Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Предварительное рассмотрение документов

Давайте разбираться, как перенаправить часть входящих документов, чтобы они миновали генерального директора (это разгрузит его и ускорит исполнение): по каким правилам организуется предварительное рассмотрение документов? как разработать Классификатор основных направлений деятельности? как оформлять на входящих документах отметку о предварительном рассмотрении? чем она отличается от резолюции? как закрепить за сотрудниками службы делопроизводства необходимые им полномочия? Если правильно внедрить предварительное рассмотрение документов, это будет способствовать повышению статуса и авторитета службы делопроизводства.

Как «включить» себя в работу после длительного отдыха

Предлагаем несколько методов, помогающих преодолевать инерцию и «включаться» в работу, особенно после продолжительных новогодних праздников. Эти несложные приемы основаны на особенностях человеческой психологии. Их можно быстро освоить и применить.

Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

Далеко не все входящие документы организация вольна исполнять в удобный для себя срок. Дело в том, что для некоторых из них срок исполнения, возможность его продления и наказание за его нарушение установлены на законодательном уровне. В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, мы разобрались с официальными запросами / требованиями налоговых органов, силовых ведомств (полиции, Следственного комитета, прокуратуры), работников и Гострудинспекции.

Выявляем типовые входящие документопотоки писем

Рассмотрение руководителем является обязательной точкой в маршруте входящего письма, но эффективно ли это рассмотрение? Особенно если письмо касается какой-то узкоспециальной сферы деятельности компании: производства, маркетинга, налогов. Все равно директор своей резолюцией направит его руководителю соответствующего направления. Автор объясняет, как можно по упрощенной схеме выявить, кто из топ-менеджеров вместо гендиректора какие входящие письма может рассматривать. Показан опыт конкретной организации – предложенный алгоритм будет удобен небольшим и средним компаниям. Также разъясняется, какую корреспонденцию не стоит регистрировать и как поступать с присланной конфиденциальной документацией.

Документы бухгалтерии: сроки хранения и ответственность за утрату

В законодательстве нет единого перечня документов со сроками хранения. И если с установлением сроков управленческим документам служба делопроизводства справляется самостоятельно, то разбираться с профильными документами ей лучше с привлечением соответствующих специалистов. В этой статье опытный главный бухгалтер объясняет, какие сроки хранения установлены для бухгалтерских и налоговых документов, документов по валютным операциям и внешнеэкономической деятельности, по страховым взносам, рекламе, для документов, подтверждающих убытки, для документов индивидуальных предпринимателей (каждый раз со ссылкой на конкретный пункт и статью нормативного акта). Если в разных источниках мы видим разный срок хранения, то выбираем установленный более «высоким источником» и более длительный (т.е. нельзя опираться только на привычные нам типовые перечни документов со сроками хранения). Кстати, здесь еще объясняется сфера действия типовых перечней, которые сменяли друг друга: 1988 года, 2000 года и нынешний 2010 года. Указана ответственность, которая может последовать в случае отсутствия перечисленных выше документов, за которые традиционно отвечает бухгалтерия.

Когда гендиров несколько…

Хотим предупредить вас о варианте, с которым вы можете столкнуться при подписании документов контрагентом: в уставе можно заложить управляемость организации несколькими единоличными исполнительными органами – директорами (!), и тогда для юридической силы документу может потребоваться подпись обоих руководителей этой организации или только одного из них – любого либо определенного. Расскажем вам, зачем собственники бизнеса прибегают к этой форме управления (каковы плюсы и минусы). Покажем, как могут именоваться такие руководители. Объясним, как выяснять их полномочия, чтобы потом не было «мучительно больно».

Как контролировать исполнение документов

Что ставить на контроль? Как лучше формулировать резолюцию и поручительский пункт распорядительного документа, чтобы они были поняты однозначно (особенно сроки исполнения)? Как можно отражать постановку на контроль и результат исполнения на бумажном документе и в СЭД? Как поделить функции между: руководителем, выдавшим поручение; тем, кто оценит результат его выполнения; службой ДОУ и ответственными за делопроизводство в подразделениях; ответственным исполнителем и соисполнителями (и как это отразить в самом документе и СЭД)? Какие виды отчетов удобно использовать руководству – предложены табличные формы и наглядные диаграммы.

Розыск утерянной корреспонденции

Когда мы отправляем по почте заказное письмо, то получаем идентификационный номер, по которому можем отслеживать свое отправление вплоть до вручения адресату. Покажем, как это сделать на сайте «Почты России», а также объясним, как разыскивать утерянную корреспонденцию (написать претензию почте).

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

Возможность дистанционного проведения общего собрания владельцев организации предусмотрена в ГК РФ, но должной детализации в других законах и подзаконных актах она пока не получила. Остается масса вопросов, на которые мы предлагаем аргументированные ответы для ООО. Какие процедурные моменты стоит утвердить единогласно в самом начале такого собрания (а еще лучше в уставе до его созыва). Как идентифицировать участников: реально ли использовать биометрию, достаточно ли задействовать инструменты попроще, например номер мобильного телефона, ID технического устройства, пароль, визуальное узнавание при видео­конференции, как передавать доверенность на представителя. Как голосовать и как подписывать протокол, если люди физически находятся далеко друг от друга и не владеют квалифицированными электронными подписями. В завершение показали образец целого протокола дистанционного общего собрания участников, оформленный по всем новым требованиям ст. 181.2 ГК РФ.

Как оформить и заменить ссылку на нормативный документ в приказе и ЛНА

Показаны примеры оформления ссылок на нормативные документы в приказах и локальных нормативных актах (ЛНА): что писать и где. Узнаете, чем отличаются внутритекстовые ссылки, подстрочные (сноски) и выносные. И что самое сложное – что делать с приказами и ЛНА, когда документы, на которые мы в них ссылались, устаревают. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Как перенести таблицу из Excel в Word

В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Оформляем документы по-новому с 2022 года

Выделим принципиальные изменения в оформлении документов, которые вступили в силу с 1 января 2022 года. Они касаются оформления больничных и транспортных накладных, доверенностей, документов для госзакупок, изменений в товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности, порядка сдачи бухотчетности. Налицо перевод оформления документов в электронный вид и попытка упростить процедуры взаимодействия между госструктурами и организациями.

Мечта-цель-план-осуществление

Предлагаем методики по выявлению своих желаний (да, да, и над этим тоже надо потрудиться), по переводу их в цели, формированию плана действий для их осуществления. Из какой мечты можно сделать цель, а из какой – не нужно (с желаниями из разряда чудес надо работать иначе). Как срабатывает мозг. Как освободиться от чужих, навязанных нам целей (чтобы не тратить на них драгоценное время и силы). Особенности коллективно сформированного образа будущего. Предлагаем вам прожить этот год более осознанно, воплощая свой образ будущего.

Как организовать разработку номенклатуры дел

На какие нормативно-методические документы можно опереться (с указанием конкретных пунктов и приложений). Как добиться того, чтобы подразделения сами разрабатывали свои номенклатуры дел, а служба делопроизводства занималась лишь их слиянием в сводную номенклатуру организации и методическим руководством процессом. Кто согласовывает, подписывает и утверждает номенклатуры подразделений и организации. Приводим образцы приказов о необходимости разработки и об утверждении готовой номенклатуры дел. Как действовать в случае корректировки в течение года ранее утвержденной номенклатуры. Для госорганов и органов местного самоуправления появился новый документ, который необходимо оформить, – дополнение к номенклатуре дел (показываем и его образец).

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Акты: оформляем по правилам ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций

Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.