Top.Mail.Ru

Если номенклатура дел более 500 листов и изменений в ней нет, можно переутвердить ее приказом на следующий год?

Вопрос
В № 11 журнала за 2014 год был опубликован ответ на вопрос: «Если номенклатура дел на 2014 год в 2015 году не изменится, можно ли ее использовать в 2015 году?» К опубликованному ответу задан уточняющий вопрос: «А если номенклатура дел очень объемная (более 500 листов) и особых изменений в ней нет, обязательно ли каждый год утверждать новый экземпляр номенклатуры? Можно ли издать приказ для переутверждения номенклатуры дел с прошлого года?»
Отвечает

В работе с документами рекомендуем не забывать, что правило есть правило. Если действует установленное правило, согласно которому номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года, то совершенно понятно, что она составляется на ­календарный год и ­действует в течение календарного года.

Номенклатура дел является многофункциональным документом, и помимо закрепления плана заведения дел и систематизации документов на следующий год, она одновременно служит для учета (фиксации и идентификации) дел, которые фактически были / будут заведены по итогам этого года. А на основе полученных данных (поэтому номеклатура дел и разрабатывается в конце каждого года) на следующий год опять необходим уже уточненный план систематизации документального фонда организации и документ для учета фактического его состава. Все фактические изменения состава документального фонда, заголовков дел, сроков хранения и т.п., т.е. даже те изменения, которые не относятся к особым, существенным, должны быть просто зафиксированы, учтены в номенклатуре дел. Для этого служба делопроизводства не просто хранит этот утвержденный документ, а в течение года активно использует свой рабочий экземпляр номенклатуры дел и по мере необходимости вносит в него все изменения, в т.ч.:

  • занимает резервные индексы дел,
  • отражает возможные изменения в наименовании подразделений и их подчиненности,
  • делает отметки о фактически переходящих с прошлых лет делах или о том, что некоторые дела не заведены или заведены, но подлежат разделению на 2 или несколько отдельных дел с самостоятельными ­заголовками в связи с разными сроками хранения документов этих дел.

Рабочий экземпляр, с которым работает служба делопроизводства в процессе выполнения своей задачи методического руководства применением номенклатуры дел, как правило, и становится основой для ­оформления и подготовки к утверждению номенклатуры дел на ­следующий год.

Процедура, которую мы в устной профессиональной речи можем назвать переутверждением, означает, что номенклатура дел еще раз внимательно читается, уточняются и конкретизируются заголовки дел, делаются необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав дел, форму представления и копийность документов. В заголовке дела или в графе «Примечание» отмечаются все переходящие дела, которые подлежат включению в номенклатуру дел на следующий год («Переходящее с 2013 г.», «Переходящее с 2014 г.»), форма представления документов и дел (особенно – электронная, с указанием локализации электронных документов в информационных системах и указанием на копийность электронных образов сканированных документов). И, конечно же, номенклатура дел оформляется заново, с новым правильным заголовком («На 2015 год»). Таким образом, каждый год оформляется новый, отражающий реальное состояние документального фонда документ, никакого ­механического переутверждения номенклатуры дел ­просто не ­получается.

А в приказе руководителя организации, в первом пункте распорядительной части текста об утверждении номенклатуры дел, пишется, например:

1. Утвердить (а не переутвердить!) и ввести в действие с 01 января 2015 года номенклатуру дел Общества с ограниченной ­ответственностью «Вита» на 2015 год (далее – Номенклатура дел).

В приказе можно оформить сокращенное родовое наименование номенклатуры дел, которое будет упоминаться в дальнейшем тексте ­приказа, с необходимым уточнением: (далее – Номенклатура дел на 2015 год).

А вот об объеме номенклатуры дел служба делопроизводства должна подумать особо. Так, в сводную номенклатуру дел крупной организации могут не включаться номенклатуры дел территориально удаленных (цеха) и территориально обособленных структурных подразделений (филиалы), для которых могут быть разработаны примерная, или ­типовая, или даже самостоятельные конкретные номенклатуры дел.

И в заключение – о правилах. Решением коллегии Росархива от 19.11.2014 № 4 одобрен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. После утверждения приказом Минкультуры России они заменят Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), которыми мы руководствуемся в процессе разработки ­номенклатур дел в настоящее время.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 1

Наталья
15.12.2015, 11:45

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, в медицинском учреждении более 16 стационарных отделений в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (обслуживающие - поликлиника, рентген, узи, эндоскопия и пр.) Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре, т.е. вместо 22 индексов сделать 7 (стационар+параклиника)?

Рекомендовано для вас

Как прошить документы

Чем можно руководствоваться при прошивке документов? На сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?

Что располагать выше: гриф утверждения или вид документа?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении с Титульным листом (Приложение А) сначала идет гриф утверждения, а под ним – наименование вида документа. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении со Схемой продольного бланка (Рисунок Б.2) наименование вида документа располагается над грифом утверждения. В чем разница? Как правильно оформлять реквизиты?

Когда должность «Генеральный директор» надо писать с большой буквы

Согласно правилам русского языка наименования должностей оформляются строчными буквами, но при составлении документов мы должны ориентироваться на штатное расписание и Устав организации. В Уставе нашей организации наименование должности «Генеральный директор» оформлено с прописной буквы. В штатном расписании все наименования должностей также оформлены с прописной буквы, т.к. при наборе текста программа исправляет наименование на заглавную букву, и никто на это не обращает внимания. По текстам документов у нас эта заглавная буква «Г» как гвоздь торчит. При этом коллеги утверждают, что генеральный директор не должность, а орган управления. Спор идет много лет: можем ли мы отойти от этой заглавной буквы в середине предложения?

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?