Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Что меняется в получении и применении квалифицированной электронной подписи

Какие электронные квалифицированные подписи теперь смогут использовать сотрудники организации? Как изменился их состав? Где и как теперь их получать? Требования к аккредитации удостоверяющих центров, выдающих ЭП, существенно ужесточили (чего стоит одно лишь повышение размера необходимого капитала с 7 млн до 1 млрд руб.). Это приведет к их резкому сокращению: вместо 500 останется несколько десятков. Что будет с выданными ими электронными подписями? Когда работодателю надо «отзывать» свои ЭП?

Конституционный Суд РФ дал доступ родственникам к медицинским документам умершего пациента

13 января 2020 года Конституционный Суд РФ вынес постановление № 1-П, которое дало право доступа родственникам к медицинским документам скончавшегося пациента непосредственно в медицинской организации. Раньше они могли рассчитывать только на то, чтобы узнать диагноз и причины смерти, но недоступной оставалась информация о проведенной диагностике, способах лечения и назначенных препаратах, что позволяло надежнее скрывать врачебные ошибки. Прежде у медорганизаций на то были законные основания, теперь их не осталось.

Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере мы объясняем, как АО может совсем отказать акционеру в предоставлении документов, опираясь на 6 случаев, в которых законодательство однозначно позволяет это сделать (тогда штраф за отказ маловероятен). Еще разбираем, как АО заверять копии и отправлять их акционеру по электронной почте или в бумажном виде (через «Почту России», курьерской службой или нарочным). Как организовать ознакомление с оригиналами на своей территории. Как АО потом доказать факт исполнения своих обязательств.

Новые Правила делопроизводства для госорганов и органов местного самоуправления

Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны? На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно? Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.

Утверждение форм первичных учетных документов быстро и правильно

Если организация продолжает использовать формы кадровых документов, утвержденные еще Госкомстатом РФ (постановление от 05.01.2004 № 1) без их изменения, то надо ли их утверждать руководителю организации? Если все-таки надо, то как максимально просто это можно сделать, чтобы сами формы документов не приводить в качестве приложений к разрабатываемому приказу? Можно ли ввести в действие в своей организации «госкомстатовские» формы сейчас «задним числом», если вовремя к 2013 году это сделано не было? Существует ли разница в процедуре утверждения у коммерческих и бюджетных организаций?

Новое в законе об электронной подписи

В каких сферах существенно меняются правила работы с усиленной электронной подписью? Основная масса изменений вступит в силу 1 июля 2020 года. А что законодатель отложил на потом: до 1 января 2021 и 2022 года? Каковы последствия признания квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи официальным документом?

Учимся заполнять новую форму СЗВ-ТД для внесения сведений в электронную трудовую книжку

С начала 2020 г. все работодатели должны ежемесячно сдавать новый отчет – ​ ​СЗВ-ТД, который появился после введения электронных трудовых книжек. Давайте разберемся, кто, когда и в каком виде его должен подавать. Как его заполнять в первый раз и в последующем регулярно? Что надо делать с 2020 года, а что только со следующего 2021 года? Как отражать сотрудников, работающих по совместительству и дистанционно? Как корректировать внесенные ранее ошибочные сведения? Мы разобрали правила заполнения каждого поля новой формы СЗВ-ТД, показав 9 примеров ее заполнения для различных ситуаций. Это поможет вам освоить ведение «электронной трудовой книжки».

Правила делового цифрового этикета

Конкретно и по пунктам перечислены правила этикета делового общения в сети: по электронной почте, в мессенджерах (WhatsApp, Telegram и др.), а также в соцсетях, которые уже сформировались на практике. Быть может, вы еще не обо всех знаете. Дополните свой образ элегантностью культурного человека цифровой эпохи, ведь «ничто не стоит так дешево, и не ценится так дорого, как вежливость».

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Есть ли альтернатива нотариальному удостоверению решения единственного участника ООО?

Уже 5 лет действует требование о нотариальном удостоверении решений, принятых общим собранием участников ООО. Все это время необходимость такого удостоверения не распространяли на решения единственного владельца ООО. Но в конце 2019 года Верховный суд РФ изменил правила игры! Объясняем, с какой даты такие решения все-таки придется подтверждать у нотариуса, сколько это будет стоить, какие документы надо иметь при себе. Кроме того, показываем альтернативный вполне легальный обходной путь. Предупреждаем о последствиях оформления «по старинке» решений единственного участника ООО. Об эту проблему основная масса компаний «споткнулась» при утверждении годового отчета и выплате дивидендов за 2019 г.

Взаимодействие помощника первого лица компании и PR-службы

Показываем, как можно поделить ответственность за PR компании и ее первого руководителя (а возможно, и других топ-менеджеров) между PR-службой и личным помощником руководителя. Даем пошаговый алгоритм взаимодействия участников этого процесса с массой тонкостей. Предлагаем показатели оценки эффективности. Рекомендуем удобные программы.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Количество межстрочных интервалов в организационно-распорядительных документах

С каким межстрочным интервалом надо набирать строки внутри реквизитов организационно-распорядительных документов, сказано в нашем профильном ГОСТ Р 7.0.97-2016. А вот надлежащее количество межстрочных интервалов между реквизитами там отсутствует. Какими они должны быть? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя об оформлении приказа.

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).