Как оформить историческую справку к документам архива организации?

Вопрос
Нашему учреждению исполняется 50 лет. Меня попросили найти данные и заполнить архивную справку на учреждение. А у меня нет образца. Подскажите, как правильно оформить и заполнить архивную справку на учреждение и передать ее в вышестоящую организацию.
Отвечает

Предполагаю, что автору вопроса надо не «заполнять архивную справку по форме», а представить в вышестоящую организацию историческую справку об учреждении, которое отмечает полувековой юбилей.

Историческая справка является одним из элементов системы научно-справочного аппарата к документам архива организации. Как минимум один экземпляр исторической справки должен храниться в архиве в деле фонда. Правила составления и оформления исторической справки, в которой должны отражаться сведения об истории организации, устанавливают Основные правила работы архивов организаций (утв. решением коллегии Росархива от 06.02.2002; п. 7.6).

Историческая справка должна состоять из трех разделов, оформляется она на чистых листах бумаги с соответствующими названиями разделов.

Первый раздел называется «История фондообразователя», в нем должны быть по итогам года со ссылками на соответствующие документы зафиксированы в хронологической последовательности (начиная с даты создания организации) все изменения в ее структуре и функциях, в составе подведомственных организаций, изменения организационно-правовой формы и т.п.

«Лучшие» практики работы архивов показывают, что в первый раздел исторической справки сейчас необходимо вносить и сведения:

  • об образовании органов управления организацией (коллегиальных и единоличных исполнительных);
  • о назначении (увольнении или перемещении) должностных лиц, входящих в состав руководящих органов и руководства организации (включая главного бухгалтера и его заместителей, руководителя службы внутреннего контроля и т.п.);
  • о фактах получения лицензий и сертификатов, об участии и наградах международных и российских выставок и представительных мероприятий;
  • о компании – внешнем аудиторе;
  • дате публикации «обнародования» очередного годового отчета;
  • внедрении той или иной информационной системы и т.п. и даже о фактах публикации информации о существенных событиях (перед проведением общего собрания акционеров).

Историческая справка становится сводным документом, в котором фиксируются действительно важные для истории организации (и для истории ее архивного фонда) факты и события, причем со ссылками на даты и номера соответствующих подтверждающих документов.

Чтобы правильно «вести» историческую справку, архив (служба делопроизводства) организации должен стать подразделением обязательной рассылки всех значимых приказов по основной деятельности и личному составу и т.п., активно взаимодействовать с корпоративным секретарем и юридической службой, со всеми подразделениями организации. Причем в течение года в архиве можно просто собирать копии документов, необходимых для внесения записей об истории фонда, а в конце года на их основе внести в хронологической последовательности записи в первый раздел исторической справки. Далее, в процессе работы с подразделениями над описями дел, сдаваемых в архив, можно делать необходимые аннотации к заголовкам дел в описи, что облегчит поиск документов в архиве и составление годового раздела собственно архивной описи (описи дел постоянного срока хранения, которая составляется архивом организации на основе описей, сданных структурными подразделениями).

Пример 1

В корпоративном управлении очень важно формировать, транслировать и пропагандировать историю организации – позитивную историю бизнеса, чему способствует и правильное ведение научно-справочного аппарата к документам архива организации.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Гибридные дела у госорганов

В новых Правилах делопроизводства для госорганов говорится о формировании гибридных дел, когда создаются и бумажные, и электронные документы. В номенклатуру дел должны включаться соответствующих 2 тома, но заголовок у них должен быть один, и индекс тоже один. Но раньше в номенклатуре дел на грядущий год указывались только дела (без разбивки на тома). Тома одного дела появлялись уже в описях дел по итогам года, ведь в них дела/тома учитываются по порядковым номерам, поэтому один и тот же индекс никого не вводит в заблуждение. Как теперь правильно делать?

Как составить справку об объёме документооборота за месяц и за год

По какой форме сейчас лучше составлять справку об объеме документооборота за месяц и за год?

Структура индексов дел в номенклатуре

Наша организация – АО, мы всегда для разработки номенклатуры дел используем штатное расписание, которое после акционирования почти не менялось. Но в 2021 году в штатное расписание внесли уточнения, и теперь к номеру подразделения добавляется через косую черту номер «подподразделения», которое подчиняется «вышестоящему» подразделению. Например, Генеральный директор – 01, корпоративный секретарь – 01/01, протокольный отдел – 01/02, секретариат – 01/03. Можно ли в номенклатуре дел индекс дела оформлять с дополнительными знаками (косая черта) и номерами? Индексы будут неравнозначными.

Договор и доверенность – это входящие, исходящие или внутренние документы?

К какой группе документов можно отнести договор – к входящим, исходящим или внутренним документам? А доверенности? Если возникнет такой же вопрос по другим видам документов, можно ли посмотреть ответ в каком-то справочнике?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?

На одном из этапов разработки инструкции по делопроизводству у нас в компании возник вопрос: «А в чем разница между регламентом, положением, инструкцией и правилами в части цели и содержания каждого из документов?» Мы перестроили порядок по информационно-справочной документации (раньше все делалось только через служебные записки), но встал вопрос по организационно-правовым документам. Будем признательны за помощь!