Замена бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов решает множество задач: эффективное управление информацией, экономия на хранении больших объемов бумажных документов. Но широкому внедрению такого подхода мешает ряд принципиальных вопросов, которые в России пока еще не решены: с какими документами так можно поступать? как это делать, чтобы обеспечить доказательную силу оставшихся электронных копий? Потому полезно посмотреть, как развивались подходы к решению этой задачи и нормативное регулирование в Европе и Северной Америке, в странах с континентальной и англосаксонской системами права. После обзора «импортных решений» автор оценит возможность использования замещающего сканирования сейчас в России, даст ссылки на ГОСТы, которые вам могут пригодиться, и расскажет о созревающем в Правительстве законопроекте – но это уже в следующем номере журнала.

Повсеместное внедрение информационных технологий и очевидная эффективность управления информацией в электронном виде поставили на повестку дня ряд задач:

  • обеспечение единого управления документами и информацией в организации вне зависимости от вида носителей;
  • решение вопроса о том, что делать с уже накопленными колоссальными объемами информации на традиционных носителях, а также сдерживание создания и накопления бумажных документов, которые производятся в растущих объемах. Ведь все это влечет за собой рост расходов на обеспечение сохранности бумажных документов.

Распространенным способом решения этих задач является оцифровка документов и информации на традиционных носителях, однако в полной мере отдачу можно в большинстве случаев получить лишь при условии уничтожения оригиналов бумажных документов после оцифровки, при одновременном придании электронным копиям юридической силы, равной юридической силе оригиналов. Движение в этом направлении оправдано в т.ч. и тем, что в практической деятельности все чаще деловые решения принимаются руководителями и специалистами на основе электронных копий, а не бумажных подлинников.

В последнее время представители российских деловых кругов, в т.ч. участники финансовых рынков, все настойчивее ставят вопрос о «замещающем сканировании», т.е. о правомочности замены бумажных подлинников их отсканированными копиями.

Общие принципы проведения замещающего сканирования

Задача создания нормативно-правовых рамок для замещающего сканирования в той или иной степени решается в ряде стран мира уже на протяжении полутора десятилетий, причем в отношении документации не только коммерческих организаций, но и государственных органов, которые в процессе своей деятельности накапливают в архивах колоссальные объемы документов на бумажных носителях. Последней тенденцией является массовое применение замещающего сканирования в деятельности исторических государственных архивов ряда стран.

Можно выделить следующие особенности организации замещающего сканирования:

  • Нигде в мире вопрос о замещающем сканировании не решается в общем виде для широкого круга документов. Его возможность всегда устанавливается для конкретных видов документов (как правило, для наиболее массовых документов временного срока хранения), применяемых в рамках конкретных отношений.
  • Нормативное регулирование данного вопроса зависит от того, какая система права используется в государстве (англосаксонская или континентальная), а также от того, под какую отрасль права подпадают отношения, в рамках которых возникают документы (в России это может быть административное право, гражданское и т.п.).
    В странах англосаксонской системы права уместность замещающего сканирования обычно оценивается судами в сопоставлении со сложившейся хорошей деловой практикой, в то время как страны континентального права склонны устанавливать формальные требования к процессам оцифровки и последующего хранения электронных копий.
  • Практически повсеместно требуется (либо рекомендуется) при использовании замещающего сканирования внедрять систему менеджмента, аналогичную системе менеджмента качества, предусматривающую формирование полноценной внутренней нормативной базы, проведение документированного обучения персонала, документированное выполнение всех процессов и процедур, мониторинг и анализ на предмет выявления и устранения недостатков.
  • Какая бы нормативно-правовая база ни использовалась, любое решение об уничтожении подлинников до истечения установленных для них сроков хранения создает определенные риски в деловой деятельности. Поэтому решения такого рода обычно принимаются на основе анализа рисков и в тех случаях, когда затраты на хранение бумажных подлинников значительно превышают возможные финансовые потери вследствие невозможности представить подлинники заинтересованным сторонам.
  • Часто устанавливается период времени после проведения сканирования, в течение которого требуется сохранять бумажные подлинники. Длительность этого периода выбирается таким образом, чтобы за это время:
    • были проведены все необходимые процедуры проверки полученных электронных копий на точность, читаемость и доступность;
    • была предъявлена и разрешена основная масса претензий, непосредственно связанных с данными документами. Как правило, подлинники документов, относящихся к незавершенным судебным спорам и расследованиям, не уничтожаются.
  • В странах...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как по новым правилам привлечь к ответственности недобросовестного «удаленщика»

Эпидемия коронавируса заставила Минтруд подготовить пакет поправок о работе на удаленке. Закон № 407-ФЗ был принят 08.12.2020 с соответствующими изменениями и дополнениями в Трудовой кодекс РФ, которые вступили в силу с 1 января 2021 года. Расскажем, как по новым правилам можно закрепить обязанности удаленного сотрудника, чтобы иметь возможность контролировать его работу, а в случае недобросовестности привлечь к дисциплинарной ответственности (в чем особенности процедуры, можно ли уволить за прогул или непредставление отчета о проделанной работе и др.).

Отстранение от работы из-за повышенной температуры в период борьбы с COVID-19: как оформить приказ, ответственность за нарушения

Кто обязал работодателей ежедневно измерять температуру у своих сотрудников и в случае обнаружения повышенной температуры отстранять таких лиц от работы? Какая температура считается повышенной? Ответственность организации и человека, которые отказываются от соблюдения мер профилактики COVID-19, весьма серьезная (в исключительных случаях для граждан штраф до 2 000 000 руб. и лишение свободы до 5 лет, организацию могут оштрафовать до 1 000 000 руб., приостановить ее деятельность до 90 суток и дисквалифицировать руководителя) – разъясняем в статье все возможные варианты. Поэтому работодателю важно документировать факт отстранения от работы предположительно заболевшего сотрудника. Объясняем также, что нужно сделать потом.

Как изменилась дистанционная работа с 1 января 2021 года

Поможем вам разобраться в изменениях правил дистанционной работы, которые «заработали» с января 2021 года в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на «удаленку»; всегда ли требуется согласие работника; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; как обмениваться документами; когда и какие электронные подписи использовать; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; чем работодатель должен обеспечить таких работников; по каким причинам их можно уволить и т.д. Привели все принципиальные положения главы 49.1 ТК РФ и собрали мнения экспертов: что станет лучше для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приводим образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Рассмотрели разные варианты «выбытия» участника общества (владельца бизнеса), чтобы сориентировать вас в возможных последствиях и способах нормализации ситуации. В этом номере читайте вторую часть данной статьи.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Автор делится своими секретами по организации эффективного совещания. Предлагается пошаговая методика его подготовки (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для ­информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.

Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

Вы узнаете, чем отличается основная печать (круглая или гербовая) от дополнительной и от штампа, как выглядят оттиски нескольких экземпляров одной печати и дубликата утерянной. Каковы обязательные реквизиты печати? Как заказать и ввести в действие новую печать? Что делать, если старая пришла в негодность или пропала, как обезопасить себя от ее несанкционированного использования? Чем грозит изготовление подделок? Как защитить печати и штампы своего предприятия, организовав их учет и закрепив ­за ответственными должностными лицами?