Top.Mail.Ru
Поводом для написания статьи стал вопрос читателя о ситуации, в которой невозможно соблюсти все предписанные критерии формирования дела с приказами по основной деятельности. Мы сначала выявили критерии, проанализировав действу­ющую нормативно-методическую базу, а потом проранжировали их по степени важности соблюдения. Кроме того, дали практические рекомендации по разбиению дел с ­приказами и их приложениями на тома.

Поводом для написания этой статьи cтал вопрос читателя:

Вопрос в тему
Куда: 
delo@delo-press.ru
Тема:  Бесплатные консультации для подписчиков

Просим разъяснить, есть ли нормативный документ, являющийся основанием для формирования дел с приказами по основной деятельности?

В статье Натальи Рудиной (№ 4` 2012, с. 83) указано, что в делах с приказами по основной деятельности «...нельзя делить пополам документы за один месяц. Они должны быть полностью включены в какой-то один том». А как быть, если листовая норма объема дела превышает рекомендуемую (250 листов)?

Экспертно-проверочная методическая комиссия (ЭПМК) государственного архива при проверке описей дел постоянного срока хранения в выписках из протоколов дает организациям следующую рекомендацию: «Месяц не делить; даты открытия следующих друг за другом томов дела не должны быть более ранними, чем даты окончания предыдущих томов дела. Документы с одной календарной датой не должны находиться в разных томах».

Директор архива не согласен с такими методическими замечаниями ЭПМК, не подписывает сопроводительные письма, направляемые источникам комплектования, и требует обоснования со ссылкой на нормативный документ.

Мы не можем комментировать позицию и действия директора архива, т.к. он является должностным лицом, действующим на основе единоначалия, и самостоятельно организует работу архива, принимает решения, согласовывает, подписывает и утверждает документы, которые образуются по основным задачам и функциям архива. Поэтому мы выскажем только профессиональное и мотивированное экспертное суждение.

В данной ситуации необходимо руководствоваться нормативными документами, твердо стоять на своей профессиональной позиции и быть уверенным в своем архивном «ремесле».

Действующая нормативно-методическая база

Нормативными документами, устанавливающими порядок экспертизы ценности документов и правила формирования дел являются:

  • «Основные правила работы ведомственных архивов» (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.1985, утв. приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263; далее – Правила ведомственных архивов);
  • «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утв. приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19; далее – Правила государственных архивов). Правила государственных архивов содержат небольшое допущение (п. 1.4.) о том, что муниципальные архивы руководствуются установленными требованиями с учетом их ­правового статуса и особенностей деятельности.

Подпункт 2.2.5 Правил ведомственных архивов устанавливает, что «распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями». Таким образом, хронологический принцип используется вместе с номинальным при определении последовательности расположения документов внутри дела в процессе формирования дел с приказами по основной деятельности и по личному составу. Соблюдение хронологической последовательности и означает расположение документов внутри дела в последовательности дат их создания (издания, составления) в пределах каждого календарного года с 1 января по 31 декабря.

Поскольку технологии делопроизводства и архивного дела взаимосвязаны, то только правильное формирование документов в дела в делопроизводстве позволит архиву соблюдать требования к систематизации архивных документов в пределах архивного фонда.

Пункт 2.9 Правил государственных архивов предусматривает обязательный учет того же хронологического признака (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения) при разработке государственным или муниципальным архивом схемы систематизации архивных документов.

В процессе формирования дел и при определении последовательности расположения документов внутри дела рекомендуем руководствоваться действующими документами методического характера:

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 1)

Комментируем отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов...» в организациях, утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете: какие организации обязаны создавать архив как структурное подразделение, а какие нет; какими документами должна регулироваться деятельность архива; чем регламентируется работа с научно-техническими документами; когда надо передавать документы из подразделений в архив организации, когда они становятся архивными; кому оформлять и подписывать опись дел структурного подразделения и архивную опись, являющуюся годовым разделом описи дел (почему изменения в этом вопросе могут не понравиться руководителю архива организации и как можно исправить ситуацию).

В какой архив должны попадать документы филиалов и представительств

Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).

Учет документов в номенклатуре дел, описях и архиве организации (часть 3)

Читайте третью часть подробной статьи в этом номере журнала. Мы на примерах объясняем логику заполнения следующих обязательных учетных документов архива организации: список фондов (нужен, если их несколько), лист фонда, реестр описей дел. Вы поймете, как в них отражать различные ситуации: наличие нескольких архивных фондов, смену наименования организации, поступление документов по новым видам сводных описей, а также поступление новых партий документов по следующим годовым разделам ранее заведенных описей дел, получение архивом из подразделений неописанных документов и их последующее упорядочивание с составлением описи силами специалистов архива, переработку ранее полученной описи дел, передачу части документов в архивное учреждение (что актуально для источников комплектования). Мы освещаем наиболее сложные вопросы, в т.ч. и такие, прямых ответов на которые вы не найдете в архивных Правилах 2023 года.

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Если вы пришли в архив…

Статья посвящена социально правовым запросам организаций и частных лиц, чаще всего направляемым в госархивы. Как вычислить нужный архив и сколько ждать ответа? Какие услуги окажут бесплатно, а за что придется заплатить? Как составить запрос? Архивные справки, выписки и копии могут выдавать не только госархивы, но и коммерческие организации, поэтому правила их оформления вам тоже могут пригодиться. Кроме того, разъясняется ситуация с документами, переданными на ответственное хранение сторонней организации.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации

За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?

Как получить архивную справку о зарплате?

Куда обращаться? Дан алгоритм поиска нужного архива. В каких документах могут долго сохраняться сведения о заработной плате? Какими нормативными актами регулируются эти отношения? Поводом к написанию статьи стал вопрос читателя.