Новый стандарт бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

С 1 января 2022 года начнет применяться Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утв. приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н (далее – Стандарт).

Заметим, что согласно ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», федеральные и отраслевые стандарты обязательны к применению, если иное не установлено этими стандартами.

Стандарт содержит следующие разделы:

I. Общие положения.

II. Требования к документам бухгалтерского учета.

III. Исправление документов бухгалтерского учета.

IV. Хранение документов бухгалтерского учета.

V. Документооборот в бухгалтерском учете.

Хотели бы обратить ваше внимание на следующие положения нового Стандарта.

Система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, помимо прочего должна обеспечивать «юридическую значимость учетных записей (свойство учетных записей выступать в качестве подтверждения объектов бухгалтерского учета, включая свершившиеся факты хозяйственной жизни)» (п. 10).

Записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими их сохранность в течение срока хранения документов не меньшего, чем установленный статьей 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете» (в частности, краской, чернилами, шариковой ручкой). При создании документов на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (в частности, простым карандашом) (п. 13).

При составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления их копий на бумажном носителе (п. 14).

Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта (п. 16).

Виды электронной подписи при составлении электронных документов устанавливаются экономическим субъектом, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями ее использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами (п. 17).

Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в виде электронного документа экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.

Допускается исправление электронного документа бухгалтерского учета путем составления нового (исправленного) документа. При этом он должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении первичного учетного документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра бухгалтерского учета), с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. Средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального (п. 20).

Экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации (п. 23).

Документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (п. 24).

Обратите внимание: формулировка пункта 24 противоречит нормам нового законопроекта № 1173189-7, которые предполагают дополнить статью 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» Федерального закона «О бухгалтерском учете» нормами как раз разрешающими перевод документов в электронный вид с последующим уничтожением бумажных подлинников. Если этот законопроект станет законом, то прописанные им «исключения» будут считаться «одобренными» новым стандартом в силу его п. 23, т.к. там есть формулировка «за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации». Но возможно, что формулировки еще будут дополнительно уточнены после принятия ожидаемого нами закона. В любом случае закон имеет большую силу, чем бухгалтерский стандарт.

Посмотрите, что законопроект № 1173189-7 планирует добавить в Закон «О бухгалтерском учете»:

Фрагмент документа

Законопроект №1173189-7 «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и отдельные законодательные акты (в части использования и хранения электронных документов)»

...В Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Статья 29. Хранение документов бухгалтерского учета

1-1. Экономические субъекты вправе осуществлять деятельность по проведению конвертации электронных документов, в результате которой обеспечивается равнозначность конвертированных электронных документов исходным электронным документам, в отношении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности…

1-2. Экономические субъекты вправе осуществлять деятельность по созданию электронных и материальных дубликатов документов, хранению электронных документов, в результате которой обеспечиваются соответственно равнозначность электронных и материальных дубликатов документов исходным документам, неизменность юридической значимости электронных документов в процессе их хранения, в отношении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности…

1-3. Сроки хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, в отношении которых проведена конвертация или создан электронный или материальный дубликат, могут быть сокращены до одного года после окончания года, в котором этот документ использовался для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз. Срок хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности, в отношении которой проведена конвертация или создан электронный или материальный дубликат, может быть сокращен до одного года после окончания отчетного периода, за который составлена бухгалтерская (финансовая) отчетность...

Но вернемся к тексту стандарта. Экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в них, и размещать базы указанных данных на территории Российской Федерации (п. 25).

Если правила страны – места ведения деятельности за пределами Российской Федерации требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории данной страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению (п. 27).

Оценить новость
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Про подпись на документе, которую можно заменить актом

Компания подготовила документ, а работник отказался расписаться об ознакомлении с ним? Подскажем, как быть в этой ситуации: как можно обойтись без подписи работника на бумажном документе, оформив акт с подписями свидетелей либо засвидетельствовав это на первоначальном документе. Что важно зафиксировать, когда и кому? Как подтверждать факт ознакомления сотрудника с электронным документом, направленным по электронной почте или в СЭД. Объясним юридические тонкости и покажем образцы оформления документов.

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.