, что поступающие и отправляемые документы, составляющие переписку, должны регистрироваться однократно и в пределах документопотоков с целью их идентификации, быстрого поиска, обеспечения сохранности и доказательства факта их получения или отправки в рамках направлений деятельности организации.

Если ваша организация относится к микро- или малым организациям с соответственно совсем небольшим объемом документооборота (примерно до 1000 документов в год), то в одном журнале поступающих документов (бумажном или электронном) и в ручном режиме вы сможете соблюдать все цели и задачи регистрации.

Но при значительном объеме переписки рекомендуем обратить внимание, что работу с документопотоками, которые на самом верхнем уровне исторически называются «входящие-исходящие», необходимо:

  • конкретизировать в связи с видами и разновидностями документов на основе классификатора направлений (вопросов и участков) деятельности
  • и к тому же учитывать уровень организаций-адресатов (госорган, регулятор, орган местного самоуправления, гражданин, контрагент и т.п.).

Изучите общую схему систематизации входящих и исходящих документов, т.е. переписки, на основе требований действующих нормативных правовых актов в области делопроизводства. Вам помогут:

  • п. 3.5 и 3.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71)1;
  • п. 5.5 и 5.6 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44)2.

Если в деятельности вашей организации возникли судебные споры, то на основании данных нормативных требований вы вполне можете выделить такую переписку в отдельный документопоток, регистрировать их в отдельных регистрационных формах и хранить в отдельных делах.

Если такие письма поступают сразу в юридический отдел (иное структурное подразделение), то они должны быть зарегистрированы там или переданы для регистрации в службу делопроизводства (п. 5.18 Примерной инструкции и п. 3.14 Правил делопроизводства). И не потому, что судебная переписка должна рассматриваться первым руководителем, а потому, что данные документы имеют существенное и зачастую решающее значение для деятельности организации – их важно регистрировать.

Хранится судебная переписка в делах по общим правилам формирования таких дел: документ-ответ помещается за документом-запросом в соответствии с тематикой (делом, иском, вопросом и т.п.) и по хронологическому признаку3.

Дела с судебной перепиской могут формироваться как переходящие (даже в нескольких томах) и содержать документы за несколько лет до тех пор, пока не будет принято и исполнено соответствующее судебное решение. Срок хранения таких дел с судебной перепиской должна определить экспертная комиссия, исходя из ее значимости для деятельности организации и с учетом сроков хранения, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения4.

Сноски 4

  1. Далее – Правила делопроизводства. Вернуться назад
  2. Далее – Примерная инструкция. Вернуться назад
  3. Пункт 6.24 Правил делопроизводства, п. 8.20 Примерной инструкции, п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (опубликованы на сайте Росархива 19.07.2018). Вернуться назад
  4. Например, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Судебные споры, связанные с мобилизацией

В конце сентября в нашей стране были начаты мобилизационные мероприятия, связанные с призывом на военную службу в Вооруженные Силы РФ. Несмотря на небольшой промежуток времени, уже появилась судебная практика, которую мы проанализировали и выделили интересные споры. В частности, о том, в какой суд обращаться в конкретной ситуации; что именно можно оспаривать: направление повестки или решение военкомата; когда требуется доверенность для обращения в суд. Комментируем также споры, связанные с отсрочкой от призыва, оспариваем решения призывной комиссии и заключения военно-врачебной комиссии. Даем рекомендации, как поступить в сложных ситуациях.

Можно ли расторгнуть договор с выплатой задолженности после вступления в силу определения суда о прекращении производства по делу в связи с отказом от иска?

Между сторонами по договору возник спор, в результате которого одна из сторон подала иск в суд. Стороны пришли к соглашению расторгнуть договор. Могут ли стороны заключить во внесудебном порядке соглашение, предусмотрев в нем, что договор расторгнут, констатировать размер задолженности по договору и указать, что эта задолженность выплачивается в течение определенного времени после вступления в силу определения суда о прекращении производства по делу в связи с отказом от иска?

