Ответ нам дает п. 4.2 действующих Правил 2015 г.1: документы временного (до 10 лет включительно) срока хранения не подлежат передаче в архив. При этом упоминаются исключительные случаи, когда такие документы все-таки могут быть переданы в архив.
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526).
4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.
Если в исключительном случае такие документы вам приходится принимать в архив, то делайте это на основании номенклатуры дел кадровой службы. А перед этим проверьте, правильно ли она составлена: учтено ли в ней количество томов заведенных дел, подписана ли она руководителем кадровой службы, правильно ли по новому Перечню 2019 г.2 определены сроки хранения дел.
На основании номенклатуры дел кадровая служба может также составить простую сдаточную опись, по которой документы передаются на «депозитарное» хранение в помещение архива, а не на собственно архивное хранение.
Пример 2. Графы табличной части сдаточной описи
Утвержденную форму описи дел по личному составу (приложение № 15 к Правилам 2015 г.) использовать не советуем. Не вносите также сведения о принятых документах временного (до 10 лет включительно) срока хранения в обязательные учетные документы архива. Считайте, что документы приняты на так называемое «депозитарное» хранение (оно возможно, если позволяют площади вашего архива), отделите их от собственно архивных документов и поместите на стоящем ближе к выходу стеллаже или полках.
Положение об архиве должно быть утверждено первым руководителем вашей организации. Полагаем, что категория документов временного (до 10 лет включительно) срока хранения не включена в состав документов архива – в профиль архива. Если по решению руководителя такая категория документов все-таки принимается в архив, то инициируйте внесение изменений в Положение об архиве и принимайте такие документы только на «депозитарное» хранение, при котором все справки по таким документам и иное их использование осуществляют ответственные за это сотрудники структурных подразделений, а не архив.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
На основании чего работодатель не имеет права хранить в личном деле копии паспорта, ИНН, военного билета и прочих документов, которые содержат информацию личного характера с персональными данными?
Приказ о выходе из декретного отпуска является приказом по личному составу. Он относится к приказам по отпускам? Или к приказам по личному составу более длительного срока хранения (т. к. большой перерыв в работе)? У этого приказа какой срок хранения и по какой статье специального Перечня?
Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – 50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.
На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – «недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т. е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
Что считать типовыми и индивидуальными должностными инструкциями. Как будет зависеть срок хранения от квалификации инструкции, т. е. от попадания в одну из этих групп?
В конце февраля вступил в силу новый Перечень сроков хранения типовых управленческих документов. В связи с этим возник вопрос, как внести изменения в номенклатуру дел, ведь сроки хранения многих документов, в том числе и кадровых, были изменены. А значит, отделу кадров, как и другим подразделениям компании, необходимо актуализировать свои части номенклатуры. Покажем два варианта действий с примерами документов: как составить изменения к номенклатуре дел (на 2020 год, которую утвердили в конце 2019 года) и как оформить новую номенклатуру на этот год.
Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – 50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
