Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Предварительное рассмотрение документов

Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.

Как «включить» себя в работу после длительного отдыха

Предлагаем несколько методов, помогающих преодолевать инерцию и «включаться» в работу, особенно после продолжительных новогодних праздников. Эти несложные приемы основаны на особенностях человеческой психологии. Их можно быстро освоить и применить.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.

Выявляем типовые входящие документопотоки писем

Рассмотрение руководителем является обязательной точкой в маршруте входящего письма, но эффективно ли это рассмотрение? Особенно если письмо касается какой-то узкоспециальной сферы деятельности компании: производства, маркетинга, налогов. Все равно директор своей резолюцией направит его руководителю соответствующего направления. Автор объясняет, как можно по упрощенной схеме выявить, кто из топ-менеджеров вместо гендиректора какие входящие письма может рассматривать. Показан опыт конкретной организации – предложенный алгоритм будет удобен небольшим и средним компаниям. Также разъясняется, какую корреспонденцию не стоит регистрировать и как поступать с присланной конфиденциальной документацией.

Документы бухгалтерии: сроки хранения и ответственность за утрату

В законодательстве нет единого перечня документов со сроками хранения. И если с установлением сроков управленческим документам служба делопроизводства справляется самостоятельно, то разбираться с профильными документами ей лучше с привлечением соответствующих специалистов. В этой статье опытный главный бухгалтер объясняет, какие сроки хранения установлены для бухгалтерских и налоговых документов, документов по валютным операциям и внешнеэкономической деятельности, по страховым взносам, рекламе, для документов, подтверждающих убытки, для документов индивидуальных предпринимателей (каждый раз со ссылкой на конкретный пункт и статью нормативного акта). Если в разных источниках мы видим разный срок хранения, то выбираем установленный более «высоким источником» и более длительный (т.е. нельзя опираться только на привычные нам типовые перечни документов со сроками хранения). Кстати, здесь еще объясняется сфера действия типовых перечней, которые сменяли друг друга: 1988 года, 2000 года и нынешний 2010 года. Указана ответственность, которая может последовать в случае отсутствия перечисленных выше документов, за которые традиционно отвечает бухгалтерия.

Когда гендиров несколько…

Хотим предупредить вас о варианте, с которым вы можете столкнуться при подписании документов контрагентом: в уставе можно заложить управляемость организации несколькими единоличными исполнительными органами – директорами (!), и тогда для юридической силы документу может потребоваться подпись обоих руководителей этой организации или только одного из них – любого либо определенного. Расскажем вам, зачем собственники бизнеса прибегают к этой форме управления (каковы плюсы и минусы). Покажем, как могут именоваться такие руководители. Объясним, как выяснять их полномочия, чтобы потом не было «мучительно больно».

Как контролировать исполнение документов

Что ставить на контроль? Как лучше формулировать резолюцию и поручительский пункт распорядительного документа, чтобы они были поняты однозначно (особенно сроки исполнения)? Как можно отражать постановку на контроль и результат исполнения на бумажном документе и в СЭД? Как поделить функции между: руководителем, выдавшим поручение; тем, кто оценит результат его выполнения; службой ДОУ и ответственными за делопроизводство в подразделениях; ответственным исполнителем и соисполнителями (и как это отразить в самом документе и СЭД)? Какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы.

Розыск утерянной корреспонденции

Когда мы отправляем по почте заказное письмо, то получаем идентификационный номер, по которому можем отслеживать свое отправление вплоть до вручения адресату. Покажем, как это сделать на сайте «Почты России», а также объясним, как разыскивать утерянную корреспонденцию (написать претензию почте).

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Есть ли альтернатива нотариальному удостоверению решения единственного участника ООО?

Уже 5 лет действует требование о нотариальном удостоверении решений, принятых общим собранием участников ООО. Все это время необходимость такого удостоверения не распространяли на решения единственного владельца ООО. Но в конце 2019 года Верховный суд РФ изменил правила игры! Объясняем, с какой даты такие решения все-таки придется подтверждать у нотариуса, сколько это будет стоить, какие документы надо иметь при себе. Кроме того, показываем альтернативный вполне легальный обходной путь. Предупреждаем о последствиях оформления «по старинке» решений единственного участника ООО. Об эту проблему основная масса компаний «споткнулась» при утверждении годового отчета и выплате дивидендов за 2019 г.

Взаимодействие помощника первого лица компании и PR-службы

Показываем, как можно поделить ответственность за PR компании и ее первого руководителя (а возможно, и других топ-менеджеров) между PR-службой и личным помощником руководителя. Даем пошаговый алгоритм взаимодействия участников этого процесса с массой тонкостей. Предлагаем показатели оценки эффективности. Рекомендуем удобные программы.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Количество межстрочных интервалов в организационно-распорядительных документах

С каким межстрочным интервалом надо набирать строки внутри реквизитов организационно-распорядительных документов, сказано в нашем профильном ГОСТ Р 7.0.97-2016. А вот надлежащее количество межстрочных интервалов между реквизитами там отсутствует. Какими они должны быть? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя об оформлении приказа.

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).