Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Как работать с перечнями документов с указанием сроков хранения?

Сейчас горячая пора – время разработки либо уточнения номенклатуры дел на следующий 2016 год. И чтобы номенклатуры подразделений разрабатывались в них, и вы потом их не переделывали, нужно грамотно объяснить коллегам, как определять сроки хранения дел. Какими нормативными документами пользоваться? С какой навигацией и по какому алгоритму лучше действовать, чтобы не тонуть в объемных перечнях? Почему нельзя «в лоб» воспринимать их сроки хранения и указанные категории документов? Какие распространенные ошибки допускают новички? От качества и простоты вашего инструктажа зависит качество выполнения этой работы в подразделениях, а значит, уменьшение вашей «головной боли». На базе этой статьи можете даже составить методическое пособие для коллег.

Протокол совещания и деловой встречи

Как организовать и задокументировать совещание коллегиального органа, планерку в кабинете руководителя, деловую встречу с важным коммерческим партнером (русскоязычным и иностранным)? В каждом случае есть свои особенности. Как правильно составить протокол и что обязательно указать в нем, чтобы придать ­необходимую юридическую силу? Какие при этом есть варианты и от чего они зависят?

Подпись глазами графолога

Большинство документов сейчас распечатывается на принтере, но рукописная подпись на них все же присутствует. Что она может рассказать вам о ее обладателе? Мы на примерах объясняем, как провести ее графологическую экспертизу (в каком порядке действовать, какие элементы подписи о каких чертах личности могут свидетельствовать, как относиться к полученным выводам).

Новые Правила работы архивов о номенклатуре дел

21.09.2015 вступили в силу новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденные приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526. Какие предписания относительно номенклатуры дел они содержат? Что изменилось в форме сводной номенклатуры дел организации и подразделения? Какова последовательность их удостоверения? Какую классификационную схему документов в них использовать? Что важного «осталось за кадром»? Какими еще документами руководствоваться при разработке и оформлении номенклатуры дел на 2016 год?

Разработка номенклатуры дел: трудные и особенные случаи

В практике разработки номенклатуры дел встречаются интересные ситуации, которые требуют анализа и обобщения с целью закрепления опыта «лучших практик» и выявления «пробелов» в требованиях нормативных и методических ­документов. Рассмотрим два из них: 1. Какие документы включать в номенклатуру дел ИТ-подразделения? 2. Как можно в холдинге / корпорации, куда входят самостоятельные юридические лица, или на крупном предприятии, подразделения которого не являются юридическими лицами, ограничиться составлением номенклатур этих ­подразделений без их слияния в сводную номенклатуру дел?

Заключаем договор: какие изменения законодательства следует учесть

В июне 2015 года вступили в силу новые положения Гражданского кодекса РФ, касающиеся договорных отношений. Какие дополнительные риски и гарантии теперь необходимо учитывать при ведении деловых переговоров? Что считать юридически значимым сообщением? Почему стоит повысить бдительность к электронной переписке? Мы рекомендуем конкретные действия, формулировки для документов и электронной переписки, которые помогут избежать убытков, недопонимания с деловыми партнерами, а также злоупотреблений с их стороны.

Опыт использования коэффициента исполнительской дисциплины

Автор делится опытом АО «АТОМПРОЕКТ» по расчету коэффициента исполнительской дисциплины, который позволяет учитывать в числовой форме не только количество просроченных поручений, но и длительность задержки, их соотношение с вовремя выполненными поручениями, важность заданий. Имея на руках такой справедливый коэффициент, его можно применять при расчете мотивирующих выплат сотрудникам – и тогда исполнительская дисциплина переходит на качественно новый уровень!

Опыт применения электронной подписи во внутреннем документообороте организации

В мы разобрались, какие виды внутренних документов можно перевести в электронный вид, как организовать их полностью электронный жизненный цикл (от создания и согласования проекта до исполнения и ознакомления), какой вид электронной подписи для этого можно применять. Кроме того, мы начали публиковать образцы локальных нормативных актов, которые регламентируют применение электронной подписи во внутреннем документообороте так, чтобы заверенные ею действия с документом были юридически значимыми: в прошлом номере было размещено «Положение о порядке применения электронной подписи в системе электронного документооборота организации», а в этом номере вас ждет «Положение об удостоверяющем центре организации» с «Правилами для владельца сертификата ключа».

