Top.Mail.Ru

В какой описи указывать документы по личному составу временного срока хранения при сдаче их в архив организации

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, в случае приема архивом организации документов по личному составу временного (до 10 лет включительно) срока хранения, правильно ли такие дела указывать в описи дел временного срока хранения? Или все же нужно их помещать в описи дел по личному составу?
Отвечает

Ответ нам дает п. 4.2 действующих Правил 2015 г.1: документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения не подлежат передаче в архив. При этом упоминаются исключительные случаи, когда такие документы все-таки могут быть переданы в архив.

Фрагмент документа

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

Если в исключительном случае такие документы вам приходится принимать в архив, то делайте это на основании номенклатуры дел кадровой службы. А перед этим проверьте, правильно ли она составлена: учтено ли в ней количество томов заведенных дел, подписана ли она руководителем кадровой службы, правильно ли по новому Перечню 2019 г.2 определены сроки хранения дел.

На основании номенклатуры дел кадровая служба может также составить простую сдаточную опись, по которой документы передаются на «депозитарное» хранение в помещение архива, а не на собственно архивное хранение.

Пример 2. Графы табличной части сдаточной описи

Утвержденную форму описи дел по личному составу (приложение № 15 к Правилам 2015 г.) использовать не советуем. Не вносите также сведения о принятых документах временного (до 10 лет включительно) срока хранения в обязательные учетные документы архива. Считайте, что документы приняты на так называемое «депозитарное» хранение (оно возможно, если позволяют площади вашего архива), отделите их от собственно архивных документов и поместите на стоящем ближе к выходу стеллаже или полках.

Положение об архиве должно быть утверждено первым руководителем вашей организации. Полагаем, что категория документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения не включена в состав документов архива – ​в профиль архива. Если по решению руководителя такая категория документов все-таки принимается в архив, то инициируйте внесение изменений в Положение об архиве и принимайте такие документы только на «депозитарное» хранение, при котором все справки по таким документам и иное их использование осуществляют ответственные за это сотрудники структурных подразделений, а не архив.

Сноски 2

  1. Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526). Вернуться назад
  2. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Год издания и срок хранения документов по личному составу

Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – ​50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.

Сшивать несколько личных дел в одно недопустимо! Или можно?

На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – ​«недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?

Как классифицировать приказы о выходе из декретного отпуска и какой срок хранения им присвоить?

Приказ о выходе из декретного отпуска является приказом по личному составу. Он относится к приказам по отпускам? Или к приказам по личному составу более длительного срока хранения (т. к. большой перерыв в работе)? У этого приказа какой срок хранения и по какой статье специального Перечня?

Как сшивать личные дела уволенных руководителей?

Можно ли сшивать вместе личные дела уволенных руководителей, если в них количество листов меньше 20?

Актуализируем номенклатуру дел по причине новых сроков хранения документов

В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.

О классификации должностных инструкций на типовые и индивидуальные

Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?

Как передать кадровые документы в архив при ликвидации организации

Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).

Как правильно формировать документы по личному составу?

Как правильно формировать документы по личному составу, указанные в ст. 434 Перечня 2019 г. – ​приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним. Должны ли быть заявления приложены к приказам или могут формироваться в самостоятельное дело и храниться 50 лет согласно ст. 434. Личные дела у нас не ведутся. В связи с вахтовым режимом работы к оригиналу заявления дополнительно приложены визовые экземпляры заявлений, т. е. на одного работника может быть 2–3 экземпляра заявлений.