Top.Mail.Ru

Можно ли по e-mail уведомить сотрудника о сокращении, если он подписывал соглашение об электронном взаимодействии?

Вопрос
В компании действует положение о простой электронной подписи, с которым сотрудник ознакомлен под подпись. Кроме того, он подписывал соглашение об электронном взаимодействии. Можно ли в этом случае уведомить работника о сокращении по электронной почте?
Отвечает

Нельзя. Поясним. Положения ТК РФ (ст. 22.1–22.3) об электронном документообороте применяются к тем документам, которые в соответствии с законом оформляются на бумаге или с ними знакомят работника под подпись. При этом ст. 180 ТК РФ регламентирует, что об увольнении в связи с ликвидацией компании или сокращением численности или штата работников надо предупреждать персонально под подпись за два месяца. То есть уведомление должно быть на бумаге. А значит, к документу можно применять правила, регулирующие вопросы электронного документооборота.

Для электронного документооборота в информационной системе работодателя при подписании уведомления о сокращении можно использовать (ч. 2 ст. 22.3 ТК РФ):

  • усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
  • усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП), проверка которой определяется по соглашению сторон;
  • УНЭП, которую выдали через электронное правительство.

Таким образом, уведомить о сокращении по электронной почте, используя простую электронную подпись, нельзя, даже если она применяется в компании и сотрудник подписал соглашение об электронном взаимодействии. При этом, учитывая нормы ТК РФ, работодатели не указывают уведомление о сокращении в перечне внутренних документов, для которых может использоваться простая электронная подпись. Так что «опереться» на локальные нормативные акты тоже не получится. Поэтому необходимо либо использовать усиленную квалифицированную (неквалифицированную) электронную подпись, либо сообщать об увольнении персонально на бумаге под личную подпись.

Конечно, если работник отсутствует на месте, вручить документ лично не получится. В таком случае компания должна предпринять все меры для надлежащего уведомления человека, в т. ч. направить письмо по всем известным адресам сотрудника заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Но здесь надо учесть, что отсчет срока до увольнения начнется с момента получения уведомления сотрудником, а не со дня отправки его работодателем.




Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужно ли создавать бумажные документы при КЭДО?

Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?

Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА?

Может ли работодатель утверждать ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции) простой электронной подписью? Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции), которые включают в себя листы ознакомления с личными подписями сотрудников, чтобы уйти от хранения на бумажном носителе?

Увольнение работников: простой, ликвидация, реорганизация

Не секрет, что работодатели (как иностранные, так и отечественные) уже активно отправляют сотрудников в простой. Многие при этом знают, что закончится он сокращением. Мы проанализировали сложные вопросы увольнения в текущих условиях. Например, можно ли уволить работников в период простоя? или объявить в это время о сокращении? а возможно ввести простой после уведомления о сокращении? законно ли будет увольнение работника в связи с ликвидацией, если решение о ней впоследствии было отменено? является ли реорганизация основанием для увольнения работников?

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.