Top.Mail.Ru
Как найти квалифицированные кадры и мотивировать их работать в подразделении, отвечающем за документационное обеспечение управления (ДОУ)? Как относиться к непрофильным задачам? Как обеспечить расстановку людей на разных участках работы и добиться от них максимального КПД? Как удержать персонал и обеспечить взаимозаменяемость? Как решить эти задачи начальнику отдела, чтобы его коллектив работал слаженно, в т.ч. при перегрузках? Автор предлагает читателям для использования свои методы и схемы, наработанные за последние 10 лет.

Формирование кадрового состава общего отдела 1 – мероприятие не из простых в силу ряда обстоятельств, начиная с относительно небольших зарплат для вновь пришедших сотрудников до незначительного количества учебных заведений, предоставляющих возможность получения профильной специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». За решение вопросов кадрового обеспечения подразделения ДОУ кроме его руководителя отвечают еще кадровая служба и первое лицо организации. Однако большая часть ответственности лежит на непосредственном руководителе этого подразделения.

Где взять людей? или Сам найди себе подчиненных

Отношение к специалистам в области делопроизводства изначально было не очень уважительным и одобрительным. В понимании большинства достаточно научиться работать с компьютерной и офисной техникой (а в случае с секретарями – заварить чай, кофе), и по большому счету специалист готов. Из образования хватит и техникума 2. У кого-то это представление со временем менялось, у кого-то нет, но в массовости своей работа с документами (архив, секретариат, канцелярия) воспринимается и сейчас как идеальная синекура 3.

Подготовку специалистов нашего профиля осуществлял с 1932 года Историко-архивный институт (ныне – подразделение РГГУ), но с углубленным изучением документа как исторической ценности без отвлечения на современные особенности организации работы с документами. Уже в 1966 году появился Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, среди направлений работы которого документоведение стало изучаться на одном уровне с архивоведением. С начала 2000-х годов среди государственных и коммерческих средних специальных и высших учебных заведений специальность «Документоведение и ДОУ» стала чаще открываться, но скорее как дань моде и глобальному информационному развитию мира. Выпускников вузов и техникумов/колледжей разбирали на рынке труда, как горячие пирожки. В настоящее время также в системе ссузов и вузов указанная специальность существует, но в большинстве случаев преподавание даже если и ведется на основе сильной теоретической базы, то при минимальной привязке к практической работе, имеющей огромное количество особенностей в зависимости от отрасли деятельности организации и т.д. В то же время выпускники учебных заведений зачастую обладают ничем не подтвержденными запросами на высокие зарплаты и широкий социальный пакет, обосновывая это редкой специальностью.

Как же в современных условиях сформировать коллектив профессионалов, включающий специалистов в области и документоведения / документационного обеспечения управления, и архивоведения, попутно не забывая про дополнительный функционал, зачастую возлагаемый на общие отделы (от контроля за всем обеспечивающим персоналом хозяйственной сферы до контроля за договорной работой)?

Нельзя отказываться ни от одного человека – потенциального претендента, изъявляющего желание устроиться к вам на работу, только из-за  непрофильности его образования. Имеющийся уровень образования и полученная специальность в вашем выборе не должны превалировать. За 10 лет моего руководства общим отделом из работавших сотрудников имевших профильное высшее или среднее специальное образование было всего трое (включая меня). Все остальные изначально профильного образования не имели: экономика, юриспруденция, информационные технологии, педагогика, картография, туризм и гостиничное хозяйство и др., но не документоведение и ДОУ. Все они за определенный период времени освоили необходимые знания, умения и навыки, позволяющие показывать высокие результаты работы в сфере ДОУ.

В рамках мотивационных мероприятий желающим была предоставлена (и будет предоставлена в дальнейшем) возможность получения профессиональной переподготовки в области ДОУ, что является мощным толчком в карьерном развитии.

Пример 1

Два сотрудника общего отдела с первичным образованием в области юриспруденции и экономики получили возможность занять должности заместителей начальника отдела, пройдя программу профессиональной переподготовки по документоведению. Они трудятся в нашем подразделении 11 и 8 лет соответственно, занимая руководящие должности уже более 5 лет.

В настоящее время 1 из 2-х заместителей в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. Поэтому в актуальной оргструктуре отдела, показанной в Примере 5, значится только 1 заместитель.

Также по необходимости и пожеланиям конкретных сотрудников мы прибегаем к краткосрочным курсам, семинарам и лекциям узконаправленного характера (по работе с обращениями граждан, оформлению деловой переписки, подготовке для архивного хранения документов по личному составу и т.д.). Это позволяет актуализировать знания по конкретному направлению работы.

Видение профессиональной парадигмы развития и построение образовательной траектории для каждого подчиненного становится неотъемлемой частью работы руководителя общего отдела (не надо полностью полагаться на кадровую службу, вам стоит быть как минимум инициатором повышения квалификации своих сотрудников). Это должно касаться любого подчиненного, но особое внимание стоит уделять:

  • молодым, обучающимся одновременно с работой,
  • и студентам, проходящим практику.

Две эти категории являются крайне перспективными для формирования кадрового резерва как организации в целом, так и общего отдела в частности (см. Примеры 2 и 3).

