Top.Mail.Ru

Долговременное хранение электронных документов: основы методологии

Что нужно понимать практикам, приступающим к задаче организации долговременного хранения электронных документов сейчас относительно физических носителей, аппаратного и программного обеспечения, электронной подписи? С чего начинать? На какие цифры и примеры опираться?

Ни для кого не секрет, что системы электронного документооборота (СЭД) уверенно заняли свое место в жизни современной организации. Где-то с большим, а где-то с меньшим успехом они воплощают в жизнь обещания своих разработчиков, рекламщиков, а иногда, если все сложится удачно и совместная команда «внедренцев» поработает на совесть, дело доходит и до реализации требований самого заказчика. СЭД ведущих производителей предоставляют богатый функционал по оперативному хранению проектов документов и их электронных копий, но назвать это полноценным электронным архивом нельзя по целому ряду причин, которые будут рассмотрены ниже.

Приступать к решению сугубо прикладных проблем стоит лишь после того, как в организации будет создан общий методологический подход к работе с архивом электронных документов. Сначала важно понять основы!

Вопрос пока не решен!

На текущий момент подавляющее число СЭД не работает с электронными документами. Почему так происходит? Ответ прост: на протяжении всего жизненного цикла документа, от создания проекта или карточки документа до отправки в электронный «архив», в системе мы имеем дело лишь с проектом и различного рода рабочими копиями документа. Определенные допущения позволяют нам считать, что такой набор копий может заменить оригинал документа в повседневных бизнес-процессах организации, но все эти допущения строятся на том, что где-то в недрах самых настоящих папок, коробов, шкафов и прочих хранилищ существует «настоящая» бумажная версия документа, со всеми необходимыми реквизитами. Конечно, прогресс не стоит на месте и утвержденный федеральными законами механизм «электронной цифровой»1, а позднее и «квалифицированной электронной»2 подписи дает нам возможность, выполнив требования закона и других подзаконных актов, считать наш электронный документ настолько же полноценным, каким до сих пор является проверенный столетиями бумажный экземпляр.

Кстати, о столетиях. История развития ЭВМ, как говорится, с запасом укладывается в один век. А временной промежуток, охватывающий работу с неструктурированным контентом, который с натяжкой можно называть электронными документами, со всеми допущениями составит от силы 30 с небольшим лет. И этот факт подводит нас к следующему: долговременное и постоянное хранение электронных документов по большей части остается теоретическим вопросом, который, тем не менее, требует практических решений уже здесь и сейчас. Как любая «уважающая себя» научная проблема, данный вопрос может быть рассмотрен в двух аспектах: фундаментальном и прикладном. И если первым аспектом занимаются ученые-архивисты совместно со специалистами в области фундаментальных IT, или Computer Science, которая свободна от «сиюминутных» ограничений, накладываемых спецификой программного и аппаратного обеспечения, а также требований НПА, то вопросы прикладного характера требуют от делопроизводителей, IT-служб и, конечно, владельцев основных бизнес-процессов конкретной организации, а иногда и немедленного решения.

С чего начинать практикам?

Если говорить о практике, то в первую очередь нам нужно понимать, что именно и в течение какого срока мы собираемся хранить, и только потом, очертив круг, стоит...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Внешнеэкономическая деятельность без бумажных документов

Для принятия осознанного решения о переходе на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) со своим зарубежным контрагентом нужно понять принципиальные вещи. Какую экономию времени и денег дает переход в цифру (приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др.)? Как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в России? Есть ли нерешенные проблемы для практического перехода на трансграничный электронный документооборот? С партнерами из каких стран российский бизнес уже может перейти на электронный документооборот, благодаря налаженной инфраструктуре? Что делать, если интересующей вас страны в этом списке пока нет? Каков алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО? Наши ответы на эти вопросы помогут вам в принятии решения о переходе на трансграничный ЭДО.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

Как получить квалифицированную электронную подпись в УЦ ФНС России

Какие организации бесплатно получают усиленную квалифицированную электронную подпись в удостоверяющем центре ФНС России. Куда за ней обращаться и что с собой взять. Что в результате получите от налоговой. Где можно будет использовать эту электронную подпись. Автор статьи показывает алгоритм действий с учетом изменений, внесенных в 2023 году. Отмечает и проблемы, часть которых его организации удалось разрешить. Данная статья написана по материалам выступления автора на Форуме ЭДО 2023.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.