Top.Mail.Ru

Кого в небольшом ООО назначить председателем экспертной комиссии, если у директора нет заместителей?

Вопрос
Кого в небольшом ООО назначить председателем экспертной комиссии, если у директора нет заместителей? В состав экспертной комиссии включили бухгалтера и сотрудника отдела кадров, секретарем ЭК назначили секретаря, директор этот приказ будет подписывать. А кто же должен быть председателем ЭК?
Отвечает

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002) устанавливают, что председателем экспертной комиссии (далее – ЭК) организации должен быть назначен один из руководящих работников организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива (п. 2.2.3), т.е. совсем необязательно – заместитель директора. Это может быть один из наиболее квалифицированных работников, который организует и понимает специфику и содержание основных видов деятельности организации, особенно тех, которые ­приносят прибыль.

Но в данной ситуации самый главный вопрос не в том, кто будет подписывать приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации, а в том, кто будет утверждать результаты ее работы ­(протоколы заседаний) и таким образом нести ответственность:

  • за правильность систематизации документального и архивного фондов (ведь ЭК рассматривает номенклатуры и описи дел),
  • за возможность всегда иметь в распоряжении те документы, с помощью которых подтверждается законность всех видов деятельности ­организации и правильность принятых управленческих решений,
  • за соблюдение сроков хранения документов, установленных в соответствии с требованиями действующего законодательства и на основании перечней документов со сроками хранения.

Обратите внимание на методологию ГОСТа Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», согласно которому все решения по управлению документами принимаются на высшем уровне управления организацией.

Не претендуя на участие учредителей и собственников ООО в проведении экспертизы ценности, считаем возможным, чтобы:

  • ее единоличный исполнительный орган (т.е. директор) был председателем ЭК (причем по должности)
  • и решения ЭК вступали в силу после их подписания председателем ЭК, т.е. директором, который несет фактическую ответственность и за документальный, и за архивный фонды, и за наличие документов, и за сроки их хранения.

Оформить это решение можно в приказе следующим образом (если организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не должна согласовывать с ним приказ об образовании ЭК и положение об ЭК):

Пример 1. Приказ об образовании экспертной комиссии в небольшой организации

В процессе разработки положения об экспертной комиссии в настоящее время можно использовать Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллеги Росархива от 06.02.2002), пока действующие до их предполагаемой отмены в 2015 году.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Снимать гриф ДСП перед передачей документов в архив?

Надо ли перед передачей всех документов на архивное хранение снимать с них гриф ограничения доступа, например, ДСП?

Бланк письма для переписки с иностранцами

Мы составляем исходящие письма на иностранном (английском) языке, в т.ч. гарантийные письма. У нашей организации утвержден отдельный бланк для писем на английском языке, отдельный бланк на русском, а не на двух языках одновременно, как говорится в п. 6.8 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Существуют ли требования относительно оформления таких писем, ведь в наших ЛНА они отдельно не закреплены? Как верно указать дату письма на «иностранном» бланке: April 28, 2022 вместо 28.04.2022?

Организация оформляет приказы по разным формам

Согласно Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности у нас применяется шаблон бланка приказа – с логотипом, наименованием организации, наименованием вида документа, площадью для даты и места составления. Однако при этом в организации используются бланки приказов в виде таблицы с указанием формы по ОКУД, значительно отличающиеся от утвержденного шаблона. Аргумент исполнителей: «У нас всегда так было». Привожу пример бланка такого «ОКУД-приказа» о проведении инвентаризации. Вижу подобные бланки также в документах кадрового делопроизводства. Насколько это верно? А если это верно, как наличие таких вариантов отра­зить в Инструкции по делопроизводству?

В какое дело подшивать письмо-оферту или акцепт?

Если договор заключен путем обмена письмами (оферта и акцепт), то в какое дело их подшивать: в дело с договорами или в дело с перепиской? Как подшивать эти документы, наверное вместе – копию своего исходящего письма и оригинал полученного?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.