Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Как отразить электронные документы в номенклатуре дел

Показываем примеры описания в номенклатуре дел электронных оригиналов, электронных копий, скан-образов, а также электронных проектов документов (распечатки которых потом становятся бумажными оригиналами). Объясняем, что считать электронным делом, как отразить в номенклатуре его размещение в базе данных информационной системы (ИС) и в папке на сервере вне ИС. Даем примеры двух типов номенклатур дел: общей для бумажных и электронных документов, а также более современной отдельной для электронных документов (поясняем, когда лучше использовать второй тип номенклатуры).

Рекомендации по разработке примерных номенклатур дел для подведомственных структур

Вышли новые Методические рекомендации по разработке федеральными органами государственной власти номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций. Ими могут воспользоваться и холдинги для формирования примерной номенклатуры дел, на основании которой их организациям тоже будет легче составить свои индивидуальные номенклатуры. Комментируя этот методический документ, обратим ваше внимание на его ключевые моменты, а также восполним важные упущения: кому разрабатывать примерную и конкретную номенклатуры; как их составить (по какой форме, с какой структурой разделов, как сформулировать заголовки дел), как согласовать и утвердить; что включить в указания по применению.

В поисках своего предназначения

Человек, занятый любимым делом, более удовлетворен жизнью, КПД затраченных усилий у него выше. Все больше людей задумывается сейчас о своем предназначении. Но оно скрыто в глубинах подсознания и не всем удается распознать его. Автор дает подсказки, на что стоит обратить внимание, несколько упражнений, которые вы сможете проделать самостоятельно, и множество примеров из жизни, чтобы объяснить, что тормозит нас на этом пути и как достигнуть цели.

Примерная номенклатура дел и Инструкция по ее применению: опыт разработки на предприятии

Описан опыт крупного производственного предприятия по разработке примерной номенклатуры дел и сопутствующего ей методического документа, чтобы помочь своим структурным подразделениям более самостоятельно составлять свои номенклатуры дел на каждый следующий год. Вы узнаете, на какие вопросы при этом пришлось искать ответы и какие были найдены решения: в систематизации дел, подсчете их заведенного количества, определении сроков хранения, правил формирования дел и др. Опубликован образец приказа, который теперь запускает процесс разработки номенклатур дел подразделениями.

Регламенты бизнес-процессов: разрабатываем и внедряем

Практик говорит о сложных вещах максимально простым языком. Дан пошаговый алгоритм разработки регламентов бизнес-процессов и советы по их внедрению.

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?

Кого могут назначить ответственным за обработку персональных данных?

Каковы обязанности лица, назначенного ответственным за организацию обработки персональных данных? На кого чаще всего возлагают такую обязанность? Могут ли ее возложить на руководителя службы документационного обеспечения управления или ее рядового сотрудника? Кроме ответов на эти вопросы в статье вы найдете образец приказа о назначении ответственного.

Новый стандарт по управлению документами: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019

Завершаем разговор о новом ГОСТ, который с 1 января 2020 года сменит ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Речь пойдет об анализе деловых процессов, средствах управления документами, создании и вводе документов в систему, организации доступа, миграции и конвертировании, отборе и передаче документов на хранение или уничтожение. Надо быть готовыми к тому, что ГОСТ содержит высокоуровневые принципы организации работы, а не конкретные шаги по их реализации. Зато его можно воспринимать как некий опросник на тему «Все ли в порядке в управлении документами в моей организации». Если видите несоответствие – это повод, как минимум, задуматься, а как максимум – исправить ситуацию. Обязательным данный ГОСТ станет скорее для тех, кто стремится соответствовать стандартам менеджмента качества.

Метаданные в управлении электронными документами

Чем метаданные отличаются от реквизитов документов? Какова судьба метаданных документов временного срока хранения? Какие метаданные уничтоженных документов организации следует сохранить? Каков минимально необходимый набор метаданных электронных документов постоянного срока хранения? Это сложные вопросы, ответы на которые в каждом конкретном случае зависят от множества факторов. Поэтому в статье вы найдете не только конкретные решения, но и направление движения, по которому надо идти, а также важные моменты, на которые стоит обращать внимание, когда вы будете искать ответы на эти вопросы применительно к документам в своих информационных системах.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Эксперты номера 10 / 2019

Все эксперты

Архив статей

Как регистрировать документ, который пришел сначала по электронной почте, а потом в бумажной форме?

