Top.Mail.Ru

Оригиналы кадровых документов, поручений и отчетов об их исполнении из системы электронного документооборота

В настоящее время во многих организациях активно используется электронный документооборот. Работодатели по трудовым спорам в суды представляют в т.ч. и электронные оригиналы. Однако не все из них суды признают надлежащими, особенно в том случае, когда создание документов соответствующего вида регламентировано Трудовым кодексом РФ. Например, сейчас там около 150 раз употребляются термины «в письменной форме» и «с письменного согласия»; а термин «под роспись», когда на работодателя возлагается обязанность ознакомить с тем или иным документом работника, используется 15 раз в 14 статьях.

В апелляционном определении Пермского краевого суда от 29.05.2017 по делу № 33-6173/2017 ключевым вопросом стала правомочность использования системы электронного документооборота для истребования от работника письменных объяснений при наложении на него дисциплинарных взысканий.

В Пермском МУП «Городское коммунальное и тепловое хозяйство» использовалась «Интегрированная система электронного документооборота, архива и управления потоками работ» (ИСЭД ПК).

В этой организации начальником юридического отдела работал гражданин, которому:

  • в сентябре 2016 года было объявлено замечание (с оформлением соответствующего приказа) за непроведение правовой экспертизы и отсутствие контроля за подготовкой мотивированного ответа на претензию клиента;
  • а в октябре 2016 года – выговор (тоже с оформлением приказа) за ненадлежащее исполнение поручения заместителя директора, которое было выдано через ИСЭД по протоколу от 22.08.2016 – ему было поручено уточнить порядок применения законодательства при заключении договоров с естественными монополиями.

16.11.2016 на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ он был уволен в связи с неоднократным неисполнением без уважительных причин трудовых обязанностей при наличии у него дисциплинарного взыскания. Именно это он и стал оспаривать в суде.

Практически все документы и данные из ИСЭД ПК суд совершенно спокойно принял в качестве надлежащих доказательств (в т.ч. скриншоты переписки, уведомлений), кроме ключевого документа.

При помощи ИСЭД ПК сотруднику было направлено и требование о предоставлении письменных объяснений, связанное с процедурой привлечения работника к дисциплинарной ответственности. В данном случае суд однозначно посчитал, что такой документ должен был быть оформлен на бумажном носителе с личными подписями, потому что:

  • статья 193 ТК РФ устанавливает, что «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении 2 рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт»;
  • нормы действующего трудового законодательства не предусматривают возможность истребования от работника объяснений через ИСЭД ПК, поскольку невозможно достоверно определить, когда и кем оно получено и прочтено, получено ли оно вообще лицом, которому адресовано.

Суд сделал вывод, что сфера применения системы электронного документооборота на предприятии не может распространяться на кадровый документооборот и не может нарушать общие требования Трудового кодекса РФ!

Так что пока это надо иметь в виду. Но перспективы выглядят иначе. В программе «Цифровая экономика Российской Федерации» (утв. распоряжением Правительства РФ от 28.07.2017 № 1632-р) предусмотрено, что в «проект концепции первоочередных мер по совершенствованию правового регулирования с целью развития цифровой экономики» должны быть включены «особенности оформления трудовых отношений в цифровой экономике, в т.ч. в части перехода на безбумажное взаимодействие работников и работодателей (введение электронного формата заключения трудового договора, оптимизация иных “бумажных” обязанностей работодателя)».

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Практика перехода на электронный медицинский документооборот в клинике

Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?