Top.Mail.Ru

Порядок хранения заявлений на компенсацию на обустройство жилища

Вопрос
В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – ​50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т. ч. по договорам социального найма, и документы к ним – ​10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?
Отвечает

Рассмотрите весь административный процесс более подробно в связи со статусом жилищной комиссии.

Она может создаваться работодателем при участии профсоюзной организации в рамках политики управления персоналом, реализации системы мотивации и программ так называемого мобильного персонала. Такие программы разрабатывают крупные добывающие компании, когда специалисты отрасли закрепляются на рабочих местах (вновь организованных или в порядке специального набора, или перевода с согласия работника) на 3–5 лет и получают соответствующую социальную поддержку.

В этом случае работник направляет работодателю заявление, которое фиксирует его согласие на переезд к новому месту работы. Такое заявление необходимо работодателю для изменения трудового договора с работником (обычно оформляется дополнительное соглашение к действующему договору).

А для рассмотрения жилищной комиссией требуется прежде всего служебная записка или представление кадровой службы, которая обосновывает необходимую выплату конкретному специалисту в связи со сменой места выполнения трудовых функций, ее размер с учетом количества членов семьи и порядок выплаты. Кадровая служба должна опираться на действующие программы привлечения специалистов и нормы выплат, которые заранее утверждаются в рамках финансирования планов развития «мобильного персонала». Представление кадровой службы (подлинник) останется как документ-основание к зафиксированному в протоколе жилищной комиссии решению на постоянный срок хранения по ст. 18 в) нового Перечня 2019 года.

Полагаем, что жилищная комиссия может являться совещательным органом при руководителе организации и действовать на основании соответствующего положения. Тогда рекомендуем проверить по положению о комиссии, каковы порядок ее работы, юридическая сила решений и состав документов, необходимых для принятия решений о предоставлении жилья или выплат на него.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства и порядке ее выплаты должен быть издан на основе выписки из протокола заседания жилищной комиссии или ее заверенной копии, заявления работника работодателю о согласии на переезд (перевод) на работу в другую местность, представления профильных и вышестоящих руководителей работника, документов о специальности и квалификации (при необходимости) и др. документов.

Причем эти условия о компенсации с указанием соответствующих дат начала выплат (как правило, до даты начала работы) могут быть сразу включены в текст:

  • приказа о переводе на работу в другую местность с согласия работника (или в приказ о приеме на работу нового сотрудника);
  • а также в дополнительное соглашение к трудовому договору «старого» работника (или трудовой договор «нового» работника).

Если процедура выстроена правильно и последовательно, то отдельный приказ о назначении выплат может и не потребоваться. Заявление работника с согласием на переезд в составе всего комплекса документов-оснований будет храниться вместе с соответствующим приказом о переводе 50 лет по ст. 434 а) Перечня 2019 года. Если все же издаются 2 приказа, то приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства также должен храниться по ст. 434 а).

Заявление работника на ежемесячную жилищную надбавку, которое вы упоминаете, скорее всего, является заявлением в бухгалтерию на перечисление этой надбавки на соответствующий счет вместе с заработной платой или отдельно. И это заявление будет храниться в бухгалтерии вместе с документами по расчетам заработной платы и другим выплатам в головной организации работодателя. Условный заголовок такого дела – ​«Распоряжения на выплату всех видов компенсаций и документы-основания к ним (заявления, копии договоров, протоколов жилищной комиссии и др.)». А срок хранения – ​5 лет по ст. 277 Перечня 2019 года.

Не рекомендуем срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня 2019 года (заявления о предоставлении жилья, в т. ч. по договорам социального найма, и документы к ним со сроком хранения 10 лет).

Заявления о предоставлении жилья обычно хранятся в делах профсоюзных организаций, которые являются самостоятельными юридическими лицами, и жилищные комиссии которых ходатайствуют о предоставлении жилья перед муниципальными органами вместе с работодателями или даже ставят на очередь работников, нуждающихся в жилье, если крупная организация ведет свое строительство ведомственного жилья.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сдаем сведения о застрахованном лице в ФСС РФ по новой форме

ФСС РФ с этого года назначает пособия работающим в проактивном (беззаявительном) порядке. Были утверждены новые формы документов для их выплаты. Организации уже с 31.05.2022 отчитываются по данным формам. Больше всего вопросов у работодателей возникло по сведениям о застрахованном лице. Рассказываем, в каком случае подается такая отчетность и на что обратить внимание при ее представлении, а также приводим образцы заполнения нового документа в зависимости от разных ситуаций, которые встречаются на практике.

Оплата работы в выходные для сотрудников с ненормированным рабочим днем

Нужно ли оплачивать в повышенном размере работу в выходные и нерабочие праздничные дни тем сотрудникам, для которых и так установлен ненормированный рабочий день с предоставлением дополнительных дней отпуска?

На что работники чаще всего жалуются в ГИТ?

Прошлый год принес немало хлопот работодателям и работникам. Мы проанализировали статистику с сайта Роструда (онлайнинспекция.рф), а также судебную практику и отобрали случаи самых массовых жалоб работников на нарушения их трудовых прав. В частности, это вопросы, связанные с увольнениями и с нарушениями в оплате труда. Причем нередко они пересекаются. А в разговорах про мораторий на проверки в 2022 году часто забывают, что он касается плановых мероприятий, проверки работодателей по жалобам работников никто не отменял. Будьте начеку и учитесь на чужих ошибках!

