Top.Mail.Ru

Порядок хранения заявлений на компенсацию на обустройство жилища

Вопрос
В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – ​50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т. ч. по договорам социального найма, и документы к ним – ​10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?
Отвечает

Рассмотрите весь административный процесс более подробно в связи со статусом жилищной комиссии.

Она может создаваться работодателем при участии профсоюзной организации в рамках политики управления персоналом, реализации системы мотивации и программ так называемого мобильного персонала. Такие программы разрабатывают крупные добывающие компании, когда специалисты отрасли закрепляются на рабочих местах (вновь организованных или в порядке специального набора, или перевода с согласия работника) на 3–5 лет и получают соответствующую социальную поддержку.

В этом случае работник направляет работодателю заявление, которое фиксирует его согласие на переезд к новому месту работы. Такое заявление необходимо работодателю для изменения трудового договора с работником (обычно оформляется дополнительное соглашение к действующему договору).

А для рассмотрения жилищной комиссией требуется прежде всего служебная записка или представление кадровой службы, которая обосновывает необходимую выплату конкретному специалисту в связи со сменой места выполнения трудовых функций, ее размер с учетом количества членов семьи и порядок выплаты. Кадровая служба должна опираться на действующие программы привлечения специалистов и нормы выплат, которые заранее утверждаются в рамках финансирования планов развития «мобильного персонала». Представление кадровой службы (подлинник) останется как документ-основание к зафиксированному в протоколе жилищной комиссии решению на постоянный срок хранения по ст. 18 в) нового Перечня 2019 года.

Полагаем, что жилищная комиссия может являться совещательным органом при руководителе организации и действовать на основании соответствующего положения. Тогда рекомендуем проверить по положению о комиссии, каковы порядок ее работы, юридическая сила решений и состав документов, необходимых для принятия решений о предоставлении жилья или выплат на него.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства и порядке ее выплаты должен быть издан на основе выписки из протокола заседания жилищной комиссии или ее заверенной копии, заявления работника работодателю о согласии на переезд (перевод) на работу в другую местность, представления профильных и вышестоящих руководителей работника, документов о специальности и квалификации (при необходимости) и др. документов.

Причем эти условия о компенсации с указанием соответствующих дат начала выплат (как правило, до даты начала работы) могут быть сразу включены в текст:

  • приказа о переводе на работу в другую местность с согласия работника (или в приказ о приеме на работу нового сотрудника);
  • а также в дополнительное соглашение к трудовому договору «старого» работника (или трудовой договор «нового» работника).

Если процедура выстроена правильно и последовательно, то отдельный приказ о назначении выплат может и не потребоваться. Заявление работника с согласием на переезд в составе всего комплекса документов-оснований будет храниться вместе с соответствующим приказом о переводе 50 лет по ст. 434 а) Перечня 2019 года. Если все же издаются 2 приказа, то приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства также должен храниться по ст. 434 а).

Заявление работника на ежемесячную жилищную надбавку, которое вы упоминаете, скорее всего, является заявлением в бухгалтерию на перечисление этой надбавки на соответствующий счет вместе с заработной платой или отдельно. И это заявление будет храниться в бухгалтерии вместе с документами по расчетам заработной платы и другим выплатам в головной организации работодателя. Условный заголовок такого дела – ​«Распоряжения на выплату всех видов компенсаций и документы-основания к ним (заявления, копии договоров, протоколов жилищной комиссии и др.)». А срок хранения – ​5 лет по ст. 277 Перечня 2019 года.

Не рекомендуем срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня 2019 года (заявления о предоставлении жилья, в т. ч. по договорам социального найма, и документы к ним со сроком хранения 10 лет).

Заявления о предоставлении жилья обычно хранятся в делах профсоюзных организаций, которые являются самостоятельными юридическими лицами, и жилищные комиссии которых ходатайствуют о предоставлении жилья перед муниципальными органами вместе с работодателями или даже ставят на очередь работников, нуждающихся в жилье, если крупная организация ведет свое строительство ведомственного жилья.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гарантии и льготы работников-предпенсионеров

Автор объясняет, как определить, является ли лицо предпенсионером (в том числе какими официальными бумагами это можно подтвердить), а также что положено гражданам данной категории (часть гарантий предоставляет работодатель, часть – ​государство). В частности, повышенное пособие по безработице, право на досрочную пенсию, получение накопительной части пенсии, прохождение бесплатных программ обучения и повышения квалификации, 2 оплачиваемых дня на диспансеризацию, налоговые и региональные льготы. Среди прочего узнаете, когда работодатель вправе запросить у сотрудника справку из медорганизации о прохождении им диспансеризации и какие меры может предпринять в случае отказа работника ее представить; грозит ли руководителю организации, кадровику или иному должностному лицу уголовная ответственность за незаконный отказ в приеме на работу или увольнение сотрудника предпенсионного возраста; как складывается судебная практика по спорам об увольнении предпенсионеров.

