Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Предоставление документов АО его акционерам – новый алгоритм работы от А до Я

Полный алгоритм затребования документов акционером и их предоставления акционерным обществом показан с учетом нововведений последнего указания Банка России от 28.06.2019 № 5182-У. В этом номере читайте первую часть статьи, где мы разъясняем начало процедуры. На какой состав документов может рассчитывать акционер в зависимости от количества принадлежащих ему акций. Как составить требование предоставить копии документов либо оригиналы для ознакомления на территории АО: акционеру-физлицу, акционеру-юрлицу, а также объединению акционеров для доступа к более широкому спектру документов (объясняем правила составления и показываем образцы всех этих требований). Как специалисту АО проверить полномочия затребовавшего документы лица: если акционер прислал требование по почте и копии документов тоже хочет получить по почте, если требование предъявляет доверенное лицо акционера и в др. случаях.

Документы на отпуск: составляем в Excel график на год, уведомления и приказы

Практик поделился своей методикой автоматизации при помощи Excel составления документов на отпуск: показал на примерах логику работы и какие функции этой программы можно задействовать. Объяснил, как можно собрать пожелания работников о дате отпуска в следующем году, как вести график отпусков в двух видах, как в течение года составлять конкретным работникам перед отпуском уведомления о его приближении и приказы на его предоставление.

Построение блок-схем «на пальцах»

Узнаете, какие фигуры для обозначения чего используются в блок-схемах (дан базовый состав). На наглядных примерах показан алгоритм создания простых блок-схем в двух удобных и при этом доступных системах: в программе Visio, которая входит в пакет Microsoft Office, и в онлайн-режиме на бесплатном англоязычном сайте draw.io. Автор объясняет, чем удобны эти варианты в отличие от MS Word и MS Power Point, в которых, кстати, тоже можно создавать блок-схемы.

Сколько подлинников приказа подписывать?

Объясняем, что считать подлинником приказа, а что его копией. Что называют оригиналом и первым экземпляром документа. Почему количество подлинников приказа должно равняться числу его авторов. Показан пример совместного приказа.

Как разместить и пронумеровать стеллажи и полки в архиве

Архивные правила требуют располагать стеллажи с документами в архивохранилище организации перпендикулярно окнам. Как быть, если это невозможно? Можно ли все-таки размещать стеллажи параллельно стенам с оконными проемами, если использовать плотные оконные жалюзи? На примере и схемах показано, как правильно нумеровать стационарные, мобильные стеллажи и входящие в них шкафы, полки. Как указывать координаты конкретного дела.

Как руководителю грамотно давать негативную обратную связь

Руководство людьми включает усилия по исправлению их недостатков. И надо уметь при этом добиваться нужного вам результата, не разрушая рабочие отношения и не приумножая себе врагов. Для этого надо овладеть приемами конструктивной критики: рассказываем о 10 золотых правилах и 10 самых распространенных ошибках, еще разбираем 2 частных случая (проблемы с дисциплиной и беседа при увольнении). Как правильно принимать негативную обратную связь, вам тоже подскажем.

Ответственность за подделку каких документов и как ужесточили

Новость об этом мы опубликовали в прошлом номере журнала, а сейчас разбираемся с нововведениями подробнее. Подделка (в т.ч. искажение подлинных) официальных документов, бланков и печатей всегда была востребованной услугой в криминальном мире, поскольку позволяет быстро завладеть необходимыми выгодами и преференциями без соблюдения порядка их получения. Недавно ответственность за эти нарушения была ужесточена, причем это коснулось как административных правонарушений, так и уголовных преступлений. Давайте разберемся, что такое подделка документа, за подделку всякого ли документа наступит ответственность, и чем это теперь грозит.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Есть ли альтернатива нотариальному удостоверению решения единственного участника ООО?

Уже 5 лет действует требование о нотариальном удостоверении решений, принятых общим собранием участников ООО. Все это время необходимость такого удостоверения не распространяли на решения единственного владельца ООО. Но в конце 2019 года Верховный суд РФ изменил правила игры! Объясняем, с какой даты такие решения все-таки придется подтверждать у нотариуса, сколько это будет стоить, какие документы надо иметь при себе. Кроме того, показываем альтернативный вполне легальный обходной путь. Предупреждаем о последствиях оформления «по старинке» решений единственного участника ООО. Об эту проблему основная масса компаний «споткнулась» при утверждении годового отчета и выплате дивидендов за 2019 г.

Взаимодействие помощника первого лица компании и PR-службы

Показываем, как можно поделить ответственность за PR компании и ее первого руководителя (а возможно, и других топ-менеджеров) между PR-службой и личным помощником руководителя. Даем пошаговый алгоритм взаимодействия участников этого процесса с массой тонкостей. Предлагаем показатели оценки эффективности. Рекомендуем удобные программы.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Бережливый офис: выявление и минимизация потерь

Показываем, как приемы бережливого производства можно внедрить в офисной работе. Мы поможем вам заметить очевидные вещи, под каждый вид потерь предложим способы его устранения (примечательно, что одна и та же ситуация может приводить к нескольким видам потерь). Даем конкретные методики, которые помогут вам оптимизировать заказ канцтоваров, месторасположение мебели и офисной техники, согласование документов.

Возможности Zoom, о которых Вы могли не знать

В майском номере журнала мы показали в подробностях, как можно использовать программу Zoom для организации видеосовещаний при помощи компьютера. А сейчас поговорим об особенностях настройки Zoom на телефоне. О лечении проблем со звуком. О более оригинальных способах трансляции видеосовещаний.

Общие международные правила оформления англоязычных деловых писем

Данная статья поможет вам правильно оформить реквизиты служебного письма в США и Великобританию, а также лучше понять документы, полученные оттуда. Их правила легли в основу международной англоязычной переписки, поэтому если вам надо написать письмо в другую страну, особенности оформления документов которой вам неизвестны, то можете следовать этим устоявшимся правилам.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Количество межстрочных интервалов в организационно-распорядительных документах

С каким межстрочным интервалом надо набирать строки внутри реквизитов организационно-распорядительных документов, сказано в нашем профильном ГОСТ Р 7.0.97-2016. А вот надлежащее количество межстрочных интервалов между реквизитами там отсутствует. Какими они должны быть? Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя об оформлении приказа.

Внесение изменений в нормативные акты организации

Объясняем, какими документами можно внести изменения в ранее изданные локальные нормативные акты организации. Показываем формулировки приказа для корректировки, добавления, изъятия отдельных слов, чисел, предложений либо целых пунктов, разделов, приложений. Как признать старый нормативный акт полностью утратившим силу при утверждении его нового варианта, как их потом различать (идентифицировать).