Top.Mail.Ru

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Оформляем акты на уничтожение документов

В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?

Правила оформления таблиц

Мы покажем вам, как правильно заполнить «шапку» и «содержимое» таблицы, в т.ч. при ее делении по высоте (размещении на нескольких страницах) и по ширине; как отразить повторение значений внутри; как ставить знаки препинания и когда использовать заглавные буквы; как указывать числовые значения и единицы измерения. Покажем, как в тексте грамотно ссылаться на таблицу и ее ячейки.

Оформление реквизита «подпись»

Правила оформления этого реквизита покажем, опираясь на пока действующий ГОСТ Р 6.30-2003 по оформлению организационно-распорядительных документов и на скоро сменящий его ГОСТ Р 7.0.97-2016. Вы узнаете, как службе делопроизводства проверять проекты документов, подготовленных исполнителями, перед передачей их на подпись руководителю; какие способы полного и сокращенного указания должности в подписи существуют (когда что применяется); как в ней отражать звания, чины и ученые степени; как ее оформить в случае исполнения чужих обязанностей; как оформить несколько подписей на документе.

Замещающее сканирование документов

Замена бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов решает множество задач: эффективное управление информацией, экономия на хранении больших объемов бумажных документов. Но широкому внедрению такого подхода мешает ряд принципиальных вопросов, которые в России пока еще не решены: с какими документами так можно поступать? как это делать, чтобы обеспечить доказательную силу оставшихся электронных копий? Потому полезно посмотреть, как развивались подходы к решению этой задачи и нормативное регулирование в Европе и Северной Америке, в странах континентальной и англосаксонской систем права. После обзора «импортных решений» автор оценивает возможность использования замещающего сканирования сейчас в России, дает ссылки на ГОСТы, которые вам могут пригодиться, и рассказывает о созревающем в Правительстве законопроекте.

Сложности с приемом на работу бывшего госслужащего

При приеме на работу некоторых категорий бывших государственных и муниципальных служащих у работодателя могут возникнуть дополнительные обязательства. Какую информацию стоит запрашивать при приеме на работу и какие записи в трудовой книжке сигнализируют о появлении обязательств, за невыполнение которых организации грозит штраф от 100 000 до 500 000 рублей? В каких ситуациях новый работодатель должен уведомить предыдущего? Как составить уведомление? И делать это надо оперативно – на все отводится 10 дней! Кто и в каких случаях должен получать согласие специальной комиссии на работу бывшего чиновника у вас? Что можно сделать в случае отказа?

Дефектные и фальшивые деньги

В кассе организации и личном кошельке мы постоянно сталкиваемся с различными дефектами купюр и монет. Какие из них можно считать незначительными – т.е. не лишающими деньги их платежеспособной функции? Что можно обменять на полноценные деньги и на каких условиях? А что придется считать бесполезным клочком бумаги или куском металла? Что делать организации, если покупатель расплатился с ней ветхими или фальшивыми деньгами?

Шаблоны документов в MS Word

В заключительной части статьи мы разберемся с полем ввода, который будет особенно удобен в анкетах и тестах (так называемая «галочка»). Покажем, какими вариантами пояснительного текста можно снабдить шаблон, чтобы при его заполнении пользователям было понятно, куда что вписывать. А еще научим устанавливать различные варианты защиты нашему детищу.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Женский диалог о женской карьере

Интервью с Ириной Токаревой, психотерапевтом, клиническим психологом, доцентом Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС), которая имеет обширную консультационную практику. Предлагаем вместе разобраться, какие психологические барьеры чаще всего мешают женщинам выстраивать свою карьеру... и получить грамотные советы. В чем заключается гормональная защита женщины. Что делать, если на работу уходит слишком много времени и женщина начинает чувствовать вину перед ребенком и мужем за недостаток внимания к ним. Как сильной женщине не сломать собственного сына. Как вести себя с кричащим начальником. Как строить карьеру, не споря со своей женской природой.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Процедура привлечения к работе в выходные и праздники

Грядут майские праздники. Мы поэтапно описали процедуру привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (с образцами приказа и заявления). Объяснили, для кого действует особый порядок. Дали варианты компенсации за работу в такие дни: двойной размер оплаты или отгул. По ходу описания правильной процедуры отметили распространенные ошибки, которые чаще всего допускают работодатели, и объяснили, сколько они будут «стоить» в случае их выявления.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.