Top.Mail.Ru

Грядут изменения Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

В июне на сайте Минкультуры был выложен проект постановления Правительства, вносящего ряд изменений в действующие «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (см. http://mkrf.ru/documentations/3974/detail.php?ID=188975).

В Правила планируется ввести ряд новых терминов:

  • электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (это определение перекочевало из Закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», которое было добавлено в него Законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ);
  • электронный образ документа – копия документа, полученная в результате сканирования и хранящаяся в информационной системе;
  • сканирование документа – получение электронного образа документа;
  • электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (определение позаимствовано из Закона «Об электронной подписи»);
  • система электронного документооборота – система автоматизации делопроизводства и документооборота в федеральном органе исполнительной власти, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота (определение взято из Технических требований, утв. распоряжением Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р);
  • электронный документооборот – документооборот с применением информационной системы.

С термином «электронный образ документа» не все так просто. Предложенная трактовка грозит тем, что электронные образы документов, записанные на съемных носителях, могут быть не признаны таковыми, поскольку отдельно взятый носитель никак не «тянет» на информационную систему! Это, кстати, распространенное в отечественных нормативных документах упущение.

Термин «сканирование документа» в таком толковании уже использовался в отраслевой литературе и в отдельных нормативных актах. К сожалению, появилась пара терминов, которая определена так, что возникает замкнутый круг: «электронный образ документа» определен через «сканирование», которое, в свою очередь, определяется через «электронный образ документа». Но данный логический дефект в системе определений, будучи замеченным, еще может быть исправлен.

Пункт 7 Правил (тот самый, который устанавливает размеры полей документа в миллиметрах слева/справа) теперь дополняется абзацем: «При подготовке электронных документов в федеральном органе исполнительной власти используются электронные шаблоны бланков документов». В такой формулировке применение шаблонов станет не возможностью, а обязательным требованием.

Многие специалисты в свое время сожалели о том, что в Правилах часть привычных реквизитов пропала, а часть была переименована. Похоже, рокировки в этой сфере продолжаются. Сейчас предлагается ввести следующие изменения:

  • вместо «должности лица, подписавшего документ» реквизит планируется назвать «наименование должности лица-автора документа». Эта терминологическая находка способна смутить тех, кто привык автором документа считать юридическое лицо или его структурное подразделение, а не руководителя, уполномоченного подписывать документы от их имени;
  • вместо «наименования документа» предлагается использовать «наименование документа либо заголовок к тексту (аннотация документа)»;
  • возвращается такой необходимый в работе реквизит, как «отметка о поступлении документа».

Кроме того, предлагается сделать обязательной регистрацию входящих документов «в день поступления» (раньше формулировка была более мягкой: «как правило, в день поступления»). Сокращение сроков регистрации планируется сделать, несмотря на то, что даже законодатели в этом вопросе более лояльны (например, письменные обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления (согласно ст. 8 Закона «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»); такой же срок – 3 дня – отводится на регистрацию запросов информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления (см. ст. 18 Закона «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»)).

А еще предлагается изменить формулировку п. 17. В результате наличие в организации Регламента по работе с обращениями граждан станет обязательным.

Практически полностью переписан раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Планируется добавить пункт, который относит к электронным документам, во-первых, «электронные документы в текстовом формате, создаваемые в электронно-цифровой форме без предварительного документирования на бумажном носителе», а во-вторых, «электронные образы документов в графическом формате, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в информационной системе». При этом записано, что «электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати».

Пункты Правил, посвященные подписанию электронных документов, постарались привести в соответствие с новым Законом об электронной подписи.

Сейчас распространен электронный учет бумажных документов и электронное движение регистрационных карточек бумажных документов. По смыслу нового пункта 44 это не будет считаться включением документа в систему электронного документооборота. Также не будут считаться включенными в систему размещенные в ней незаверенные электронные образы бумажных документов.

Как и раньше, «при составлении номенклатуры дел» нужно указывать, «что дело ведется в электронном виде». Но теперь к этому добавляется следующее предписание: «электронные документы формируются в дела-«папки» (директории) в соответствии с номенклатурой дел и индексируются по тем же правилам, что и дела, составленные из документов на бумажном носителе».

Скорее всего, не все планируемые изменения попадут в итоговый документ. Его ждет антикоррупционная экспертиза, согласование в Правительстве и анализ Минюста.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?