Можно ли отказаться от перерыва на обед при прохождении онлайн-обучения у работодателя?

Возможно ли отказаться от обеденного перерыва при прохождении онлайн-обучения на территории работодателя, с определенным рабочим днем 7,8 часа (с 8:00 до 16:33 и обедом с 13:00 до 13:45)?

Можно ли выдавать молоко и выплачивать компенсацию за вредность без СОУТ?

Организация занимается вредным производством, выдает компенсацию за молоко, кисель, спецодежду, платит вредность по результатам СОУТ. Но СОУТ проводится на конкретную должность на конкретного человека и может длиться 12 месяцев. Можно ли выдавать все и начислять вредность без СОУТ?

Если работник представил справку о донорстве новому работодателю

Работник представил справку о донорстве, датированную январем 2022 года. Однако на тот момент он работал у другого работодателя. Обязан ли нынешний работодатель принять эту справку для предоставления отгула и оплаты?

Сдаем сведения о застрахованном лице в ФСС РФ по новой форме

ФСС РФ с этого года назначает пособия работающим в проактивном (беззаявительном) порядке. Были утверждены новые формы документов для их выплаты. Организации уже с 31.05.2022 отчитываются по данным формам. Больше всего вопросов у работодателей возникло по сведениям о застрахованном лице. Рассказываем, в каком случае подается такая отчетность и на что обратить внимание при ее представлении, а также приводим образцы заполнения нового документа в зависимости от разных ситуаций, которые встречаются на практике.

Как начать вести суммированный учет рабочего времени

В одном из прошлых номеров журнала мы говорили о нюансах оплаты труда работников при суммированном учете рабочего времени. В этот раз рассказываем, с чего начать внедрение суммированного учета. Что включить в Правила внутреннего трудового распорядка? Нужно ли отдельное Положение о суммированном учете рабочего времени? Какие еще документы необходимо составить? Как правильно установить учетный период? Каким образом уведомить работников об изменениях определенных сторонами условий трудовых договоров? Когда нужен график работы, а когда график сменности? Каков порядок их утверждения и как организовать ознакомление с ними работников? Как вести учет рабочего времени при суммированном учете? Приводим образцы формулировок для документов, которые можно использовать в работе, и анализируем судебную практику по спорным вопросам. Почему мы уделяем столько внимания деталям? Потому что проверяющие из трудинспекции чаще всего «копают» именно этот вид учета рабочего времени. Не секрет, что многие работодатели к нему прибегают, именно чтобы сэкономить на персонале. Тем более сейчас, когда бизнес выживает с трудом. Наши образцы документов с выверенными формулировками, проверенными юристами, помогут избежать проблем.

Можно ли отказаться от перерыва на обед при прохождении онлайн-обучения у работодателя?

Возможно ли отказаться от обеденного перерыва при прохождении онлайн-обучения на территории работодателя, с определенным рабочим днем 7,8 часа (с 8:00 до 16:33 и обедом с 13:00 до 13:45)?

Как в 2021 году получить субсидию при трудоустройстве безработных

До 15 декабря 2021 года организации и индивидуальные предприниматели могут оформить субсидию из бюджета ФСС РФ при зачислении в штат безработных граждан, зарегистрированных на бирже труда. Данная мера поддержки действует с 22.03.2021 и направлена на снижение уровня безработицы, стимулируя работодателей активнее принимать на работу безработных граждан. Субсидия частично компенсирует затраты на выплату заработной платы. Чтобы оформить ее, организация или индивидуальный предприниматель должны соответствовать определенным требованиям. Причем получить субсидию можно вплоть до 27.12.2021 на расчетный счет, открытый в российской кредитной организации, или на банковскую карту «Мир». Рассказываем подробно (в т. ч. с использованием удобной табличной формы), кто может рассчитывать на «льготу», какой ее размер, какие требования установлены к приему безработных работодателем, как оформить получение субсидии, когда ФСС РФ ее перечислит, а также предупреждаем о связанных с ее получением подводных камнях.