Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Регистрируем и храним счета-фактуры по-новому

Конечно, тонкости регистрации в Журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, а также отражение этих документов в Книгах покупок и продаж – удел бухгалтеров. Но нам важно понимать, какие значимые изменения произошли в этой сфере, сколько хранить счета-фактуры, Журнал и Книги.

Очередной раунд судебных разборок остался за Перечнем!

Два акционерных общества пытались убедить Высший Арбитражный Суд РФ в том, что Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения 2010 года не должен распространяться на акционерные общества и другие коммерческие организации, не подведомственные федеральным органам государственной власти. Вы можете ознакомиться с доводами акционерных обществ, с решением и аргументами ВАС.

Оформляем решение единственного акционера или участника общества

Странно, но законом не предусмотрены требования к форме и содержанию решений единственного акционера, которому принадлежат все голосующие акции АО, а также единственного участника в ООО. Между тем бизнес, начиная от малых и заканчивая крупными предприятиями, уже долгое время не ограничивает свою деятельность рамками одного юридического лица и в большинстве случаев представляет собой группы компаний, имеющих в своем составе как минимум несколько юридических лиц – дочерних обществ с единственным акционером/участником. В этой связи вопрос о порядке оформления решений единственного акционера/участника сейчас особенно актуален, ведь пришла пора собраний по итогам года и фиксации решений, принятых на них. Вы узнаете ответы на многие вопросы и получите готовые образцы документов! Чем подтверждается статус единственного акционера/участника? Какие вопросы относятся к его компетенции? Каким образом оформить его решение (если он является физлицом, или юридическим лицом, или иностранной компанией)? А вот о заверении копии, изготовлении выписки и хранении решений мы расскажем в следующем номере журнала.

Таможня тоже хочет штрафовать

Введены новые наказания за несохранение документов, необходимых для проведения таможенного контроля, – для организаций штраф до 300 000 руб. При этом пока не совсем понятно, какие именно документы следует понимать под «необходимыми для проведения таможенного контроля». В КоАПе появились и другие «приятные новшества».

Внеплановая работа в выходные и праздничные дни

В преддверии майских праздников эта статья может оказаться для вас полезной. Сотрудникам частенько приходится работать в выходные и праздничные дни. Но несмотря на достаточную распространенность такой ситуации, ее документальное оформление по-прежнему вызывает вопросы. Когда человека можно привлечь к работе в выходной без его согласия, а когда нет? Как оформить такое согласие? Какой дополнительный документ стоит подписать с «льготниками»? Как оплачивать такую работу? И существуют ли «обходные пути»?

Разработка концепции электронного архива

С чем нужно определиться прежде, чем выбирать концепцию инфраструктуры электронного архива? Какие варианты ее построения бывают? Сколько это стоит? Ответы на вопросы даны на основе опыта построения государственных электронных архивов, многое из рассказанного может быть применимо в работе с корпоративными архивами.

Как управлять теми, кто старше Вас

Что такое «профессиональная зависть» в действии? И как ее обезвредить? Вы получите несколько проверенных практикой советов. Они работают!

Сдача законченных в делопроизводстве документов в архив

Основные правила работы архивов организаций 2002 года не раскрывают всех тонкостей, которые стоит учитывать при обработке отдельных видов документов. Поэтому мы попросили архивиста с 30-летним стажем работы, в т.ч. в должности заведующей архивом в Союзе советских обществ дружбы и культурной связи с зарубежными странами (ССОД), объяснить, как эта работа выполняется на практике, на примере самых распространенных видов документов. В этом номере вы сможете разобраться в технологии подготовки дел к длительному хранению (постоянному и свыше 10 лет) на примере приказов по основной деятельности. А также узнаете специфику подобной работы для других распространенных документов постоянного срока хранения (штатное расписание, номенклатура дел, положение об организации, должностные инструкции, сметы, годовые балансы, документы по проведению конкурсов, котировок, документы по лизингу). Отдельно автор пообещала разобраться с документами по личному составу (приказы по л/с, личные дела, лицевые счета, расчетные ведомости и др.), с обработкой документов временного хранения и составлением описей – это вас ожидает в следующих номерах журнала.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Эксперты номера 04 / 2012

Все эксперты

Архив статей

Как был организован Петербургский международный экономический форум – 2021

Интервью Алексея Валькова, директора Петербургского международного экономического форума. В какие сроки сумели организовать ведущий бизнес-форум России. Как реализовали мероприятия по противодействию COVID-19 (ПЦР-тестирование, аккредитация, дистанционное измерение температуры, обработка помещений и др.). Как было организовано питание и культурная программа для гостей. Сколько участников приехало. Какова была цена участия, и от чего она зависела. Результаты Форума в цифрах.

Как организовать фуршет

В результате смягчения антиковидных ограничений в ряде регионов постепенно оживает деловая активность. Продолжая цикл публикаций об организации деловых встреч, переходим к теме фуршета. Практически все фуршеты организуются с привлечением обслуживающего персонала специализированных компаний. Расскажем вам, что в этом процессе важно знать помощнику руководителя: в какое время и по какому поводу стоит устраивать фуршет, как правильно составить меню в расчете на 1 гостя, как организовать обслуживание, как пригласить гостей на фуршет и как следует вести себя во время мероприятия.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Как могут наказать за нарушение ограничений, направленных на противодействие COVID-19

Давайте разберемся, какая ответственность грозит за нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов в различных ситуациях? Что может грозить за отказ от обязательной вакцинации? Кто конкретно будет наказан – организация, ее руководитель или рядовой работник? Антиковидные ограничения, введенные в начале пандемии, постепенно ослабляются (в каждом регионе свои темпы этого процесса, где-то мы наблюдаем и откат обратно). А вот наказания за нарушения антиковидных ограничений, которые были введены еще в 2020 году, пока никто не отменил, и о них стоит помнить. Получается, что надо и деловую активность восстанавливать, и понимать, чем рискуешь, чтобы попасть в «золотую середину».

Приключения француза в России

Опыт адаптации француза к жизни и работе в русской провинции – это реальная история. Узнаете, с какими стереотипами они приезжают к нам и как с ними постепенно расстаются, в чем им нужна помощь русского ассистента.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.