Рассказываем, как Сбербанк строит систему учета документов и данных, где собственный Перечень и номенклатура дел становятся фундаментом автоматизированного управления жизненным циклом документов и информации колоссального объема (от центрального аппарата до всех территориальных отделений банка). Зачем организации собственный Перечень документов со сроками хранения? В нем можно: собирать сроки из большого числа нормативных документов и в результате их анализа назначать сроки хранения в вашей организации для разных уровней оргструктуры; определять триггерные события, после наступления которых автоматически начинает отсчитываться срок хранения; фиксировать особые условия, при которых длительность хранения меняется. Как Сбербанк изменил работу с номенклатурой дел: принцип систематизации документов и др. Какую сложную структуру индекса дела использовать, чтобы это помогало автоматически относить затраты на хранение документов на конкретные статьи, управлять доступом, искать и уничтожать документы / информацию. Сквозной пример наглядно показывает трансформацию данных, начиная с нормативного акта, установившего срок хранения, через Перечень Сбербанка и заканчивая номенклатурой дел. Как поддерживать актуальность своего Перечня и номенклатуры – какие правила мотивируют подразделения вовремя вносить либо инициировать изменения.

Где проходит граница между внутренними правилами организации и внешними государственными требованиями? Когда локальные запреты законны и чем ограничена свобода усмотрения работодателя? Можно ли наказать работника за украшения, яркий лак на ногтях, небритость или неопрятный вид? В каких случаях отстранение за неприменение средств индивидуальной защиты (СИЗ) правомерно, а когда оно незаконно? Как отличить депремирование от дисциплинарного взыскания и какие ошибки чаще всего приводят к отмене взысканий и депремирования? Разбираем судебную практику по спорам, связанным с установлением работодателем дресс-кода, требований к чистоте рабочего места, форменной и спецодежде и ограничений в использовании личных гаджетов в рабочее время. Поймете, какие обстоятельства суды проверяют в первую очередь (закрепление требований в ЛНА, ознакомление работника, создание условий, доказанность факта нарушения, соразмерность взыскания) и почему запрет на электронные устройства нельзя толковать расширительно, если работник их использует для защиты своих прав. Даем практические рекомендации, как снизить риск проигрыша в суде в спорных ситуациях, а также фрагмент локального нормативного акта о внешнем виде, содержании рабочего места в порядке и использовании электронных устройств.

Какие правовые механизмы защищают голос, изображение и биометрию сотрудника от несанкционированного клонирования? Почему эти объекты охраняются законом и как правильно оформить согласие на обработку биометрии и создание цифрового аватара? Каким образом можно регламентировать использование голоса, изображения и аватара работника во внутренних документах? Что включить в должностную инструкцию сотрудника, работа которого связана с использованием искусственного интеллекта (ИИ)? Как оформить согласие работника на создание цифрового аватара, закрепить права на результаты, созданные с помощью ИИ? Отвечаем на эти и связанные с ними вопросы, а также анализируем типичные сценарии нарушений (внешнее мошенничество с дипфейками топ-менеджеров, утечка цифрового образа через публичные нейросети и EULA, использование аватара после увольнения, инсайдерские злоупотребления при слабом контроле). Советуем, как выстроить систему минимизации рисков (особые условия договоров с ИИ-вендорами, использование детекторов дипфейков, выбор моделей, обученных на правомерно полученных данных). Объясняем, почему ссылка «это сгенерировал ИИ» не освобождает компанию от ответственности (гражданско-правовой и за нарушение правил обработки персональных данных). Приводим удобную таблицу-шпаргалку по этапам фиксации человеческого участия при работе с ИИ, готовый образец соглашения с работником об использовании его цифрового клона (аватара), а также фрагмент должностной инструкции работника, трудовая функция которого связана с использованием ИИ.

В этом номере журнала разбираемся с актами о пропаже и порче архивных документов, которые тоже собираются архивом в наблюдательное дело: это акт проверки наличия и состояния архивных документов; акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Когда какой из них составляется и по какой форме? Какие сопутствующие документы могут понадобиться?

Практически каждый год многие компании возвращаются к вопросу о том, обязана ли коммерческая организация проводить индексацию оплаты труда в классическом ее варианте или можно исполнить требование закона иным образом, менее затратным для работодателя. Авторы разбирают нормы ТК РФ, разъяснения Роструда, Минтруда России и судебную практику и предлагают четыре варианта повышения реального содержания заработной платы: пересмотр окладов, ежегодное премирование, установление повышающих надбавок и комбинированный подход. Для каждого есть пошаговый алгоритм, формулировки в Положение об оплате труда, образцы документов (приказов и дополнительных соглашений). Показано, как учесть финансовое положение компании (чистую прибыль или убыток) и минимизировать риски судебных споров.

На основе анализа свежих судебных актов окружных арбитражных судов за 2025–2026 годы показываем, какие критерии используют налоговые органы и суды, чтобы отличить реальное гражданско-правовое сотрудничество от скрытых трудовых отношений. В том числе рассматриваем, как правильно оформить договор с самозанятым, чтобы он не был признан трудовым. Какие обстоятельства чаще всего приводят к переквалификации – от закрепления трудовой функции до централизованного предоставления отчетности. Каковы последствия переквалификации: суммы доначислений, размеры штрафов, порядок уплаты НДФЛ и взносов (есть пример расчета). Можно ли зачесть суммы налога на профессиональный доход (НПД), уплаченные самозанятыми, в счет исполнения обязанностей налогового агента, и как правильно оформить такой зачет (есть ссылка на разъяснение ВС РФ). Какие практические меры помогут защититься от претензий проверяющих и судебных тяжб при работе с самозанятыми (есть конкретные рекомендации). Независимо от того, предстоит ли вам оформлять документы с самозанятыми или вы рассматриваете вопрос о регистрации себя в качестве плательщика НПД, стоит быть в курсе рисков, связанных с данным статусом, и путей их минимизации.