Региональный государственный контроль в области архивного дела

Анализ судебной практики выявляет 2 основные группы нарушений, за которые привлекают к ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ «Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов». Но наказание за существенные нарушения смехотворно: предупреждение либо 300 руб. штрафа! Потому региональные органы предлагают ужесточить его и разработать более современные требования взамен устаревших правил работы архивов.

Судебная практика по статье 13.20 КоАП РФ

Анализ докладов об осуществлении регионального государственного контроля в области архивного дела показал, что большинство региональных контролирующих органов предпочитает добиваться от организаций устранения выявленных нарушений и не стремится по каждому случаю привлекать должностных лиц к административной ответственности, тем более что размеры административных штрафов таковы, что не могут даже компенсировать затраты на судебные издержки.

Анализ выявленных в информационной базе данных «РосПравосудие» судебных дел по статье 13.20 КоАП РФ, рассмотренных в 2010–2014 годах в основном мировыми судьями, показал, что такие дела рассматривались в 19 российских регионах. Это Алтайский край (6 дел), Астраханская область (2), Республика Башкортостан (2), Волгоградская область (4), Иркутская область (1), Кировская область (11), Республика Коми (6), Краснодарский край (2), Ленинградская область (18), Нижегородская область (3), Новосибирская область (4), Омская область (6), Саратовская область (9), Смоленская область (2), Пензенская область (5), Республика Татарстан (2), Ульяновская область (1), Хабаровский край (125), Ямало-Ненецкий автономный округ (2).

В 2014 году дела по статье 13.20 массово рассматривались лишь в двух регионах России – в Хабаровском крае и Кировской области, и лидером по части привлечении к административной ответственности является Хабаровский край.

Фрагмент документа
Информация об итогах исполнения административных регламентов управления по делам архивов Правительства Хабаровского края по предоставлению государственных услуг и ­исполнению государственных функций в 2013 году

По итогам плановых выездных проверок составлено 20 протоколов об административных правонарушениях, из них... 19 по ст. 13.20 «Нарушение правил хранения, ­комплектования, учета или использования архивных документов»...

На основании протоколов об административном правонарушении, подготовленных в 2013 году должностными лицами управления и переданных на рассмотрение мировым судьям края, 18 должностных лиц привлечены к административной ответственности с общей выплатой штрафа 3 700 рублей, из них:

  • 11 – к уплате административного штрафа в размере 300 рублей;
  • 1 – к уплате административного штрафа в размере 400 рублей;
  • 6 – вынесено предупреждение.

В отношении двух должностных лиц производство по делу об административном правонарушении мировыми судьями прекращено за отсутствием состава административного правонарушения.

Несмотря на то что проверки проводятся активно, в законодетельстве Хабаровского края ответственность за нарушение правил архивного дела вообще не предусмотрена (ни в местном КоАПе, ни где бы то ни было еще). А Кировская область заложила в свой закон об архивном деле ­отсылочную норму к законодательству РФ:

Фрагмент документа
Закон Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО «Об архивном деле в Кировской области»
Статья 18. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Закон Кировской области от 02.03.2005 № 313-ЗО «Об архивном деле в Кировской области»
Статья 18. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и ­уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Далее постановлением Правительства Кировской области от 28.12.2012 № 189/847 был утвержден «Административный регламент исполнения управлением по делам архивов Кировской области государственной функции «Осуществление государственного контроля за соблюдением нормативных правовых актов об архивном деле на территории области, а также состоянием сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в архивах организаций города Кирова и области, документов по личному составу в ­организациях всех форм собственности в интересах общества и ­граждан».

Нарушения, за которые должностные лица привлекаются к административной ответственности в рассматриваемой нами сфере, можно условно разделить на 2 группы:

  • утрата документов по личному составу или документов постоянного срока хранения;
  • нарушения «Основных правил работы ведомственных архивов».

Утрата документов по личному составу или документов постоянного срока хранения

Факты утраты архивных документов в настоящее время, к сожалению, не редкость. Судебная практика наглядно демонстрирует, что сейчас нет эффективных административных рычагов, способных повлиять на руководителей организаций. Обращает на себя внимание и то, что порой суды считают возможным ограничиться предупреждениями, а то и ­вообще освободить виновных от наказания.

Пример 1. Пропажа двух дел по личному составу

Исполнительный директор МП «Хлебокомбинат» не обеспечил сохранность двух дел предприятия, внесенных в опись дел № 2 по личному составу за 1954–2003 годы. Данный факт был выявлен в ходе плановой документарной и выездной проверки.

Но, по мнению суда, материалами дела достоверно не установлено время пропажи этих дел. Данное обстоятельство в силу ст. 1.5 и 4.5 КоАП РФ препятствует привлечению должностного лица к административной ответственности, потому дело по ст. 13.20 КоАП РФ было прекращено в связи с отсутствием состава ­административного правонарушения1.

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Как признать документы неисправимо поврежденными, чтобы снять с учета

Не секрет, что во многих организациях документы хранятся небрежно, в условиях, далеких от идеальных. Это ведет к их порче, а иногда и уничтожению. Мы рассказываем о том, чем отличаются поврежденные документы от неисправимо поврежденных, как правильно оформить обнаружение таких документов, чтобы их можно было снять с учета (в процедуре есть небольшие отличия для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов).

Как отразить в учетных документах архива «выбытие» единиц хранения

Различные обстоятельства могут приводить к тому, что сведения в учетных документах архива перестают отражать реальную ситуацию: документы в архиве могут быть не обнаружены по результатам проведенного розыска, получить неисправимые повреждения, быть переданы по акту к физическому уничтожению или в госархив, личные документы могут быть отданы собственнику, документы могут поступить в неупорядоченном состоянии, затрудняющем их учет, могут быть обнаружены «технические» ошибки в цифрах учета либо некоторые хранимые документы могут оказаться вообще «чужими». Сначала мы показываем виды актов (с примерами оформления), которые подтверждают разные причины выбытия и снятия с учета документов. А потом – как внести изменения о количестве хранимых дел в основные учетные документы архива на основании этих актов.

Как правильно оформить результаты розыска в архиве бумажных документов

Практически у любой организации есть документы, которые по учетным данным архива числятся, а фактически отсутствуют. Причем порой это достаточно ценные документы. Чтобы снять их с учета источнику комплектования надо реализовать полную процедуру их розыска и задокументировать отрицательный результат. Показываем образцы документов, которые нужно оформить. Кроме того, объясняем, как эту процедуру могут упростить организации, не являющиеся источниками комплектования, и почему утрату надо документировать вовремя.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Уничтожение документов

С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?

Готовим документы к передаче в архив организации

Какие организации обязаны создавать свой внутренний архив? Какие документы и когда туда стоит передавать из остальных подразделений? Как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят)? Как оформить опись на перемещаемые в архив документы? Как ­поделить обязанности между ­сотрудниками передающего подразделения и ­архива?