Пример 2. Заполняемость штатных единиц общего отдела на протяжении нескольких лет

Заполняемость штатных единиц общего отдела на протяжении нескольких лет

Превышение фактической численности над штатной обусловлено наличием ставок, занятых сотрудниками, временно принятыми на должность работниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком. А уменьшение штатной численности связано с увеличением КПД подразделения в целом и переходом к взаимозаменяемости.

Пример 3. Индивидуальная образовательная траектория сотрудника

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Управление людьми при помощи слова

Управленец отличается способностью направлять других людей к нужным ему действиям. Но для этого он должен обладать определенными качествами и навыками – подскажем, как их можно развивать сознательно. В статье найдете практики повышения заниженной самооценки и развития речевого аппарата, секреты успешного оратора. Структура речи из 4 актов позволит мотивировать людей на нужные вам действия (дается ее схема и пояснения на примерах из жизни, чтобы объяснить, что и в каком порядке нужно говорить, как играть с эмоциональным фоном слушателей). Эту структуру можно применять в монологе и диалоге, в устной и письменной речи (например, раскрывается секрет эффективного резюме). Даны схемы деления людей на логические уровни и психологические возрасты. Они помогут вам распознавать интересы и горизонт планирования собеседника, чтобы говорить на понятном ему языке.

Работа курьера в канцелярии

Особенность работы курьера в том, что его загруженность в большой степени зависит от других сотрудников. Непосредственному начальнику курьера нужно быть готовым, с одной стороны, занять работника во время простоев, а с другой – помочь ему выстроить приоритеты и не идти на поводу у коллег, которые так и норовят отправить курьера по своим личным или околослужебным делам. Как соблюсти этот баланс? Какие формы заявок на доставку вам помогут? Как принять на работу и занять курьера? Как составить ему инструкцию? Даем ответы на все эти вопросы.

Разъездной характер работы

Как отличить разъездной характер работы от командировок или работ в пути, в полевых условиях, вахтовым методом? Вы поймете, как соответствовать требованиям законодательства, если в вашей организации есть курьеры, торговые представители или иные работники «разъездного характера», какие документы обязательно надо издать, а какие – желательно, как их грамотно составить. Также сможете понять цену вопроса – каковы штрафы за ошибки в документальном оформлении трудовых отношений с такими работниками.

Как изменить обязанности работника

Что такое трудовая функция и трудовое действие? Как они описываются в должностной инструкции? Какие корректировки обязанностей работодатель может сделать без согласования с работником (в уведомительном порядке), а для каких оно необходимо? Как документально оформить изменение должностной инструкции?

Секретарь и делопроизводитель: функциональные обязанности по профессиональному стандарту

В статье рассматриваются квалификационные требования к специалистам в области документационного обеспечения управления, которые в 2015 году были утверждены профессиональным стандартом. Даются рекомендации о закреплении стандартных формулировок трудовых функций в должностных инструкциях секретаря и делопроизводителя, на основании которых производится как разделение должностных обязанностей, так и их кооперация за счет правильного ­взаимодействия и ­взаимозамещения. Поводом для написания статьи послужил вопрос читателя.

Управление людьми при помощи слова

Управленец отличается способностью направлять других людей к нужным ему действиям. Но для этого он должен обладать определенными качествами и навыками – подскажем, как их можно развивать сознательно. В статье найдете практики повышения заниженной самооценки и развития речевого аппарата, секреты успешного оратора. Структура речи из 4 актов позволит мотивировать людей на нужные вам действия (дается ее схема и пояснения на примерах из жизни, чтобы объяснить, что и в каком порядке нужно говорить, как играть с эмоциональным фоном слушателей). Эту структуру можно применять в монологе и диалоге, в устной и письменной речи (например, раскрывается секрет эффективного резюме). Даны схемы деления людей на логические уровни и психологические возрасты. Они помогут вам распознавать интересы и горизонт планирования собеседника, чтобы говорить на понятном ему языке.

Профессиональный стандарт для управляющего документацией

Мы объясняем, как профстандарт может помочь поднять престиж нашей профессии. И дело здесь не столько в появлении в нем звучных наименований должностей (например, управляющий документацией, заместитель руководителя организации в этой предметной области). Профстандарт определил три высших уровня квалификации для специалистов и управленцев сферы ДОУ и для каждого установил: полномочия и ответственность; состав выполняемых трудовых функций, который детализировал вплоть до конкретных действий; навыки и знания; необходимый уровень профессионального образования. Эту систему требований можно использовать для оценки кандидатов на должность и квалификации существующего персонала. В статье мы показываем, какие рекомендации профстандарта и как можно использовать при актуализации должностных инструкций.

Для кого профстандарты обязательны?

Есть четко обозначенная группа организаций, которые должны готовиться к тому, чтобы к 1 января 2020 года образование, квалификация, наименование должностей их работников, а также их кадровые документы соответствовали принятым профессиональным стандартам. А для всех остальных организаций пока есть только 2 случая, когда профстандарты становятся обязательными. Но практика в любой момент может перемениться в сторону ужесточения, т.к. формулировки ТК РФ можно трактовать двояко. Сориентируем, кому пора задуматься о получении профильного образования.