Вы правы. Каждый раз, когда работник увольнялся, его документы переходили в статус завершенных в делопроизводстве и должны были быть включены в годовой раздел описи дел по личному составу для их передачи кадровой службой в архив (или ответственному за архивное хранение документов организации) не позднее чем через 1 год после завершения (п. 4.19 и 4.31 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Пример
При соблюдении технологии кадрового делопроизводства и архивных правил документы уволившегося в 2002 году работника в 2003 году должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение и включены в опись дел по личному составу за 2002 год.
В 2004 году все документы о возобновленных трудовых отношениях с работником составляются и формируются в новые дела.
Если трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним в вашей организации формируются в дела самостоятельно (не включаются в состав личных дел), то они формируются в дела по году увольнения, как и другие документы по личному составу.
Обратите внимание и на разные сроки хранения документов по личному составу, созданных до и позже 1 января 2003 года. В соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», по общему правилу, срок хранения трудовых договоров, законченных делопроизводством в 2003 году и позднее, составляет 50 лет, а созданных ранее – 75 лет. Это является еще одним основанием для формирования трудовых договоров (и даже личных дел) однажды уволившегося и вновь поступившего работника по году увольнения.
