Вера Иритикова, профессиональный управляющий
документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии
народного хозяйства и государственной службы
при Президенте РФ
Единого перечня документов со сроками хранения
в законодательстве нет и быть не может.
А при применении перечней документов со сроками
хранения действует правило: действие перечня (и его нормативные
сроки хранения) распространяются на документы, которые созданы
и исполнены, начиная с 1 января после года его утверждения
(это определяется важнейшим правилом архивного дела, которое гласит,
что срок хранения документов исчисляется с 1 января
календарного года, следующего за годом, в котором «они были
закончены делопроизводством», т.е. исполнены). Поэтому:
- по Перечню типовых документов, образующихся
в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств
и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием
сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988), определяются
сроки хранения документов, созданных и исполненных, начиная
с 01 января 1989 года по 2000 год;
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся
в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
(утв. Росархивом 06.10.2000) применяется при определении сроков
хранения документов, созданных и исполненных, начиная с 1
января 2001 года по 2010 год;
- нормативные сроки хранения документов, которые созданы
и исполнены с 1 января 2011 года по настоящее время,
определяются по Переченю типовых управленческих архивных
документов, образующихся в процессе деятельности
государственных органов, органов местного самоуправления
и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом
Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) – это
Перечень УД, упомянутый в самом начале статьи.
В современных организациях документов за период
до 2011 года должно остаться очень мало, за исключением
учредительной, правоустанавливающей и организационной
документации, документов годовой бухгалтерской и налоговой
отчетности, документов по основным средствам, зданиям
и сооружениям и по личному составу. Они уже должны быть
упорядочены и сданы в архив организации по описям дел
в связи с завершением всех налоговых проверок за эти
периоды.
В типовых перечнях в основном соблюдается преемственность
сроков хранения документов, обеспечивающих бухгалтерский
и налоговый учет, но если будет выявлено
какое-то расхождение сроков в связи со спецификой
документов организации, то окончательно установить срок хранения
имеет право экспертная комиссия организации, и это решение
фиксируется в протоколе заседания, который хранится постоянно.
В этой ситуации документу лучше установить «старший» срок
хранения, т.е. более длительный.
Обратите внимание: Перечень УД перерабатывается, его новая версия
обсуждена на заседании Комиссии по научно-исследовательской
и методической работе Росархива и в настоящее время
находится на доработке по замечаниям. Отметим также, что
в его ст. 453 было внесено уточнение сроков хранения
паспортов сделок (внешнеэкономическая деятельность) приказом
Минкультуры России от 16.02.2016 № 403:
- в кредитных организациях они хранятся 15 лет,
- а в иных организациях – постоянно, т.е.
до ликвидации организации.
Перечень НТД тоже используется бухгалтерией. Если организация
является владельцем здания и сооружения, то проект, рабочий
проект и расчеты к ним должны храниться постоянно
и использоваться как документы-основания при исчислении
амортизации. Если в организации внедряется СЭД,
то не только договор на ее разработку,
но и описание информационной системы
и системно-функциональной архитектуры должны храниться постоянно
в форме текстовых документов, а не в форме рабочих
и резервных копий системы, передаваемых на отчуждаемых
носителях (ИТ-специалисты говорят, что все передается
в «электронке»), т.к. бухгалтерия должна иметь
документы-основания для ее постановки на баланс в качестве
основного средства.
Регламентируется и управляется не только процесс хранения,
но и уничтожение документов. Документы с истекшими
сроками хранения продолжать хранить в организации
не следует, иначе при проверках они могут быть востребованы
как существующие. Не случайно в процессе налоговых
и иных проверок довольно часто просят предъявить акты
о выделении к уничтожению архивных документов,
не подлежащих хранению, утвержденные первым руководителем
организации (за проверяемый период, а иногда –
и за более ранние годы).