В суд с дипломом или без? Требования к представи­тельству в арбитражном суде

Почему в АПК РФ были внесены поправки, согласно которым представительство в арбитражном суде было разрешено только адвокатам и лицам с юридическим образованием или юридической ученой степенью? Какие исключения остались? Какие поблажки сделал Верховный Суд РФ? Когда лучше не отказываться от участия в деле на вашей стороне специалиста, не имеющего юридической подготовки, и как обеспечить ему возможность быть представителем организации в арбитражном процессе? Анализируем практику и приводим удобную таблицу-шпаргалку с документами, которые потребуются для разных представителей.

Предоплата и постоплата: как не ошибиться

При проведении расчетов участники гражданского оборота используют полную либо частичную предоплату или постоплату стоимости реализуемых товаров, работ, услуг, а также иного исполнения, предусмотренного заключенным между ними гражданско-правовым договором. Но не всегда грамотно это оформляют. Кроме того, есть ситуации, когда стороны вправе использовать только определенный порядок расчетов, а контрагент об этом не в курсе. Или, например, продавцы (исполнители и пр.) не всегда учитывают, что в случае нарушения условиями договора законодательства о защите прав потребителей их могут привлечь к административной ответственности. А навязывание контрагенту невыгодных условий при определенных обстоятельствах может и вовсе быть квалифицировано как нарушение антимонопольного законодательства. Не все понимают, что такое коммерческий кредит; как правильно потребовать возврата предоплаты в зависимости от специфики сложившихся правоотношений; почему потребитель, не воспользовавшийся сертификатом (подарочной картой), вправе требовать от предпринимателя возврата суммы предоплаты; как опасно прикрывать потребительский займ договором комиссии; в каких случаях акционер или участник компании должен предоплатить изготовление обществом копий документов по его запросу. В статье анализируем споры, которые чаще всего возникают на практике в этой связи.

Как ознакомиться с материалами дела в арбитражном суде онлайн

Ограничительные меры в период пандемии подтолкнули суды к созданию сервисов по удаленному взаимодействию. Одним из нововведений стало появление возможности ознакомления с материалами дела онлайн. Читайте о том, как получить доступ к аудиопротоколам и другим материалам с пошаговой инструкцией и образцом ходатайства об ознакомлении с материалами дела в электронном виде.

Как отсрочить или рассрочить исполнение решения арбитражного суда

Экономические последствия пандемии коронавирусной инфекции могут осложнить исполнение судебных решений. Финансовые трудности затрудняют едино­временную выплату долга. Для таких случаев законодательство предусматривает механизм отсрочки или рассрочки исполнения. Но это исключительные меры, которые должны быть подкреплены убедительными доводами и доказательствами. Расскажем, когда их можно применить, как попросить суд об отсрочке или рассрочке исполнения решения, какие обстоятельства суд посчитает достаточными. Дадим формулировки для текстов заявлений о рассрочке и отсрочке, которые вы сможете использовать на практике.

Как взыскать с оппонента судебную неустойку

Помимо классической неустойки, которая устанавливается договором, кредитор может наказать своего должника и за неисполнение принятого против него судебного акта. Как известно, судебные акты подлежат неукоснительному исполнению на всей территории РФ, выполнение этого требования достигается за счет использования различных средств, и взыскание судебной неустойки – ​одно из них. Расскажем о том, когда и, самое главное, в каком размере ее можно взыскать. Приведем образцы различных формулировок для подачи документов в суд в целях взыскания судебной неустойки.

Судебные споры, связанные с мобилизацией

В конце сентября в нашей стране были начаты мобилизационные мероприятия, связанные с призывом на военную службу в Вооруженные Силы РФ. Несмотря на небольшой промежуток времени, уже появилась судебная практика, которую мы проанализировали и выделили интересные споры. В частности, о том, в какой суд обращаться в конкретной ситуации; что именно можно оспаривать: направление повестки или решение военкомата; когда требуется доверенность для обращения в суд. Комментируем также споры, связанные с отсрочкой от призыва, оспариваем решения призывной комиссии и заключения военно-врачебной комиссии. Даем рекомендации, как поступить в сложных ситуациях.