«Нет времени объяснять. Это очень важный документ, нужно срочно взять его в работу!» Как часто сотрудники канцелярии слышат эти слова в разгар трудового дня? Точно не по разу. Начальству не объяснишь, что в очереди у тебя еще десятки таких же «важных» входящих. Выбор небольшой – либо ускориться еще больше, либо остаться на работе сверхурочно, чтобы разгрести завалы того, что пришло сегодня.
В этой статье не хочется драматизировать, а хочется показать, что на современном предприятии скорость и качество обработки документов зависит не только от человека, но и от уровня используемых информационных технологий. И речь не про системы управления базами данных, учетные системы, электронный документооборот, которые и так использует большинство компаний, а про искусственный интеллект.
«Где канцелярия и где ИИ? Сравнили тоже»
Именно на те участки деятельности, где сотрудники выполняют много типовой работы, идеально «ложится» искусственный интеллект (ИИ). В канцелярии объем шаблонных операций зашкаливает. Один из наиболее трудоемких и в то же время рутинных этапов – это обработка входящей корреспонденции.
На предприятие поступило бумажное официальное письмо от контрагента. Пока секретарь откроет его, отсканирует, занесет реквизиты в систему, зарегистрирует, найдет нужного адресата среди сотен сотрудников и отправит ему, может пройти от 5 минут до получаса.
В то же самое время все эти операции искусственный интеллект сможет выполнить за 2 минуты.
В этой статье расскажем, как внедрение интеллектуальной системы Directum Ario One может облегчить работу всем участникам цепочки документооборота.
Регистрация входящей корреспонденции без лишних рук
Бумажная почта
Обычно действия делопроизводителя довольно шаблонны. Если в организацию поступают бумажные письма без вложений, он сканирует их и заносит в систему. Если к письму приложены документы, то каждое вложение он сканирует и сохраняет отдельным файлом, а потом заполняет карточки. В общем, начинается двойная работа.
Посмотрим на эту же задачу под углом ИИ. Когда в организации используется интеллектуальная система обработки документов, человеку нужно только отсканировать входящую корреспонденцию, занести в систему (причем одним файлом), а ИИ уже сам разделит на отдельные документы, распределит по видам и журналам регистрации. Что остается специалисту, так это «включить» контролера – проверить состав комплекта и то, насколько корректно заполнены карточки.
Email
Обычно при поступлении писем по электронной почте делопроизводитель локально сохраняет вложения к письму, заносит в систему и вручную заполняет карточки.
Альтернативный вариант – можно использовать решение по регистрации писем из Outlook. Сотрудник нажимает всего пару кнопок в системе, чтобы на основании файлов из вложений к email-письму создались и заполнились карточки документов. Делопроизводителю остается их проверить и зарегистрировать.
Еще больше это решение облегчает работу в случаях, когда корреспондент присылает многостраничные документы несколькими файлами по одной странице. Делопроизводитель сможет быстро «склеить» все страницы в один документ в интерфейсе системы.
Благодаря ИИ регистрация протекает в 2-3 раза быстрее.
Быстрое и прозрачное рассмотрение
Дальше еще интереснее. После регистрации карточка отправляется на рассмотрение нужному руководителю, которого опять же выбирает искусственный интеллект.
Встанем на место руководителя: у него и без того много важных задач, помимо рассмотрения документов. Допустим, он получает письмо, в котором упомянута претензия по договору 5-летней давности или обращение некоего гражданина, который жалуется, что с ним не была проведена качественная работа. Чтобы найти эти документы и ознакомиться с ними, он тратит самый важный ресурс – свое время.
Как руководителя выручит ИИ? Он заранее извлекает из текста письма и приложений все представляющие важность реквизиты (например, реквизиты договора, по которому пришла претензия, номер и дату заявки на поставку, регистрационные данные обращения и др.) и вкладывает их в задание на рассмотрение. Руководителю не нужно искать их и восстанавливать картину событий. Многое из нужного система найдет сама. Останется только оперативно принять решение по дальнейшей работе с документом.
Руководитель экономит от 5 минут на рассмотрение одного документа, а за день их может быть не один десяток.
Определение исполнителя
И здесь тоже поможет искусственный интеллект. Трудно удержать в голове большой объем информации, и руководитель может забыть фамилию специалиста, которому нужно поручить исполнение документа. Приходится вспоминать или уточнять у своего помощника.
ИИ избавит от такого рода конфузов. На основании формулировок, которые рассматривающий часто использует, а также исходя из содержания документа интеллектуальная система заполнит проект резолюции и определит исполнителей, в том числе продумает иерархию вплоть до конечного исполнителя или настроит этапы с контролем каждого из них. Руководителю останется только проверить данные и воскликнуть: «Точно, это же работа для Иванова!»
До 1 часа в день может сэкономить руководитель, если ищет исполнителя не сам, а с помощью искусственного интеллекта.
Подготовка ответного письма
Представьте ситуацию: вы работаете на новой работе пару месяцев и вам в первый раз приходит задание подготовить ответ на письмо. Сроки сжатые, руководитель суровый, а специалист, который раньше этим занимался, сейчас в отпуске. Вы пытаетесь отыскать в системе похожие письма и найти на них ответные, но всё это занимает кучу времени. Уже вечер, а вы так ничего похожего и не нашли. Начинается паника…
А теперь представим, что в компании внедрена система интеллектуальной обработки документов Directum Ario One. Вам приходит задание, в которое уже вложено почти заполненное ответное письмо по нужному шаблону. ИИ сам проанализировал весь объем писем, когда-либо поступавших в организацию от данного корреспондента, подобрал и заполнил подходящий шаблон ответного письма из множества используемых. Вам нужно всего-то проверить «его выводы и предложения», а если все верно, то дописать содержательную часть. Сроки соблюдены, руководитель доволен :)
Подготавливая шаблон ответного письма за человека, ИИ экономит до 2-5 минут на документ.
Искусственному интеллекту в канцелярии быть!
Давайте резюмировать. Большинство считает, что ИТ-решения на базе интеллектуальных механизмов если и пригождаются в делопроизводстве, то исключительно для распознавания реквизитов. Но как вы могли прочитать выше, это ложное представление – возможности ИИ гораздо шире.
- Искусственный интеллект можно применять на всех этапах цепочки по обработке входящей корреспонденции.
- ИИ может серьезно разгрузить всех участников процесса – от делопроизводителя до руководителя и конечного исполнителя.
- Если использовать искусственный интеллект в работе с входящим документом, то можно получить экономию времени в разы.
Рекламодатель: ООО «ДИРЕКТУМ», ОГРН 1031801962092
