Ответ нам дает п. 4.2 действующих Правил 2015 г.1: документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения не подлежат передаче в архив. При этом упоминаются исключительные случаи, когда такие документы все-таки могут быть переданы в архив.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.
Если в исключительном случае такие документы вам приходится принимать в архив, то делайте это на основании номенклатуры дел кадровой службы. А перед этим проверьте, правильно ли она составлена: учтено ли в ней количество томов заведенных дел, подписана ли она руководителем кадровой службы, правильно ли по новому Перечню 2019 г.2 определены сроки хранения дел.
На основании номенклатуры дел кадровая служба может также составить простую сдаточную опись, по которой документы передаются на «депозитарное» хранение в помещение архива, а не на собственно архивное хранение.
Пример 2. Графы табличной части сдаточной описи
Утвержденную форму описи дел по личному составу (приложение № 15 к Правилам 2015 г.) использовать не советуем. Не вносите также сведения о принятых документах временного (до 10 лет включительно) срока хранения в обязательные учетные документы архива. Считайте, что документы приняты на так называемое «депозитарное» хранение (оно возможно, если позволяют площади вашего архива), отделите их от собственно архивных документов и поместите на стоящем ближе к выходу стеллаже или полках.
Положение об архиве должно быть утверждено первым руководителем вашей организации. Полагаем, что категория документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения не включена в состав документов архива – в профиль архива. Если по решению руководителя такая категория документов все-таки принимается в архив, то инициируйте внесение изменений в Положение об архиве и принимайте такие документы только на «депозитарное» хранение, при котором все справки по таким документам и иное их использование осуществляют ответственные за это сотрудники структурных подразделений, а не архив.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.
На нашем предприятии как таковые личные дела пока не ведутся. Хотела бы уточнить, можно ли их начать вести сейчас, если номенклатура дел уже создана? И второй вопрос: если я сформирую личные дела без копий приказов (проблематично доставать и копировать оригиналы), то какие ставить крайние даты у личных дел?
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.
Практически у каждой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем это могут быть довольно ценные документы по личному составу. Чтобы снять их с учета, необходимо провести полную процедуру розыска и задокументировать отрицательный результат. Дадим образцы документов, которые нужно оформить организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также будут полезны всем остальным.
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
Раздел не найден.
