Top.Mail.Ru

Как индивидуальному предпринимателю правильно оформить уничтожение архивных документов?

Вопрос
Я являюсь индивидуальным предпринимателем. Хочу правильно оформить уничтожение архивных документов. Для составления акта на уничтожение необходима комиссия как минимум из 3 человек. Не являюсь работодателем, наемных работников у меня нет, бухгалтерию веду самостоятельно. Кого можно привлечь в комиссию или в моем случае это не обязательно?
Отвечает

При физическом уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами (п. 9.9 ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утвержденного приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст):

  • уничтожение должно всегда быть санкционированным;
  • документы, связанные с предстоящими или актуальными судебными разбирательствами и расследованиями, не следует уничтожать;
  • уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;
  • все копии документов, разрешенных к уничтожению, включая конфиденциальные, страховые и резервные, следует уничтожить.

Выделение документов к уничтожению и сам факт их уничтожения на практике фиксируются актом. Ни для коммерческих организаций, ни для индивидуальных предпринимателей утвержденной формы такого акта не существует. Его можно составить в произвольной форме. Можно также воспользоваться формой, разработанной для федеральных органов исполнительной власти (форма «Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» приведена в приложении 28 к п. 3.5.4 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76).

Такой акт решает две задачи:

  • документирование решения о выделении документов на уничтожение;
  • подтверждение факта реального уничтожения перечисленных в нем документов.

В целом действующее законодательство не содержит обязательного требования о формировании комиссии в подобной ситуации. Мне удалось найти лишь один документ, который явным образом требует и от индивидуального предпринимателя создания комиссии, но только при уничтожении определенных документов:

Фрагмент документа

Порядок осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники (утв. постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359)

19. Упакованные в опечатанные мешки копии документов (корешки), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств (в том числе с использованием платежных карт), хранятся в систематизированном виде не менее 5 лет. По окончании указанного срока, но не ранее истечения месяца со дня проведения последней инвентаризации копии документов (корешки) уничтожаются на основании акта об их уничтожении, составленного комиссией, образованной руководителем организации (индивидуальным предпринимателем). В таком же порядке уничтожаются некомплектные или испорченные бланки документов.

На практике эту работу нередко выполняет человек, который лучше всех разбирается в составе конкретного массива документов и в их деловой ценности. В любом случае утверждает решение о выделении к уничтожению и берет на себя ответственность за него руководитель организации (т.е. руководитель бизнеса, в вашем случае это сам предприниматель).

Поэтому, как мне кажется, такое решение может быть принято самостоятельно индивидуальным предпринимателем. В то же время при желании можно привлечь сторонних консультантов и вместе с ними создать комиссию из трех человек.

При этом напоминаю, что наказать могут за преждевременное уничтожение документов. За это предусмотрена административная (ст. 13.20, 13.25 КоАП РФ) и налоговая (ст. 120 НК РФ) ответственности. За отсутствие экспертной комиссии никаких санкций не предусмотрено!

Хотя если возникнет спорная ситуация, то одной подписи предпринимателя под актом, на мой взгляд, будет недостаточно. Уничтожая документы (особенно те, по которым возможны судебные споры), желательно позаботиться, чтобы в акте расписались несколько независимых свидетелей. Как вариант, можно пригласить нотариуса, чтобы он засвидетельствовал факт уничтожения документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Попова
16.01.2012, 20:51

В данном случае больше подходит следующий вариант: предприниматель, уничтожающий документы, может составить акт соответствующей формы(он упомянут в ответе), а затем предоставить на рассмотрение Центральной экспертной комиссии в орган местного самоуправления. Комиссия согласует на своем заседании, поставить гриф о согласовании на акте. и все будет в рамках закона.

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?