Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Профессиональный стандарт для управляющего документацией

Мы объясняем, как профстандарт может помочь поднять престиж нашей профессии. И дело здесь не столько в появлении в нем звучных наименований должностей (например, управляющий документацией, заместитель руководителя организации в этой предметной области). Профстандарт определил три высших уровня квалификации для специалистов и управленцев сферы ДОУ и для каждого установил: полномочия и ответственность; состав выполняемых трудовых функций, который детализировал вплоть до конкретных действий; навыки и знания; необходимый уровень профессионального образования. Эту систему требований можно использовать для оценки кандидатов на должность и квалификации существующего персонала. В статье мы показываем, какие рекомендации профстандарта и как можно использовать при актуализации должностных инструкций.

Уничтожение электронных документов: цели, способы и проблемы

Описаны основные цели уничтожения электронных документов / информации, а также соответствующие им способы уничтожения. Практика уже выявила проблемы этого процесса: сложной задачей является уничтожение всех экземпляров и копий электронных документов; уничтожение информации на мобильных и офисных устройствах, в т.ч. сообщений электронной почты; уничтожение информации внешними поставщиками услуг в случае, если используется аутсорсинг (например, в виде облачных технологий); методы надежного уничтожения информации и самих носителей; автоматизация определения сроков хранения документов в информационных системах (в т.ч. с учетом «двойного назначения» некоторых документов); задача выборочного уничтожения на носителях однократной записи, в базах данных и др. наболевшие темы. Не по каждой из них есть готовые решения, потому организации вынуждены «изобретать собственные велосипеды». Но хотя бы понимать существующие риски уже необходимо. Тогда мы будем знать, на что обращать внимание. В заключение сформулированы предложения по организации внутренней нормативной базы компании, регулирующей уничтожение электронных документов.

Если в требовании налоговиков отсутствует конкретный перечень запрашиваемых документов

Штраф за непредставление в срок запрошенных налоговиками документов составляет 200 руб. за каждый документ. Но как определить сумму штрафа, которая зависит от количества документов, если в требовании вместо их конкретного перечня (с реквизитами) мы видим лишь общую формулировку (наименование вида, например, счета-фактуры, и их период)? Предупреждаем вас о кардинальном развороте позиции судов в подобных случаях (теперь организациям надо быть более осторожными). А также подсказываем, как повлиять на продление срока представления документов, чтобы успеть все сделать и избежать штрафов.

Для кого профстандарты обязательны?

Есть четко обозначенная группа организаций, которые должны готовиться к тому, чтобы к 1 января 2020 года образование, квалификация, наименование должностей их работников, а также их кадровые документы соответствовали принятым профессиональным стандартам. А для всех остальных организаций пока есть только 2 случая, когда профстандарты становятся обязательными. Но практика в любой момент может перемениться в сторону ужесточения, т.к. формулировки ТК РФ можно трактовать двояко. Сориентируем, кому пора задуматься о получении профильного образования.

Как изменить обязанности работника

Что такое трудовая функция и трудовое действие? Как они описываются в должностной инструкции? Какие корректировки обязанностей работодатель может сделать без согласования с работником (в уведомительном порядке), а для каких оно необходимо? Как документально оформить изменение должностной инструкции?

Участие регистратора в общем собрании акционеров

Какие АО обязаны звать на общее собрание акционеров регистратора? Как это реализовать? Что регистратор будет делать на собрании? Какой состав подписантов в этом случае должен быть указан в документах: протоколе счетной комиссии по итогам регистрации участников, протоколе и отчете по итогам голосования, а также протоколе самого собрания? Оказывается, требования УФАС в этом вопросе порой идут дальше требований законодательства и разъяснений Банка России.

Служебная записка: особенности оформления

Служебные записки являются незаменимым средством внутренней коммуникации в организации. Вы поймете, чем они отличаются от докладных и объяснительных записок. В статье дан классический пореквизитный анализ документа: какие реквизиты оформлять и как это делать. Комментируем ситуацию с отсутствием / наличием на служебных записках наименования организации и заголовка к тексту. Объясняем, как их можно регистрировать (централизованно службой делопроизводства / секретарем либо децентрализованно в подразделениях, которые их создали) и как потом доставлять адресатам. Приведены сроки хранения.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

