Top.Mail.Ru

Как индивидуальному предпринимателю правильно оформить уничтожение архивных документов?

Вопрос
Я являюсь индивидуальным предпринимателем. Хочу правильно оформить уничтожение архивных документов. Для составления акта на уничтожение необходима комиссия как минимум из 3 человек. Не являюсь работодателем, наемных работников у меня нет, бухгалтерию веду самостоятельно. Кого можно привлечь в комиссию или в моем случае это не обязательно?
Отвечает

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст):

  • уничтожение должно всегда быть санкционированным;
  • документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
  • уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные, следует уничтожить.

Выделение документов к уничтожению и сам факт их уничтожения на практике фиксируются актом. Ни для коммерческих организаций, ни для индивидуальных предпринимателей утвержденной формы такого акта не существует. Его можно составить в произвольной форме. Можно также воспользоваться формой, разработанной для федеральных органов исполнительной власти (форма «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» приведена в приложении 28 к п. 3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Такой акт решает две задачи:

  • документирование решения о выделении документов на уничтожение;
  • подтверждение факта реального уничтожения перечисленных в нем документов.

В целом действующее законодательство не содержит обязательного требования о формировании комиссии в подобной ситуации. Мне удалось найти лишь один документ, который явным образом требует и от индивидуального предпринимателя создания комиссии, но только при уничтожении определенных документов:

Фрагмент документа

Порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359)

19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

На практике эту работу нередко выполняет человек, который лучше всех разбирается в составе конкретного массива документов и в их деловой ценности. В любом случае утверждает решение о выделении к уничтожению и берет на себя ответственность за него руководитель организации (т.е. руководитель бизнеса, в вашем случае это сам предприниматель).

Поэтому, как мне кажется, такое решение может быть принято самостоятельно индивидуальным предпринимателем. В то же время при желании можно привлечь сторонних консультантов и вместе с ними создать комиссию из трех человек.

При этом напоминаю, что наказать могут за преждевременное уничтожение документов. За это предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. За отсутствие экспертной комиссии никаких санкций не предусмотрено!

Хотя если возникнет спорная ситуация, то одной подписи предпринимателя под актом, на мой взгляд, будет недостаточно. Уничтожая документы (особенно те, по которым возможны судебные споры), желательно позаботиться, чтобы в акте расписались несколько независимых свидетелей. Как вариант, можно пригласить нотариуса, чтобы он засвидетельствовал факт уничтожения документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Попова
16.01.2012, 20:51

В данном случае больше подходит следующий вариант: предприниматель, уничтожающий документы, может составить акт соответствующей формы(он упомянут в ответе), а затем предоставить на рассмотрение Центральной экспертной комиссии в орган местного самоуправления. Комиссия согласует на своем заседании, поставить гриф о согласовании на акте. и все будет в рамках закона.

Рекомендовано для вас

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Организация оформляет приказы по разным формам

Согласно Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления. Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отра­зить в Инструкции по делопроизводству?

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.