Рассказываем, как Сбербанк строит систему учета документов и данных, где собственный Перечень и номенклатура дел становятся фундаментом автоматизированного управления жизненным циклом документов и информации колоссального объема (от центрального аппарата до всех территориальных отделений банка). Зачем организации собственный Перечень документов со сроками хранения? В нем можно: собирать сроки из большого числа нормативных документов и в результате их анализа назначать сроки хранения в вашей организации для разных уровней оргструктуры; определять триггерные события, после наступления которых автоматически начинает отсчитываться срок хранения; фиксировать особые условия, при которых длительность хранения меняется. Как Сбербанк изменил работу с номенклатурой дел: принцип систематизации документов и др. Какую сложную структуру индекса дела использовать, чтобы это помогало автоматически относить затраты на хранение документов на конкретные статьи, управлять доступом, искать и уничтожать документы / информацию. Сквозной пример наглядно показывает трансформацию данных, начиная с нормативного акта, установившего срок хранения, через Перечень Сбербанка и заканчивая номенклатурой дел. Как поддерживать актуальность своего Перечня и номенклатуры – какие правила мотивируют подразделения вовремя вносить либо инициировать изменения.

В каких кадровых процедурах письменное уведомление работника важнее приказа (все случаи, когда работодатель обязан о чем-то уведомить работника, перечислены в специально разработанной таблице). Как грамотно составить уведомление в зависимости от конкретной ситуации и зафиксировать факт отказа работника от подписи на приказе или уведомлении, подтверждающей ознакомление. Каким образом оформление и вручение уведомления помогает доказать выполнение работодателем обязанности информировать работников в случаях, установленных ТК РФ. Каковы сроки и формы уведомлений, используемых в кадровых процедурах, а также ответственность за неуведомление. Как оформлять акты, фиксирующие отдельные действия (или бездействие) работника, в интересах работодателя. Каков порядок запроса письменного объяснения работника. В какие сроки надлежит знакомить работников с приказами об увольнении и применении дисциплинарных взысканий в виде замечания и выговора. Приводим готовые примеры уведомлений об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания и о необходимости предоставить письменное объяснение, актов о непредоставлении письменного объяснения и об отказе от подписи, удостоверяющей факт ознакомления. В вашем распоряжении также подробный перечень реквизитов актов и уведомлений с правилами их оформления в удобной табличной форме.

Рассказываем о семи ошибках в формулировках доверенностей, которые могут привести к срыву сделки, в том числе из-за признания полномочий недостаточными, или показать вашу компанию с невыгодной стороны. Говорим о недопустимости оформления доверенности в сфере регулирования трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений и излишних отсылках к приказам; о рисках выдачи доверенности от имени юридического лица с максимально широким кругом полномочий; об опасности неадаптированных образцов и шаблонов; о недостатках шаблонных формулировок вроде «совершать регистрационные действия» и «представлять интересы в суде»; о необходимости прямо указывать полномочия на расторжение договора и односторонний отказ от него; о проблемах иерархических цепочек полномочий; о вреде бытовых или некорректных терминов. Рекомендации эксперта со ссылками на судебную практику, а также образец доверенности на представление интересов в сфере коммунальных услуг помогут правильно формулировать полномочия.

Сильный стресс не только приносит вред здоровью, но и мешает принимать правильные решения. Перестаньте нервничать и начните жить! Даем работающие техники овладения собой и «выпуска пара». Примеры из жизни известных вам людей обнадеживают: то, что сработало у них, получится и у вас.

Какие правовые механизмы защищают голос, изображение и биометрию сотрудника от несанкционированного клонирования? Почему эти объекты охраняются законом и как правильно оформить согласие на обработку биометрии и создание цифрового аватара? Каким образом можно регламентировать использование голоса, изображения и аватара работника во внутренних документах? Что включить в должностную инструкцию сотрудника, работа которого связана с использованием искусственного интеллекта (ИИ)? Как оформить согласие работника на создание цифрового аватара, закрепить права на результаты, созданные с помощью ИИ? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы, а также анализируем типичные сценарии нарушений (внешнее мошенничество с дипфейками топ-менеджеров, утечка цифрового образа через публичные нейросети и EULA, использование аватара после увольнения, инсайдерские злоупотребления при слабом контроле). Советуем, как выстроить систему минимизации рисков (особые условия договоров с ИИ-вендорами, использование детекторов дипфейков, выбор моделей, обученных на правомерно полученных данных). Объясняем, почему ссылка «это сгенерировал ИИ» не освобождает компанию от ответственности (гражданско-правовой и за нарушение правил обработки персональных данных). Приводим удобную таблицу-шпаргалку по этапам фиксации человеческого участия при работе с ИИ, готовый образец соглашения с работником об использовании его цифрового клона (аватара), а также фрагмент должностной инструкции работника, трудовая функция которого связана с использованием ИИ.

Разбираем сложные вопросы применения штрафов по ст. 13.11 КоАП РФ. Когда вместо штрафа можно отделаться предупреждением? В каких случаях штраф для организации окажется ниже предусмотренного в КоАП РФ (спойлер: если минимальный размер составляет 100 000 рублей и более, суд может снизить его, но не более чем вполовину)? Умножаются ли штрафы за несколько однотипных нарушений? Что считается повторным однородным нарушением и когда нарушение будет квалифицировано как длящееся? Каков срок давности, по истечении которого привлечение к ответственности будет незаконным? Какой суд рассматривает дела об оспаривании штрафов и куда подавать жалобу? На примерах из судебной практики объясняем, кого из работников могут оштрафовать как должностное лицо – не только руководителя, но и ответственного за организацию обработки персональных данных, а также иных сотрудников. Когда накажут только организацию, когда только должностное лицо, а когда и того, и другого (с учетом ч. 4 ст. 2.1 КоАП РФ).