Какие встречаются варианты регистрации документа, пришедшего в разной форме по разным каналам связи. Процитировали несколько инструкций по делопроизводству, в которых это регламентируется, и дали свой совет. Объяснили, что здесь может заинтересовать прокуратуру и как доказать ей правильность вашей технологии работы.

Сделка со «Змеем Горынычем», или Когда нужны подписи нескольких руководителей одной организации

Российское законодательство позволяет организации единомоментно иметь несколько директоров / президентов и т.д. Есть вероятность, что среди ваших партнеров окажется фирма с несколькими «головами». Как вести себя с ней? Объясняем, какие варианты распределения полномочий возможны. Как выяснить, сколько подписей «директоров» одной организации должно быть на договоре, письме и т.д., чтобы документ имел полную силу. Как оформлять подписи. Как еще можно обезопасить себя при заключении сделки с такой организацией.

Согласование документов в СЭД

Описаны варианты того, как можно организовать согласование документов в СЭД, из которых вы можете выбрать понравившиеся и внедрить у себя. Объяснили, как работает последовательный, параллельный и комбинированный порядок согласования; как распределить зоны ответственности между разными подразделениями; как определять конкретное согласующее лицо, когда проект направляется на рассмотрение подразделению; как можно править документ и какие результаты (статусы) согласования можно назначать предлагаемым правкам; показаны максимально сокращенный и наиболее полный варианты листа согласования; как его правильно распечатать, чтобы передать руководителю вместе с согласованным проектом на подписание. Как регламентировать процесс согласования в Инструкции по делопроизводству. Какие варианты электронных подписей можно использовать для согласования в СЭД, и почему неквалифицированную ЭП сочли оптимальной. Как организовать работу с ней.

Примеры существенного сокращения времени обработки документов

Делимся опытом, как на 2 крупных предприятиях смогли на 70% сократить время обработки входящей корреспонденции и на 30% трудозатраты на переписку между обществами внутри Группы компаний. Это стало возможным благодаря радикальному изменению привычных технологий и выходу на альтернативные методы работы.

Что писать в документах: избран, назначен или принят на работу

Руководитель может быть избран или назначен, утвержден в должности и принят на работу. Какие-то из этих действий взаимоисключающие, а какие-то следуют друг за другом и каждое документируется. Поэтому в разных документах могут совершенно обоснованно фигурировать разные термины в отношении одного и того же человека. К сожалению, в законодательстве в ряде случаев мы сталкиваемся с путаницей в терминах. Поэтому еще надо разобраться, какой из них использовать в протоколе коллегиального органа, решении единоличного владельца бизнеса, приказе о приеме на работу и трудовой книжке. Предлагаем свои рекомендации.

Как пройти собеседование и стать персональным ассистентом руководителя

Описан живой опыт поиска работы на позицию помощника руководителя, который увенчался успехом. Вам он поможет выработать стратегию поиска работы и даст тактические ориентиры: о чем обычно спрашивают и как лучше отвечать, как проверяют знание иностранного языка, чем отличается работа при владельце бизнеса и наемном руководителе, что вам стоит выяснить на собеседовании и др.

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Электронные доверенности для использования электронных подписей

В России полным ходом идет реформа использования электронных подписей. Кто и где может получить квалифицированный сертификат электронной подписи (что было раньше и как будет дальше). Что происходит с основной массой удостоверяющих центров и выданными ими ключами ЭП (процесс идет в 3 этапа). Кто может подписывать документы организации квалифицированной ЭП без доверенности, и кому она нужна в силу закона. Какую технологию работы с этими доверенностями сейчас закладывают в разрабатываемые подзаконные акты. Как оформить доверенность уже сейчас, самостоятельно закрасив «белые пятна» регулирования. Как минимизировать использование квалифицированной ЭП, перейдя на простую или неквалифицированную подпись в доверенной среде. Как придать документу юридическую силу, если его потребуется выпустить во внешнюю среду.

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.