Как формировать трудовые договоры сотрудника, который несколько раз был принят и уволен в одной и той же организации

Вопрос
Как правильно формировать трудовые договоры работника, который неоднократно принимался на работу и увольнялся в одной и той же организации? Если человек пришел на работу, допустим, в 2000 году, уволился в 2002 году, а затем через год (в 2004 г.) решил снова устроиться в эту же компанию и потом уволился в 2006 году, то в данной ситуации:
  • все вместе трудовые договоры этого человека формируются по году его последнего увольнения или
  • по каждому году увольнения каждый его трудовой договор отдельно?
На работе делают по последнему году, но я бы сделала по каждому году увольнения, чтобы потом в архиве не было проблем с поиском договоров. Как правильно?
Отвечает

Вы правы. Каждый раз, когда работник увольнялся, его документы переходили в статус завершенных в делопроизводстве и должны были быть включены в годовой раздел описи дел по личному составу для их передачи кадровой службой в архив (или ответственному за архивное хранение документов организации) не позднее чем через 1 год после завершения (п. 4.19 и 4.31 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Пример

При соблюдении технологии кадрового делопроизводства и архивных правил документы уволившегося в 2002 году работника в 2003 году должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение и включены в опись дел по личному составу за 2002 год.

В 2004 году все документы о возобновленных трудовых отношениях с работником составляются и формируются в новые дела.

Если трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним в вашей организации формируются в дела самостоятельно (не включаются в состав личных дел1), то они формируются в дела по году увольнения, как и другие документы по личному составу.

Обратите внимание и на разные сроки хранения документов по личному составу, созданных до и позже 1 января 2003 года. В соответствии со ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», по общему правилу, срок хранения трудовых договоров, законченных делопроизводством в 2003 году и позднее, составляет 50 лет, а созданных ранее – 75 лет. Это является еще одним основанием для формирования трудовых договоров (и даже личных дел) однажды уволившегося и вновь поступившего работника по году увольнения.

Сноски 1

  1. Лучшей практикой является хранение трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним в составе личных дел работников. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + 10% по промокоду на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Что делать, если на титульном листе трудовой книжки зачеркнута запись об образовании?

Работник принес трудовую книжку, в которой в графе «образование» на титульном листе зачеркнута надпись «среднее» и сверху написано «высшее». Никаких пояснений, когда и на основании какого документа сделано исправление, в трудовой книжке не дано (работник получил высшее образование в 2000 году). Надо ли вносить какие-то исправления или оставить все как есть?

Как правильно формировать документы по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.

Оформление бумажной трудовой книжки

1. Новый работник просит оформить ему бумажную трудовую книжку. Можно ли это сделать или бумажной книжки ему уже не положено? 2. Работник в прошлом году написал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, а в этом передумал. Он может в любой момент написать новое заявление или есть какие-то ограничения?

Как оформить работу части сотрудников в дни, объявленные нерабочими?

В связи с объявленными Указом Президента РФ с 4 по 7 мая 2021 г. нерабочими днями часть персонала у нас работала, часть – ​отдыхала. Подскажите, нужно ли было брать с работников письменные согласия на работу в эти дни, или достаточно просто издать приказ по компании, объявив их рабочими? Дайте, пожалуйста, образец приказа.

Как правильно исчислять дни, предусмотренные ч. 1 ст. 193 ТК РФ для предоставления работником письменного объяснения до применения к нему дисциплинарного взыскания?

В соответствии с ч. 1 ст. 193 ТК РФ до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не представлено, то составляется соответствующий акт. Какие дни следует понимать под двумя «рабочими днями» (рабочие дни по графику работы конкретного работника («сутки через трое») либо рабочие дни по графику работы при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными)? С какого дня начинает течь срок представления письменных объяснений? В какой день можно составить акт об отказе от дачи объяснительной, если работник отказался дать объяснение либо его не представил, – в день, следующий за вторым рабочим днем работника, при этом не важно, является ли для работника этот день рабочим или выходным, или в третий рабочий день работника по его рабочему графику?

Как правильно в номенклатуре дел отразить дело с электронными трудовыми книжками?

Как правильно в номенклатуре дел организации отразить дело с электронными трудовыми книжками? Понятие электронная трудовая книжка существует, но по факту такого документа нет.

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных?

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Как оформить работу части сотрудников в дни, объявленные нерабочими?

В связи с объявленными Указом Президента РФ с 4 по 7 мая 2021 г. нерабочими днями часть персонала у нас работала, часть – ​отдыхала. Подскажите, нужно ли было брать с работников письменные согласия на работу в эти дни, или достаточно просто издать приказ по компании, объявив их рабочими? Дайте, пожалуйста, образец приказа.