Top.Mail.Ru

Куда бюджетному медицинскому учреждению при ликвидации девать документы со сроком хранения 5 лет и менее?

Вопрос
Наше бюджетное медицинское учреждение ликвидируется. Подскажите, куда девать документы со сроком хранения 5 лет и менее (это переписка с вышестоящей организацией, со сторонними организациями и приказы вышестоящей организации)? На одном из форумов в Интернете коллега подсказала: «Эти документы передаются в вышестоящую организацию, конечно же, в упорядоченном состоянии, и оформляется акт приема-передачи дел, которым впоследствии можно воспользоваться, составляя акт о выделении к уничтожению». Она права?
Отвечает

Ваша коллега права в общем. Но истина всегда конкретна.

Процесс реформирования системы медицинских учреждений происходит в плановом порядке, работают соответствующие ликвидационные комиссии, соблюдаются сроки и выделяются даже небольшие бюджеты на проведение соответствующих организационных мероприятий.

Если учреждение ликвидируется, то необходимо учесть, ликвидируются ли его функции совсем или выполнение их части передается другому учреждению или вышестоящей организации. В данном случае, конечно же, в упорядоченном состоянии другому учреждению или вышестоящей организации передаются документы по этой функции. Например, ему достанутся:

  • медицинские карты по категориям пациентов (можно составлять отдельные «сдаточные» описи / списки по категориям пациентов по алфавиту фамилий),
  • документы об эксплуатации медицинского оборудования и его паспорта, сертификаты соответствия, акты профилактических работ, ремонта и т.п.,
  • протоколы медицинских комиссий и т.п.,
  • документы по личному составу сотрудников, которые будут переведены в эту новую организацию вместе с функцией,
  • договор с фондом ОМС и договоры со страховыми компаниями по ДМС,
  • документы об информатизации, состоянии здания,
  • документы архивного фонда / архива учреждения (паспорт архива, лист фонда, журнал учета поступления и выбытия документов, картотеки) и т.п.

Документы по личному составу уволенных сотрудников должны быть сданы по описи и на основании договора в соответствующее территориальное архивное учреждение, а если вышестоящая и ликвидируемая организации находятся на одной территории, то архив вышестоящей организации принимает данные документы по личному составу, чтобы в дальнейшем в централизованном порядке и по графику передать их на архивное хранение.

В вышестоящую организацию передаются также документы по «закрытым» функциям: бухгалтерский учет, отчетность, медицинская статистика на дату ликвидации и т.п.

«Упорядоченность» документов, подлежащих сдаче, означает прежде всего проведение экспертизы их ценности, архивно-технической обработки (полной или частичной) и составление описей и акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это находится в зоне ответственности ликвидационной комиссии, в состав которой включают соответствующих сотрудников ликвидируемой организации.

Пример. Форма акта приема-передачи документов в вышестоящую организацию

Переписка с вышестоящей организацией и копии ее приказов ей не нужны (она хранит соответствующие подлинники приказов и копии отправленных писем). Дела с этими документами включаются в акт.

Переписка со сторонними организациями сдается прежде всего по продолжающейся функции и по исполнению договоров, поэтому она может быть включена в опись дел временного срока хранения (свыше 10 лет) или передана просто по номенклатуре дел (если срок хранения такой переписки до 10 лет включительно, а графа «Примечание» заполнена правильно, т.е. сделаны отметки о том, что соответствующее дело включено в опись или в акт).

Переписка по «закрытым» функциям со сроком хранения 5 лет и менее может быть выделена к уничтожению и включена в акт на основании решения экспертной комиссии ликвидируемой организации, зафиксированного в протоколе заседания. Экспертизе ценности подлежит и переписка по обращениям и жалобам граждан.

В Примере мы показываем форму акта приема-передачи документов в вышестоящую организацию, в которой:

  • оранжевым цветом обозначено, что и где необходимо оформить как конкретные реквизиты,
  • оранжевым курсивом в скобках даны комментарии, а
  • черным – примеры заполнения, постоянные реквизиты / их части.

Если в ликвидируемом учреждении был архив (помещение, оборудование, инвентарь), то противопожарное и охранное оборудование, печати и штампы могут быть также переданы вышестоящей организации по отдельному акту.

Перед передачей документов документального и архивного фонда должна быть проведена проверка наличия и состояния дел, хранящихся в структурных подразделениях, канцелярии / секретариате, архиве; соответствующие акты проверки также включаются в акт приема-передачи документов.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сколько должно быть журналов регистрации приказов?

Если в номенклатуре дел указаны 6 разновидностей приказов по личному составу, то и журналов регистрации должно быть 6? Или их может быть меньше? То есть можно ли в одном журнале зарегистрировать несколько разновидностей приказов (например, 3), а остальные приказы еще в 3?

Нужно ли склонять звания при составлении документов?

При составлении документов необходимо ли склонять звания? Например, в приказе: «Назначить главным редактором журнала ректора Иванова В.И., д-ра технических наук, члена экспертного Совета ВАК РФ, академика Академии военных наук Российской Федерации».

Как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО?

Подскажите, пожалуйста, как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО медицинского техникума. Циклов ДПО более 100, документов много. Например, цикл «Сестринское дело» с 03 сентября по 26 октября 2020 года составляет 35 слушателей.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Сколько должно быть журналов регистрации приказов?

Если в номенклатуре дел указаны 6 разновидностей приказов по личному составу, то и журналов регистрации должно быть 6? Или их может быть меньше? То есть можно ли в одном журнале зарегистрировать несколько разновидностей приказов (например, 3), а остальные приказы еще в 3?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.