Передача в архив документов по личному составу при ликвидации: платить или не платить?

Поводом для написания статьи стал вопрос читателя. Автор объяснила, кто устанавливает расценки на прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы в случае ликвизации организации, от каких критериев это зависит, какой алгоритм действий оптимален для ликвидируемой организации.
Вопрос в тему
Куда:  delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Подскажите, пожалуйста, сколько стоит прием в государственный архив документов по личному составу при ликвидации организации? В нескольких архивах озвучили стоимость хранения около 500 руб. за дело, в одном сказали: Конечно, бесплатно, у вас же ликвидация.

На этот вопрос нет однозначного и исчерпывающего ответа. Единых тарифов и единого прейскуранта не существует. В каждом субъекте Российской Федерации уполномоченные органы исполнительной власти в области архивного дела, а также государственные (в субъекте Российской Федерации) и муниципальные архивы (в муниципальном образовании) в соответствии с действующим законодательством1 самостоятельно устанавливают конкретные правила приема документов ликвидируемых организаций и прейскуранты. При этом учитываются многие факторы, в том числе:

  • место нахождения ликвидируемой организации (действует территориальный принцип комплектования архивов; кроме того, при ликвидации филиалов и представительств документы по личному составу обычно передаются в соответствующий архив по месту их нахождения и регистрации в качестве налоговых агентов);
  • является ли ликвидируемая организации источником комплектования данного архива или нет;
  • организационно-правовая форма (акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью, физическое лицо – индивидуальный предприниматель) и форма собственности (федеральная, ­государственная субъекта Российской Федерации, муниципальная);
  • полнота документов, их количество, хронологические рамки и состояние (физическое, техническое, санитарно-гигиеническое);
  • проведена ли работа по упорядочению документов (экспертиза ценности, формирование дел, оформление дел: подшивка, составление внутренних описей и листов-заверителей), т.к. архивы принимают ­документы на хранение только в упорядоченном состоянии;
  • составлены ли описи дел и акты о выделении документов к уничтожению в соответствии с установленными правилами.
Пример

Муниципальный архив может самостоятельно установить правила приема документов ликвидируемых организаций, например:

  • если организация является источником комплектования, то принимаются управленческие документы, отражающие основную деятельность, и документы по личному составу бесплатно;
  • если организация муниципальной формы собственности (не является источником комплектования), то принимаются документы по личному составу на срок до 75 лет2 (включительно) бесплатно;
  • если организация не является муниципальной собственностью, то принимаются документы по личному составу на срок до 75 лет (включительно) на основе договора и в соответствии с прейскурантом.

От физических лиц – индивидуальных предпринимателей принимаются документы на основе договора и в соответствии с прейскурантом.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Выдача пользователям документов из архива организации

Что может выдавать архив по запросам работников своей организации и сторонних компаний. Какими документами можно инициировать получение дел из архива (показали образцы заказа и служебной записки). Кто должен одобрить заявку. Каким комплексом документов оформляется выдача дел из архива (когда необходимо оформлять акт выдачи дел во временное пользование; книга выдачи документов обязательна, а вот карта-заместитель дела и лист использования документов дела факультативны). Какие из этих документов имеют утвержденные формы и как их можно усовершенствовать.

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Особенности выдачи сторонним организациям документов из архива во временное пользование

В письмо о выдаче документов во временное пользование лучше просить включить гарантию возврата и сохранности ваших документов (образец показали). Объяснили, на какой срок действующие правила считают допустимым выдавать документы. Как заполнить акт и учетные документы при выдаче дел из архива сторонней организации, как ее представителю расписываться в получении. Стоит ли оставлять себе заверенные копии при временном расставании с оригиналами.

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения

Анализируются различные типы носителей информации на предмет их долговечности. Описываются оптимальные условия хранения, особенно подробно автор останавливается на соблюдении температурно-влажностного режима. Предлагаются способы решения проблем, связанных с устареванием аппаратного и программного обеспечения. Ведь устройства, с помощью которых информация считывается с внешних носителей (дискеты, CD и др.), изнашиваются и морально устаревают приблизительно через 10 — 15 лет, а жизненный цикл программного обеспечения сейчас оценивается всего в 5 — 7 лет. Кроме того, должное внимание уделено проблемам обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов. Вопросы организации учета и описания электронных документов при их долговременном хранении будут рассмотрены во второй части статьи, которую мы планируем опубликовать в следующем номере журнала.