Top.Mail.Ru

Замещающее сканирование

В рамках программы «Цифровая экономика Российской Федерации» стоит задача разработки принципов «обеспечения юридической силы документов, полученных в результате преобразования из бумажной в электронную форму, а также из электронной формы в бумажную, в том числе с возможным последующим уничтожением исходного документа на бумажном носителе». Речь идет о разработке принципов замещающего сканирования (когда бумажный оригинал после оцифровки можно уничтожить, т.к. его электронная копия будет иметь юридическую силу оригинала).

Соответствующие предложения о внесении поправок в ряд законов подготовила рабочая группа, деятельность которой курировал Банк России. В ходе дискуссий выяснилось, что замещающее сканирование востребовано не только коммерческими организациями, в нем также заинтересованы и многие влиятельные федеральные ведомства. К настоящему времени подготовлены предложения о внесении связанных с замещающим сканированием изменений в Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», которые должны будут способствовать ликвидации препятствий, мешающих применению этого подхода там, где он уместен, не освобождая при этом организации от необходимости оценивать риски и от ответственности за ошибочные решения. Если эти изменения будут приняты, порядок замещающего сканирования будет впоследствии конкретизирован в подзаконных нормативных актах.

К замещающему сканированию (оцифровке) во всем мире интерес огромный, поскольку благодаря этому можно сэкономить немалые деньги и площади хранения, не говоря уже о повышении эффективности деловой деятельности. Но все понимают, что просто так позволить организациям по своему усмотрению уничтожать бумажные подлинники и заменять их копиями нельзя – тут же начнутся злоупотребления (копии могут не совсем соответствовать оригиналам :) Поэтому нигде в мире нет практики разрешения на замещающее сканирование «любых документов».

В то же время существует немало ситуаций, в которых:

  • владельцем документов является государственный орган, в отношении которого установлена презумпция доверия;
  • организация в силу своей деловой деятельности сама заинтересована в точности документов;
  • документы представляют интерес только для своего владельца, и их замещающее сканирование не затронет интересы других лиц;
  • потенциально заинтересованные в документах стороны дали свое согласие на проведение замещающего сканирования и/или им предоставляется возможность своевременно ознакомиться с копиями и убедиться в их верности.

В большинстве стран, вместо всеобщего разрешения замещающего сканирования, государство снимает законодательные барьеры для документов определенной сферы, при этом полностью возлагая на владельца документов все риски, с которыми может быть связано уничтожение оригиналов (например, государственные архивные службы некоторых стран заявили, что они не препятствуют замещающему сканированию неархивных документов временного срока хранения, при этом все риски, а также получение, где необходимо, согласия других заинтересованных сторон берет на себя инициатор замещающего сканирования).

В англосаксонских странах считается, что этого достаточно, а в случае спора суд рассмотрит все обстоятельства, в т.ч. и то, как был организован процесс сканирования и как обеспечивалось последующее хранение созданных электронных копий.

В странах континентального права считают необходимым во избежание мошенничества и для облегчения работы судей установить организационно-технические требования к проведению процесса замещающего сканирования и хранению его результатов. Типичным примером является Франция, которая ввела соответствующие национальные стандарты, а электронные копии по закону получают в суде презумпцию подлинности только в случае использования сертифицированных на соответствие им систем, процессов и услуг. Но опыт Франции пока небольшой. При этом одна проблема уже выявилась: необходимость создания соответствующей нормативной базы и применение сертифицированных решений делает замещающее сканирование организационно сложным и дорогим, особенно для небольших организаций.

Существует (в Канаде) и «переходный» вариант, сочетающий англосаксонский подход с элементами французского. Там тоже есть стандарт, соответствие которому необходимо для получения презумпции подлинности электронных доказательств (кстати говоря, небольшой и добротный документ, разработанный под руководством Лючианы Дюранти).

Замещающая оцифровка должна проводиться так, чтобы не возникало сомнений в верности копий. В этом смысле доверенная среда (о которой коллеги очень много говорят) в принципе нужна, как нужны и доверенные поставщики услуг замещающего сканирования и/или хранения созданных электронных копий. Для этой цели рекомендуется обычный подход систем менеджмента ИСО (типа систем менеджмента качества), предусматривающий создание полномасштабной нормативной базы, работу в строгом соответствии с ней, детальное документирование операций, анализ проблем и принятие корректирующих мер, а также обучение и переподготовку персонала.

В англосаксонском праве также существует ряд критериев доверия, которым лучше соответствовать. Так, оцифровку лучше вести постоянно и регулярно, как часть повседневной деловой деятельности, а не в виде разовой кампании в неподходящий момент, например накануне аудита (в таком случае суды могут отказать в презумпции доверия).

Нужны ли нам формальные требования к среде доверия, или же можно будет довериться компетенции судей? Это вопрос непростой. По опыту (например, использования решений, сертифицированных ФСБ и ФСТЭК), реальная эффективность в России такого рода требований, на мой взгляд, сомнительна, а вот дополнительные расходы и поборы со стороны контролирующих органов, равно как и отказ в принятии электронных доказательств в суде по надуманным формальным поводам вполне вероятны…

Очень хочется надеяться, что замещающее сканирование пройдет все «круги» законотворческой деятельности и регламентирующие этот вопрос нормы будут включены в российское законодательство.

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как закрывать 2 номенклатуры дел из-за внедрения СЭД

В 2021 году в середине года был переход из одной системы документооборота в другую. Раньше дела были только бумажные и номенклатуры дел в СЭД не было. Но в новой системе существует электронная номенклатура дел, соответственно все документы, которые оформлялись в компании с определенной даты (с 20.07.2021) – были внесены в новые созданные электронные дела и по ним существует своя электронная номенклатура дел. Каким образом необходимо проводить закрытие номенклатуры дел за 2021 год? Отдельно за период с 01.01.2021 по 20.07.2021 в бумажном виде, а потом за период с 20.07.2022 по 31.12.2022 в электронном виде?

Где и сколько хранить учетную политику?

Если учетная политика составлена на 2022 год, но данный документ является приложением к приказу от 2021 года, в дело какого года в итоге его подшивать: —  в дело 2021 года подшивается только приказ, а приложение к нему – в дело 2022 года? —  или приказ и приложение к нему формируются вместе в дело 2021 года?

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?