Как показывает практика, нарушение порядка уничтожения документов рано или поздно приводит к серьезным неприятностям. Не стоит забывать о принципах уничтожения документов, сформулированных в стандарте ГОСТ Р ИСО 15489, и, в частности, о следующем (п. 9.9): «Документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать».
Недавно Арбитражному суду Орловской области пришлось разбирать несколько однотипных дел, в которых налоговая служба пыталась взыскать с организаций задолженность по налогам, а также пени и штрафы от нескольких сотен тысяч до нескольких миллионов рублей. Все задолженности образовались в период 1999–2005 гг. (дела № А48-631/2011, № А48-704/2011, № А48-633/2011, № А48-840/2011 и другие).
Изюминкой всех этих разбирательств было то, что налоговый орган не смог представить никаких доказательств существования задолженностей, поскольку «документы, подтверждающие основания возникновения задолженности (налоговые декларации, расчеты), а также требования и доказательства их направления» были уничтожены в связи с истечением срока хранения. Суд также язвительно отметил, что «загруженность работников налогового органа в связи с обширным документооборотом и большим объемом работы по взысканию пени и штрафов не является уважительной причиной пропуска срока более чем на 6 лет на подачу в суд соответствующего заявления» (дело № А48-631/2011).
В итоге суды отказали налоговому органу во взыскании большинства задолженностей.