Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Розыск документов для подтверждения права на досрочную пенсию

Какими документами можно подтвердить стаж работы во вредных (опасных) и тяжелых условиях, дающий право на досрочное назначение пенсии? Что из них могло сохраниться? В каких архивах и как искать? Поводом для написания статьи стал вопрос, присланный в редакцию журнала.

Договорная работа: современный подход и регламентация

В этом номере журнала подробно рассматриваем этап подписания договоров: кто имеет право это делать от имени организации? на каких договорах кроме подписи руководителя требуют подпись главбуха, и правомерно ли это? как подписать договор в отсутствие подписанта, указанного в преамбуле договора? Еще вы узнаете, как придать легитимность факсимиле и электронной подписи на договорах и сопутствующих документах, обязательно ли заверять подпись печатью.

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Реальные возможности карьерного роста для персональных ассистентов

Секретарь, личный помощник, персональный ассистент руководителя – зачастую это должность-трамплин, с которой можно переместиться не только по горизонтали (в иное подразделение), но и вверх (например, возглавив Административное управление). Какова статистика карьерных перемещений? Как победить свой страх перемен? Как выстроить новые отношения с прежним боссом и коллегами, которые стали вашими подчиненными? Автор делится собственным опытом.

Индексация дел в компаниях со сложной структурой

Существуют холдинги и иные группы компаний, юридические лица внутри которых могут быть рассеяны по всей России и контролироваться из единого «центра». И здесь начинаются сложности: нужно присвоить индексы компаниям, отделам и документам таким образом, чтобы а) система индексации была единой по всей группе компаний; б) индексы были удобочитаемы и при этом кратки настолько, насколько это возможно; в) один и тот же индекс не означал одновременно какое-нибудь дело в одной компании и какой-нибудь отдел в другой. Подскажем решение этой задачи.

Правила оформления перечней в тексте

Какие варианты оформления списка уместны в документах? Как можно обозначать элементы многоуровневого списка при помощи римских и арабских цифр, букв и графических обозначений? Какие знаки препинания ставить сразу после этих «флажков», а какие – в конце элементов списка, от чего это зависит? Обязательно ли в конце обобщающей фразы, предваряющей перечень, ставить двоеточие? И где рядом размещать предлог? Автор показывает многообразие правильных вариантов и рекомендует оптимальные.

Что мы знаем о моменте заключения договора

Дата, указанная в правом верхнем углу договора, не всегда является датой его заключения. Покажем для различных ситуаций, как ее определить, чтобы правильно отразить в регистрационных формах: самый простой случай – при одновременном подписании сторонами единого документа; сложнее – когда его подписывают поочередно и направляют по почте или курьером, когда заключают сделку путем обмена письмами (или иным образом отвечают акцептом на оферту), при нотариальном удостоверении или госрегистрации договора; и самый сложный случай – когда договор подписывают с протоколом разногласий.

Обжалуем итоги проверки инспекции труда

Какие действия нужно предпринять работодателю, если он не согласен с результатами проверки или действиями инспектора по труду? В каком порядке работодатель может их обжаловать и в какие сроки? Какие штрафы обычно «выписывает» ГИТ?

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Документы к протоколам: правильное оформление и формирование в дела

Показываем, как формировать дела с протоколами, их приложениями (утвержденными коллегиальным органом документами) и др. документами к протоколам, которые детализируют ход обсуждения и аргументируют принятые решения (списками присутствующих, докладами, презентациями, справками, отчетами и т.п., а также черновиком протокола в бумажном виде или в форме аудиозаписи). Показываем, как делать взаимные ссылки между этими документами, чтобы увязать их с протоколом, оформить все необходимые идентификационные реквизиты и подписи для придания юридической силы. Объясняем, что, где и сколько надо хранить. Показываем примеры отражения соответствующих дел в номенклатуре дел и в описи на передачу в архив.

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Особенности текста приказа по проектной деятельности

Приказы о запуске проекта относятся к приказам по основной деятельности. Чем проектный приказ отличается от обычного производственного? Как лучше отражать в нем руководителя проекта и «подпроектов», членов команды? Как потом документировать изменение состава команды? Как формулировать поручения, чтобы их легче было контролировать? Даем ответы на эти и другие вопросы, а также примеры оформления проектного приказа.

Подарки от компании и руководителя – внутрикорпоративные и клиентам

Показываем, как можно вести в Excel базу одариваемых лиц (с их контактными данными и предпочтениями), а также вручаемых на протяжении нескольких лет подарков, чтобы сразу видеть: кому что лучше дарить и при этом не повториться, сколько, когда и чего закупить. Это позволит реализовать индивидуальный подход. Еще объясняем, как организовать доставку подарков. Как в ситуации с COVID-19 делать это дистанционно (в т.ч. при помощи онлайн-подарков).

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Есть ли альтернатива нотариальному удостоверению решения единственного участника ООО?

Уже 5 лет действует требование о нотариальном удостоверении решений, принятых общим собранием участников ООО. Все это время необходимость такого удостоверения не распространяли на решения единственного владельца ООО. Но в конце 2019 года Верховный суд РФ изменил правила игры! Объясняем, с какой даты такие решения все-таки придется подтверждать у нотариуса, сколько это будет стоить, какие документы надо иметь при себе. Кроме того, показываем альтернативный вполне легальный обходной путь. Предупреждаем о последствиях оформления «по старинке» решений единственного участника ООО. Об эту проблему основная масса компаний «споткнулась» при утверждении годового отчета и выплате дивидендов за 2019 г.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?