Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).

Рекомендации по разработке примерных номенклатур дел для подведомственных структур

Вышли новые Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций. Ими могут воспользоваться и холдинги для формирования примерной номенклатуры дел, на основании которой их организациям тоже будет легче составить свои индивидуальные номенклатуры. Комментируя этот методический документ, обратим ваше внимание на его ключевые моменты, а также восполним важные упущения: кому разрабатывать примерную и конкретную номенклатуры; как их составить (по какой форме, с какой структурой разделов, как сформулировать заголовки дел), как согласовать и утвердить; что включить в указания по применению.

В поисках своего предназначения

Человек, занятый любимым делом, более удовлетворен жизнью, КПД затраченных усилий у него выше. Все больше людей задумывается сейчас о своем предназначении. Но оно скрыто в глубинах подсознания и не всем удается распознать его. Автор дает подсказки, на что стоит обратить внимание, несколько упражнений, которые вы сможете проделать самостоятельно, и множество примеров из жизни, чтобы объяснить, что тормозит нас на этом пути и как достигнуть цели.

Примерная номенклатура дел и Инструкция по ее применению: опыт разработки на предприятии

Описан опыт крупного производственного предприятия по разработке примерной номенклатуры дел и сопутствующего ей методического документа, чтобы помочь своим структурным подразделениям более самостоятельно составлять свои номенклатуры дел на каждый следующий год. Вы узнаете, на какие вопросы при этом пришлось искать ответы и какие были найдены решения: в систематизации дел, подсчете их заведенного количества, определении сроков хранения, правил формирования дел и др. Опубликован образец приказа, который теперь запускает процесс разработки номенклатур дел подразделениями.

Регламенты бизнес-процессов: разрабатываем и внедряем

Практик говорит о сложных вещах максимально простым языком. Дан пошаговый алгоритм разработки регламентов бизнес-процессов и советы по их внедрению.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Кого могут назначить ответственным за обработку персональных данных?

Каковы обязанности лица, назначенного ответственным за организацию обработки персональных данных? На кого чаще всего возлагают такую обязанность? Могут ли ее возложить на руководителя службы документационного обеспечения управления или ее рядового сотрудника? Кроме ответов на эти вопросы в статье вы найдете образец приказа о назначении ответственного.

Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

Завершаем разговор о новом ГОСТ, который с 1 января 2020 года сменит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Речь пойдет об анализе деловых процессов, средствах управления документами, создании и вводе документов в систему, организации доступа, миграции и конвертировании, отборе и передаче документов на хранение или уничтожение. Надо быть готовыми к тому, что ГОСТ содержит высокоуровневые принципы организации работы, а не конкретные шаги по их реализации. Зато его можно воспринимать как некий опросник на тему «Все ли в порядке в управлении документами в моей организации». Если видите несоответствие – это повод, как минимум, задуматься, а как максимум – исправить ситуацию. Обязательным данный ГОСТ станет скорее для тех, кто стремится соответствовать стандартам менеджмента качества.

Метаданные в управлении электронными документами

Чем метаданные отличаются от реквизитов документов? Какова судьба метаданных документов временного срока хранения? Какие метаданные уничтоженных документов организации следует сохранить? Каков минимально необходимый набор метаданных электронных документов постоянного срока хранения? Это сложные вопросы, ответы на которые в каждом конкретном случае зависят от множества факторов. Поэтому в статье вы найдете не только конкретные решения, но и направление движения, по которому надо идти, а также важные моменты, на которые стоит обращать внимание, когда вы будете искать ответы на эти вопросы применительно к документам в своих информационных системах.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Эксперты номера 10 / 2019

Все эксперты

Архив статей

Женский диалог о женской карьере

Интервью с Ириной Токаревой, психотерапевтом, клиническим психологом, доцентом Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС), которая имеет обширную консультационную практику. Предлагаем вместе разобраться, какие психологические барьеры чаще всего мешают женщинам выстраивать свою карьеру... и получить грамотные советы. В чем заключается гормональная защита женщины. Что делать, если на работу уходит слишком много времени и женщина начинает чувствовать вину перед ребенком и мужем за недостаток внимания к ним. Как сильной женщине не сломать собственного сына. Как вести себя с кричащим начальником. Как строить карьеру, не споря со своей женской природой.

Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?

Кого можно назначить ответственным за пожарную безопасность всей организации? И как оформить такой приказ? Кто кроме него и за что может отвечать в данной сфере? Почему их ответственность лучше закрепить отдельным приказом? По каким поводам и как часто переиздавать эти приказы? Как правильно оформлять на них отметки об ознакомлении? Какое обучение должны пройти эти люди?

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Уважение – ключик, который открывает солидные двери

На каком этапе у человека появляется потребность в уважении. И как можно гасить конфликты через удовлетворение этой потребности. Различайте людей, которым важно быть или достаточно казаться уважаемыми. Как это связано с возможностью выхода в более высокий круг общения, где тебя примут за своего, с властью над людьми и жизнеспособностью человека и общества.

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.