Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Как можно оформить согласование?

Показываем, как оформить гриф и визу согласования на бумажном проекте документа, как сделать отдельный лист согласования, как эту процедуру можно провести в электронном виде при помощи MS Outlook или в СЭД.

Согласование документов в кредитной организации

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, рассматриваем содержание Положения о согласовании документов, а также процесс прохождения согласования на примере конкретного документа – Перечня вкладов для физических лиц.

Особенности национальных традиций китайских партнеров

Об особенностях китайского характера рассказывает экс-глава русско-китайского культурного фонда. На основе личного опыта даны рекомендации как по приему китайской делегации в России, так и по протокольным особенностям на территории Китая. Если вы осведомлены о том, что и как принято у ваших партнеров, то достичь взаимопонимания и доверия будет легче. В этом мы вам и поможем.

Оперативные совещания: как их можно протоколировать и контролировать исполнение поручений?

Если общее собрание акционеров / участников или совещание совета директоров протоколируют со всей тщательностью и потом контролируют принятые на них решения, то к оперативным совещаниям у руководителя часто относятся «без должного ­уважения». А зря, ведь именно на них принимаются решения по текущим горящим вопросам. Предлагаем вам несколько современных и упрощенных способов протоколирования и контроля исполнения поручений, которые вполне можно применить именно к оперативным совещаниям. Они касаются формы представления решений в тексте протокола, использования интеллектуальных карт (Mind Maps), способов получения и фиксации информации о ходе выполнения поручений. Даны советы по грамотному вовлечению ­исполнителей в процессы протоколирования и контроля.

Система контроля исполнения документов, или Как запустить свой часовой механизм

Описаны ключевые элементы построения классической системы контроля исполнения документов в организации: что контролировать, как «дробить» поручение на группу исполнителей, как понимать ту или иную формулировку срока исполнения, кто что будет контролировать, какую информацию фиксировать и какую отчетность ­потом использовать. Показан алгоритм этого процесса.

Перечни «исключительно» электронных документов: опыт имитации бурной деятельности

Правительство РФ обязало федеральные органы исполнительной власти разработать свои Перечни документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться ими исключительно в форме электронных документов. А Росархив добавил к этому обязанность ведомствам самим определить для таких документов сроки хранения! Что из этого получилось, читайте в статье.

Нормативная база по вопросам хранения электронных документов

Данной статьей мы начинаем обещанный цикл публикаций о том, как организовать хранение электронных документов на современном уровне. Начать мы решили с выявления фундаментальных проблем, которые необходимо решить, а также ­анализа существующей нормативной базы, от которой нам придется отталкиваться.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

Выпадающие списки в Excel

При ведении журнала регистрации документов или иного реестра есть поля и графы таблицы, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Поможем вам освоить его создание и применение в Excel – начнем с простых инструментов и перейдем к более сложным: простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Как изменилась дистанционная работа с 1 января 2021 года

Поможем вам разобраться в изменениях правил дистанционной работы, которые «заработали» с января 2021 года в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на «удаленку»; всегда ли требуется согласие работника; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; как обмениваться документами; когда и какие электронные подписи использовать; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; чем работодатель должен обеспечить таких работников; по каким причинам их можно уволить и т.д. Привели все принципиальные положения главы 49.1 ТК РФ и собрали мнения экспертов: что станет лучше для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приводим образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Рассмотрели разные варианты «выбытия» участника общества (владельца бизнеса), чтобы сориентировать вас в возможных последствиях и способах нормализации ситуации. В этом номере читайте вторую часть данной статьи.

Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД

Отвечаем на главные вопросы. Для кого обязательны новые Требования, вступившие в силу 01.11.2020? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Как они помогут сделать следующий шаг – внедрить после системы электронного документооборота полноценный электронный архив? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД.

Отстранение от работы из-за повышенной температуры в период борьбы с COVID-19: как оформить приказ, ответственность за нарушения

Кто обязал работодателей ежедневно измерять температуру у своих сотрудников и в случае обнаружения повышенной температуры отстранять таких лиц от работы? Какая температура считается повышенной? Ответственность организации и человека, которые отказываются от соблюдения мер профилактики COVID-19, весьма серьезная (в исключительных случаях для граждан штраф до 2 000 000 руб. и лишение свободы до 5 лет, организацию могут оштрафовать до 1 000 000 руб., приостановить ее деятельность до 90 суток и дисквалифицировать руководителя) – разъясняем в статье все возможные варианты. Поэтому работодателю важно документировать факт отстранения от работы предположительно заболевшего сотрудника. Объясняем также, что нужно сделать потом.

Как мотивировать себя на работу

Предлагаем вам посмотреть на свою ситуацию, быть может, вы заметите у себя описываемые нами проблемы, из-за которых люди теряют интерес к работе. Поставить правильный диагноз – это уже половина успеха на пути к выздоровлению. Даем также 4 техники возвращения мотивации (и заметим, что все они приятные в выполнении :)

Составляем текст приказа – советы практика

Специалист по нормоконтролю делится накопленным опытом, показывая, как составлять преамбулу, за счет чего можно оптимизировать объем распорядительной части приказа, как формулировать поручения и устанавливать сроки, упоминать приложения, облегчать конструкции сложных предложений, избавляться от «висячих» предлогов и лишних слов, правильно использовать сокращения, склонять фамилии и не склонять наименования населенных пунктов, как лучше нумеровать пункты и подпункты приказа, какие знаки препинания использовать.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?