Top.Mail.Ru

Порядок хранения заявлений на компенсацию на обустройство жилища

Вопрос
В нашей организации производят компенсационные выплаты на обустройство работников на новом месте жительства. Работник пишет заявление в жилищную комиссию, далее оформляется протокол жилищной комиссии и издается приказ о выплате компенсаций на обустройство на новом месте жительства. Срок хранения такого приказа – ​50 лет по ст. 434 а) нового типового Перечня документов со сроками хранения 2019 года. Правильно ли срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня (заявления о предоставлении жилья, в т. ч. по договорам социального найма, и документы к ним – ​10 лет)? Или они должны быть приложены к приказам по личному составу и храниться 50 лет, или приложены к протоколам жилищной комиссии и храниться постоянно?
Отвечает

Рассмотрите весь административный процесс более подробно в связи со статусом жилищной комиссии.

Она может создаваться работодателем при участии профсоюзной организации в рамках политики управления персоналом, реализации системы мотивации и программ так называемого мобильного персонала. Такие программы разрабатывают крупные добывающие компании, когда специалисты отрасли закрепляются на рабочих местах (вновь организованных или в порядке специального набора, или перевода с согласия работника) на 3–5 лет и получают соответствующую социальную поддержку.

В этом случае работник направляет работодателю заявление, которое фиксирует его согласие на переезд к новому месту работы. Такое заявление необходимо работодателю для изменения трудового договора с работником (обычно оформляется дополнительное соглашение к действующему договору).

А для рассмотрения жилищной комиссией требуется прежде всего служебная записка или представление кадровой службы, которая обосновывает необходимую выплату конкретному специалисту в связи со сменой места выполнения трудовых функций, ее размер с учетом количества членов семьи и порядок выплаты. Кадровая служба должна опираться на действующие программы привлечения специалистов и нормы выплат, которые заранее утверждаются в рамках финансирования планов развития «мобильного персонала». Представление кадровой службы (подлинник) останется как документ-основание к зафиксированному в протоколе жилищной комиссии решению на постоянный срок хранения по ст. 18 в) нового Перечня 2019 года.

Полагаем, что жилищная комиссия может являться совещательным органом при руководителе организации и действовать на основании соответствующего положения. Тогда рекомендуем проверить по положению о комиссии, каковы порядок ее работы, юридическая сила решений и состав документов, необходимых для принятия решений о предоставлении жилья или выплат на него.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства и порядке ее выплаты должен быть издан на основе выписки из протокола заседания жилищной комиссии или ее заверенной копии, заявления работника работодателю о согласии на переезд (перевод) на работу в другую местность, представления профильных и вышестоящих руководителей работника, документов о специальности и квалификации (при необходимости) и др. документов.

Причем эти условия о компенсации с указанием соответствующих дат начала выплат (как правило, до даты начала работы) могут быть сразу включены в текст:

  • приказа о переводе на работу в другую местность с согласия работника (или в приказ о приеме на работу нового сотрудника);
  • а также в дополнительное соглашение к трудовому договору «старого» работника (или трудовой договор «нового» работника).

Если процедура выстроена правильно и последовательно, то отдельный приказ о назначении выплат может и не потребоваться. Заявление работника с согласием на переезд в составе всего комплекса документов-оснований будет храниться вместе с соответствующим приказом о переводе 50 лет по ст. 434 а) Перечня 2019 года. Если все же издаются 2 приказа, то приказ о назначении компенсации на обустройство на новом месте жительства также должен храниться по ст. 434 а).

Заявление работника на ежемесячную жилищную надбавку, которое вы упоминаете, скорее всего, является заявлением в бухгалтерию на перечисление этой надбавки на соответствующий счет вместе с заработной платой или отдельно. И это заявление будет храниться в бухгалтерии вместе с документами по расчетам заработной платы и другим выплатам в головной организации работодателя. Условный заголовок такого дела – ​«Распоряжения на выплату всех видов компенсаций и документы-основания к ним (заявления, копии договоров, протоколов жилищной комиссии и др.)». А срок хранения – ​5 лет по ст. 277 Перечня 2019 года.

Не рекомендуем срок хранения заявлений работников на ежемесячную жилищную надбавку определять по ст. 640 Перечня 2019 года (заявления о предоставлении жилья, в т. ч. по договорам социального найма, и документы к ним со сроком хранения 10 лет).

Заявления о предоставлении жилья обычно хранятся в делах профсоюзных организаций, которые являются самостоятельными юридическими лицами, и жилищные комиссии которых ходатайствуют о предоставлении жилья перед муниципальными органами вместе с работодателями или даже ставят на очередь работников, нуждающихся в жилье, если крупная организация ведет свое строительство ведомственного жилья.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Должностная инструкция: практические ситуации

Рассматриваем вопросы, возникающие на практике и связанные с должностными инструкциями. В частности, как подписывать должностные инструкции (на отдельном листе ознакомления или на самой инструкции), кто должен ознакомить с этим документом работников, как правильно указывать наименование инструкции, как организовать текущее хранение инструкций, сколько их надо хранить и где именно.