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Как был организован Петербургский международный экономический форум – 2021

Интервью Алексея Валькова, директора Петербургского международного экономического форума. В какие сроки сумели организовать ведущий бизнес-форум России. Как реализовали мероприятия по противодействию COVID-19 (ПЦР-тестирование, аккредитация, дистанционное измерение температуры, обработка помещений и др.). Как было организовано питание и культурная программа для гостей. Сколько участников приехало. Какова была цена участия, и от чего она зависела. Результаты Форума в цифрах.

Как организовать фуршет

В результате смягчения антиковидных ограничений в ряде регионов постепенно оживает деловая активность. Продолжая цикл публикаций об организации деловых встреч, переходим к теме фуршета. Практически все фуршеты организуются с привлечением обслуживающего персонала специализированных компаний. Расскажем вам, что в этом процессе важно знать помощнику руководителя: в какое время и по какому поводу стоит устраивать фуршет, как правильно составить меню в расчете на 1 гостя, как организовать обслуживание, как пригласить гостей на фуршет и как следует вести себя во время мероприятия.

Меняются правила работы с бумажными трудовыми книжками (часть 1)

С 1 сентября 2021 года вступит в силу новый порядок работы с бумажными трудовыми книжками. Формы трудовой книжки, вкладыша в нее и правила их заполнения изменятся незначительно. Скорее, Минтруд постарался урегулировать те пробелы, что были раньше и вызывали вопросы на практике, ощутимым для всех изменением, пожалуй, станет только отказ от ознакомления перед увольнением работника с записями, внесенными в его трудовую книжку, – об этом мы рассказываем сейчас. Про выдачу, учет и хранение бумажных трудовых книжек мы подробно поговорим в следующем номере журнала – тут изменения будут более существенные.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Как могут наказать за нарушение ограничений, направленных на противодействие COVID-19

Давайте разберемся, какая ответственность грозит за нарушение санитарных правил и гигиенических нормативов в различных ситуациях? Что может грозить за отказ от обязательной вакцинации? Кто конкретно будет наказан – организация, ее руководитель или рядовой работник? Антиковидные ограничения, введенные в начале пандемии, постепенно ослабляются (в каждом регионе свои темпы этого процесса, где-то мы наблюдаем и откат обратно). А вот наказания за нарушения антиковидных ограничений, которые были введены еще в 2020 году, пока никто не отменил, и о них стоит помнить. Получается, что надо и деловую активность восстанавливать, и понимать, чем рискуешь, чтобы попасть в «золотую середину».

Приключения француза в России

Опыт адаптации француза к жизни и работе в русской провинции – это реальная история. Узнаете, с какими стереотипами они приезжают к нам и как с ними постепенно расстаются, в чем им нужна помощь русского ассистента.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Выбор и подготовка к внедрению системы электронного документооборота

Автор статьи прошла все этапы внедрения СЭД в Тверском отделении Пенсионного фонда РФ и делится своим опытом: в каком порядке нужно действовать (что проанализировать перед запуском проекта, что важно сделать на этапах тестовой и опытной эксплуатации СЭД), кого привлечь, какие материалы и документы оформить. Опубликованы маршруты движения приказов по основной деятельности, исходящих писем, служебных записок, входящих документов и описание действий с ними пользователей СЭД – эти наглядные схемы работают как памятки. Показаны примеры приказов о проведении тестовой, опытной эксплуатации СЭД и ее внедрении в постоянную эксплуатацию. Приведен фрагмент Положения о рабочей группе, где описаны ее задачи и функции по внедрению СЭД.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Конструктор документов – новый бесплатный инструмент для Вас

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит почти 200 образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сбоку содержит подборку статей и вопрос-ответов, разъясняющих особенности его составления. Каждый документ можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить его данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы