Top.Mail.Ru
Замена бумажных документов их оцифрованными копиями с последующим уничтожением оригиналов решает множество задач: эффективное управление информацией, экономия на хранении больших объемов бумажных документов. Но широкому внедрению такого подхода мешает ряд принципиальных вопросов, которые в России пока еще не решены: с какими документами так можно поступать? как это делать, чтобы обеспечить доказательную силу оставшихся электронных копий? Потому полезно посмотреть, как развивались подходы к решению этой задачи и нормативное регулирование в Европе и Северной Америке, в странах континентальной и англосаксонской систем права. После обзора «импортных решений» автор оценивает возможность использования замещающего сканирования сейчас в России, дает ссылки на ГОСТы, которые вам могут пригодиться, и рассказывает о созревающем в Правительстве законопроекте.
Окончание статьи. Начало в № 03 / 2017
Окончание статьи. Начало в № 03 / 2017

Замещающее сканирование в Австралии

Особенностью нормативного регулирования управления документами в Австралии является то, что оно строится на целой системе национальных стандартов, руководств и рекомендаций нескольких уровней, которые обязательны к применению всеми органами государственной власти. Значительную роль в системе играют стандарты, разработанные региональными органами власти, отвечающими за организацию работы с документами и информацией.

Управление государственных документов штата Виктория в руководстве «Типовой перечень для конвертированных документов» 2010 года 1 допускает при определенных условиях уничтожение оригиналов документов, преобразованных из одних форматов в другие. Руководство охватывает и оцифровку бумажных документов.

Архивно-документационная служба штата Новый Южный Уэльс в 2013 году также считала, что бумажные документы после оцифровки можно спокойно уничтожать 2.

При этом она ссылалась на выпущенное Управлением государственных документов этого штата руководство по оцифровке 3. В нем отмечается, что прежде чем проводить уничтожение бумажных оригиналов:

  • «все требования по обеспечению сохранности оригиналов должны быть проверены и выполнены»;
  • следует «получить и задокументировать разрешение представителя высшего руководства на проведение уничтожения»;
  • следует убедиться в том, что в бумажных оригиналах более нет никакой внутренней деловой потребности и что отсканированные версии всех этих документов разборчивы, доступны и хорошо управляются.

В 2015 году Национальные архивы Австралии подготовили и представили для публичного обсуждения проект политики, регламентирующей судьбу находящихся на архивном хранении документов после их оцифровки (речь идет об уничтожении, возврате или передаче документов третьей стороне) 4. Это стало расширением действующего ранее разрешения, данного центральным органам исполнительной власти на уничтожение / передачу их документов после оцифровки.

Политика, в первую очередь, охватывает бумажные документы, созданные после 1995 года с использованием компьютерной техники и потом распечатанные. Но она не распространяется на документы, которые могут потерять часть своей ценности в случае переноса на другой носитель (например, имеющие художественную ценность).

Важнейшей частью политики является контроль качества, обеспечивающий сохранение оцифрованными документами всей информации, содержащейся в оригинальных версиях.

После оцифровки электронный документ приобретает статус архивного документа, и те из них, к которым не ограничен доступ, выкладываются в онлайн-режиме через базу данных Национальных архивов «Record Search» («Поиск документов»). Оригинальные бумажные документы могут быть возвращены ответственному за них органу исполнительной власти, переданы другой организации или уничтожены.

В отношении документов, отобранных к передаче на архивное хранение, источник комплектования или Национальные архивы могут выйти с инициативой об их оцифровке и передаче в Национальные архивы уже электронных копий вместо оригиналов.

Замещающее сканирование в Германии

В Германии вопрос о замещающем сканировании документов коммерческих организаций за последние 10 лет был достаточно хорошо проработан и, поскольку страна использует континентальную систему права, закреплен в ее нормативной базе. В первую очередь речь идет о бухгалтерских и налоговых документах, поскольку они являются наиболее массовыми и имеют временные сроки хранения.

В официальных ответах Налоговых органов Германии от 23.01.2008 на часто задаваемые вопросы относительно прав налоговых органов на доступ к данным 5 в пункте 6 раздела III было сказано следующее:

«6. Могут ли документы уничтожаться после сканирования?

Если в интересах оперативной деятельности оцифровываются документы, первоначально полученные организацией в бумажной форме, то в дальнейшем они должны сохраняться в электронном виде (например, в таких графических форматах, как pdf или tiff). Если процедуры и процессы соответствуют общепринятым принципам бухгалтерского учета / общепринятым принципам компьютеризованного бухгалтерского учета и отсутствуют иные нормативные требования к сохранению оригиналов, то допускается последующее уничтожение оригинальных документов.

Должен быть регламентирован порядок правильного уничтожения более не нужных документов и обеспечения дальнейшей сохранности необходимых оригинальных документов».

Итак, если документы оцифрованы и выполнены перечисленные выше требования налоговых органов, то оригиналы могут быть уничтожены.

Д-р Мартин Бартониц в блоге немецкой компании Saperion 26.05.2010 дала ответ на вопрос «Можно ли, не нарушая требований законодательства Германии, уничтожить бумажные документы после сканирования?» 6

Эксперт отметила, что в законодательстве Германии нет единых норм по проведению замещающего...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Деловые переговоры: как организовать и документировать договоренности до оформления договора

Как организовать деловые переговоры на высшем уровне: соблюсти протокол, что согласовать с приглашенной стороной, что надо организовать принимающей стороне. Как оформить программу пребывания иностранной делегации и программу переговоров. Кто и где должен встречать гостей, в каком порядке представляться, правила рассадки в автомобиле и за столом переговоров. Как при этом можно обезопасить участников от COVID-19. Как принято общаться, в т.ч. в нестандартных ситуациях (например, при опоздании одного из участников и др.). Как документально зафиксировать те договоренности, которые удалось достичь, если до заключения договора дело не дошло: см. образцы оформления протокола записи деловой беседы, протокола о намерениях, соглашения о сотрудничестве и организации взаимоотношений.

Процедура привлечения к работе в выходные и праздники

Грядут майские праздники. Мы поэтапно описали процедуру привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (с образцами приказа и заявления). Объяснили, для кого действует особый порядок. Дали варианты компенсации за работу в такие дни: двойной размер оплаты или отгул. По ходу описания правильной процедуры отметили распространенные ошибки, которые чаще всего допускают работодатели, и объяснили, сколько они будут «стоить» в случае их выявления.

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Как по новым правилам привлечь к ответственности недобросовестного «удаленщика»

Эпидемия коронавируса заставила Минтруд подготовить пакет поправок о работе на удаленке. Закон № 407-ФЗ был принят 08.12.2020 с соответствующими изменениями и дополнениями в Трудовой кодекс РФ, которые вступили в силу с 1 января 2021 года. Расскажем, как по новым правилам можно закрепить обязанности удаленного сотрудника, чтобы иметь возможность контролировать его работу, а в случае недобросовестности привлечь к дисциплинарной ответственности (в чем особенности процедуры, можно ли уволить за прогул или непредставление отчета о проделанной работе и др.).

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Автор делится своими секретами по организации эффективного совещания. Предлагается пошаговая методика его подготовки (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для ­информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.

Штатная численность службы документационного обеспечения

В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат. В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.