Если у работника появилось право на отпуск в удобное время

Отдельным категориям работников предоставлено право выбирать удобное время ежегодного оплачиваемого отпуска. Как быть работодателю, если у сотрудника появилась льгота уже после утверждения графика отпусков? Что работник сможет потребовать от работодателя, какие требования пойдут вразрез закону? Обязан ли работодатель информировать сотрудников об их правах в рассматриваемой части?

Как оплачивается время отсутствия сотрудника на работе по вызову суда?

Работника вызвал мировой судья повесткой в суд в качестве свидетеля по делу об административном правонарушении. Подлежит ли оплате время отсутствия сотрудника на работе?

Когда оплачивается командировка (вместе с авансом или в дни выплаты зарплаты)?

Как правильно оплачивать день, в котором человек был командирован? Если командировка пришлась на первую половину месяца, то когда будет правильно произвести оплату дней командировки: в расчете за первую половину месяца (аванс) или же в дни выплаты заработной платы?

Льготы участникам СВО и членам их семей

За период с 24.02.2022 принято беспрецедентное количество федеральных и региональных нормативных правовых актов, направленных на поддержку участников специальной военной операции (СВО) и членов их семей. Им предоставляются финансовые и социальные льготы, кредитные каникулы, а бизнес призванного на службу официально освобожден от проверок, продлены сроки уплаты налогов и сдачи отчетности до окончания службы. Причем разным участникам СВО (мобилизованным в рамках частичной мобилизации, служащим по контракту, добровольцам) полагаются различные по содержанию льготы. Рассказываем, на что именно могут претендовать они, их родственники и при каких условиях. Приводим основные льготы, касающиеся различных выплат, трудовых гарантий, налогообложения, судопроизводства и пр.

Как начать вести суммированный учет рабочего времени

В одном из прошлых номеров журнала мы говорили о нюансах оплаты труда работников при суммированном учете рабочего времени. В этот раз рассказываем, с чего начать внедрение суммированного учета. Что включить в Правила внутреннего трудового распорядка? Нужно ли отдельное Положение о суммированном учете рабочего времени? Какие еще документы необходимо составить? Как правильно установить учетный период? Каким образом уведомить работников об изменениях определенных сторонами условий трудовых договоров? Когда нужен график работы, а когда график сменности? Каков порядок их утверждения и как организовать ознакомление с ними работников? Как вести учет рабочего времени при суммированном учете? Приводим образцы формулировок для документов, которые можно использовать в работе, и анализируем судебную практику по спорным вопросам. Почему мы уделяем столько внимания деталям? Потому что проверяющие из трудинспекции чаще всего «копают» именно этот вид учета рабочего времени. Не секрет, что многие работодатели к нему прибегают, именно чтобы сэкономить на персонале. Тем более сейчас, когда бизнес выживает с трудом. Наши образцы документов с выверенными формулировками, проверенными юристами, помогут избежать проблем.

Сдаем сведения о застрахованном лице в ФСС РФ по новой форме

ФСС РФ с этого года назначает пособия работающим в проактивном (беззаявительном) порядке. Были утверждены новые формы документов для их выплаты. Организации уже с 31.05.2022 отчитываются по данным формам. Больше всего вопросов у работодателей возникло по сведениям о застрахованном лице. Рассказываем, в каком случае подается такая отчетность и на что обратить внимание при ее представлении, а также приводим образцы заполнения нового документа в зависимости от разных ситуаций, которые встречаются на практике.

Оплачиваем сверхурочную работу при суммированном учете

Суммированный учет рабочего времени позволяет работодателю не оплачивать переработки в отдельные рабочие дни учетного периода. Они компенсируются недоработками в другие дни выбранного периода. Но иногда недоработки не покрывают всех часов переработок. В таком случае по истечении учетного периода работодатель обязан оплатить работнику сверхурочную работу в повышенном размере. Действующее законодательство не раскрывает подробности алгоритма расчета таких сверхурочных часов при суммированном учете. Отдельные элементы подсчета раскрываются в судебных решениях и разъяснениях государственных органов. Мы собрали из них единый алгоритм. В том числе для случаев, когда работники увольняются до окончания учетного периода или принимаются на работу до его начала, если не полностью отработали учетный период в связи с болезнью, отпуском и т. д. Также ответили на вопросы о том, какой метод регистрации удобнее применять в табеле учета рабочего времени; какие есть способы расчета средней стоимости часа работы и подходы к дифференциации часов переработок; как быть с оплатой при работе в выходные и нерабочие праздничные дни, в ночное время; надо ли учитывать премии при оплате сверхурочной работы.