Возможность дистанционного проведения общего собрания владельцев организации предусмотрена в ГК РФ, но должной детализации в других законах и подзаконных актах она пока не получила. Остается масса вопросов, на которые мы предлагаем аргументированные ответы для ООО. Какие процедурные моменты стоит утвердить единогласно в самом начале такого собрания (а еще лучше в уставе до его созыва). Как идентифицировать участников: реально ли использовать биометрию, достаточно ли задействовать инструменты попроще, например номер мобильного телефона, ID технического устройства, пароль, визуальное узнавание при видео­конференции, как передавать доверенность на представителя. Как голосовать и как подписывать протокол, если люди физически находятся далеко друг от друга и не владеют квалифицированными электронными подписями. В завершение показали образец целого протокола дистанционного общего собрания участников, оформленный по всем новым требованиям ст. 181.2 ГК РФ.

Как оформить и заменить ссылку на нормативный документ в приказе и ЛНА

Показаны примеры оформления ссылок на нормативные документы в приказах и локальных нормативных актах (ЛНА): что писать и где. Узнаете, чем отличаются внутритекстовые ссылки, подстрочные (сноски) и выносные. И что самое сложное – что делать с приказами и ЛНА, когда документы, на которые мы в них ссылались, устаревают. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Как перенести таблицу из Excel в Word

В Excel удобно делать расчеты и диаграммы, а в Word – составлять документы (планы, отчеты, акты, письма и др.), оформляя их по всем правилам. Можно объединить сильные стороны этих программ, заглатывая в Word таблицы и диаграммы, созданные в Excel: в виде картинки (которую уже нельзя будет изменить), в виде текстовой таблицы или просто текста (их можно будет доформатировать в Word) или даже с установкой связи между исходным объектом в Excel и транслируемым в Word (тогда при изменении в Excel объект в Word будет синхронизироваться автоматически). Эти удобные варианты копирования объясняем на примерах.

Как описать документы в номенклатуре дел

Подробно разобрали правила заполнения каждой графы основной таблицы номенклатуры дел, в которой описываются дела организации. Особое внимание уделили правилам систематизации документов и формулированию заголовков дел (со ссылкой на свежий методический документ Росархива), привели множество примеров. Распутали путаницу с указанием количества заведенных за год дел / томов. Объяснили, как применять такие сроки хранения Перечня, как «постоянно» (для не источников комплектования он существенно сокращается), «до минования надобности», «до замены новыми», «до ликвидации организации», «50 / 75 лет». Показали, как отражать в номенклатуре дел электронные оригиналы документов, электронные копии подписанных бумажных оригиналов, электронные проекты документов – ведь их становится все больше! Завершили статью примером оформления номенклатуры дел организации.

Оформляем документы по-новому с 2022 года

Выделим принципиальные изменения в оформлении документов, которые вступили в силу с 1 января 2022 года. Они касаются оформления больничных и транспортных накладных, доверенностей, документов для госзакупок, изменений в товарной номенклатуре для внешнеэкономической деятельности, порядка сдачи бухотчетности. Налицо перевод оформления документов в электронный вид и попытка упростить процедуры взаимодействия между госструктурами и организациями.

Мечта-цель-план-осуществление

Предлагаем методики по выявлению своих желаний (да, да, и над этим тоже надо потрудиться), по переводу их в цели, формированию плана действий для их осуществления. Из какой мечты можно сделать цель, а из какой – не нужно (с желаниями из разряда чудес надо работать иначе). Как срабатывает мозг. Как освободиться от чужих, навязанных нам целей (чтобы не тратить на них драгоценное время и силы). Особенности коллективно сформированного образа будущего. Предлагаем вам прожить этот год более осознанно, воплощая свой образ будущего.

Как организовать разработку номенклатуры дел

На какие нормативно-методические документы можно опереться (с указанием конкретных пунктов и приложений). Как добиться того, чтобы подразделения сами разрабатывали свои номенклатуры дел, а служба делопроизводства занималась лишь их слиянием в сводную номенклатуру организации и методическим руководством процессом. Кто согласовывает, подписывает и утверждает номенклатуры подразделений и организации. Приводим образцы приказов о необходимости разработки и об утверждении готовой номенклатуры дел. Как действовать в случае корректировки в течение года ранее утвержденной номенклатуры. Для госорганов и органов местного самоуправления появился новый документ, который необходимо оформить, – дополнение к номенклатуре дел (показываем и его образец).

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 1)

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.