На что обращает внимание суд при увольнении по соглашению сторон

В кризисной ситуации все больше работодателей задумываются о том, как наиболее безопасно увольнять сотрудников. Практически все основания, связанные с инициативой работодателя, являются опасными с точки зрения возможности оспорить законность и обоснованность их применения, а также влекут большие финансовые и временные издержки. Однако для таких ситуаций существует ст. 78 ТК РФ, устанавливающая возможность расторжения трудового договора по соглашению сторон. Данная норма довольно лаконична, но как показывает практика, некоторые работодатели применяют даже ее некорректно, из-за чего конфликты с работниками доходят до судов. Автор статьи – ​практикующий адвокат – ​разбирает алгоритм правильных действий работодателя, а также выделяет основные спорные моменты с акцентом на судебную практику. В частности, рассказывает, как правильно оформить соглашение об увольнении, как осуществить выплаты при увольнении по п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, а также выделяет самые распространенные случаи споров, отмечая ошибки работодателей. Зная их, вы в это непростое время сможете расстаться с сотрудниками без риска их восстановления на работе.

Как начать вести суммированный учет рабочего времени

В одном из прошлых номеров журнала мы говорили о нюансах оплаты труда работников при суммированном учете рабочего времени. В этот раз рассказываем, с чего начать внедрение суммированного учета. Что включить в Правила внутреннего трудового распорядка? Нужно ли отдельное Положение о суммированном учете рабочего времени? Какие еще документы необходимо составить? Как правильно установить учетный период? Каким образом уведомить работников об изменениях определенных сторонами условий трудовых договоров? Когда нужен график работы, а когда график сменности? Каков порядок их утверждения и как организовать ознакомление с ними работников? Как вести учет рабочего времени при суммированном учете? Приводим образцы формулировок для документов, которые можно использовать в работе, и анализируем судебную практику по спорным вопросам. Почему мы уделяем столько внимания деталям? Потому что проверяющие из трудинспекции чаще всего «копают» именно этот вид учета рабочего времени. Не секрет, что многие работодатели к нему прибегают, именно чтобы сэкономить на персонале. Тем более сейчас, когда бизнес выживает с трудом. Наши образцы документов с выверенными формулировками, проверенными юристами, помогут избежать проблем.

Оплачиваем сверхурочную работу при суммированном учете

Суммированный учет рабочего времени позволяет работодателю не оплачивать переработки в отдельные рабочие дни учетного периода. Они компенсируются недоработками в другие дни выбранного периода. Но иногда недоработки не покрывают всех часов переработок. В таком случае по истечении учетного периода работодатель обязан оплатить работнику сверхурочную работу в повышенном размере. Действующее законодательство не раскрывает подробности алгоритма расчета таких сверхурочных часов при суммированном учете. Отдельные элементы подсчета раскрываются в судебных решениях и разъяснениях государственных органов. Мы собрали из них единый алгоритм. В том числе для случаев, когда работники увольняются до окончания учетного периода или принимаются на работу до его начала, если не полностью отработали учетный период в связи с болезнью, отпуском и т. д. Также ответили на вопросы о том, какой метод регистрации удобнее применять в табеле учета рабочего времени; какие есть способы расчета средней стоимости часа работы и подходы к дифференциации часов переработок; как быть с оплатой при работе в выходные и нерабочие праздничные дни, в ночное время; надо ли учитывать премии при оплате сверхурочной работы.

Как в 2021 году получить субсидию при трудоустройстве безработных

До 15 декабря 2021 года организации и индивидуальные предприниматели могут оформить субсидию из бюджета ФСС РФ при зачислении в штат безработных граждан, зарегистрированных на бирже труда. Данная мера поддержки действует с 22.03.2021 и направлена на снижение уровня безработицы, стимулируя работодателей активнее принимать на работу безработных граждан. Субсидия частично компенсирует затраты на выплату заработной платы. Чтобы оформить ее, организация или индивидуальный предприниматель должны соответствовать определенным требованиям. Причем получить субсидию можно вплоть до 27.12.2021 на расчетный счет, открытый в российской кредитной организации, или на банковскую карту «Мир». Рассказываем подробно (в т. ч. с использованием удобной табличной формы), кто может рассчитывать на «льготу», какой ее размер, какие требования установлены к приему безработных работодателем, как оформить получение субсидии, когда ФСС РФ ее перечислит, а также предупреждаем о связанных с ее получением подводных камнях.

Работник хочет оформить вычет на лечение

Во время пандемии многим пришлось потратиться на лечение. В статье рассказываем: что входит в «лечебные» расходы, любые ли медуслуги и покупки лекарств могут попасть под вычет; какие условия необходимо соблюсти, чтобы получить вычет; какие документы собрать и в какие сроки обратиться за вычетом; можно ли получить вычет за неработающего супруга; как должен быть оформлен рецепт на лекарства; что делать, если наименование купленного лекарства не совпадает с тем, что указано в рецепте, и пр. Тема непростая, поэтому мы приводим разъяснения в схемах и образцы документов, которые работник может подавать работодателю в целях получения социального налогового вычета (возврата излишне удержанного НДФЛ).