Top.Mail.Ru
Вопрос
Номенклатура дел с прошлого года сильно изменилась (из-за неправильности составления прошлой), изменились также и индексы дел. Как теперь указывать в ней переходящие дела, если индекс теперь совсем другой?
Отвечает

Задан очень хороший вопрос. Действительно, если изменений индексов в номенклатуре дел нет, то в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел на очередной год вносится простая запись, например: «Переходящее с 2010 года». Если изменения коснулись небольшого количества индексов, то запись уточняется: «Переходящее с 2010 года, индекс № 01-12», т.е. в примечании закрепляется соответствие индексов дел по предыдущей и по новой утверждаемой номенклатуре дел. Если же изменения в номенклатуре дел очень серьезные, то работа усложняется.

Вспоминаем теорию вопроса. Номенклатура дел является многофункциональным документом, и в данной ситуации необходимо вспомнить, что она является важнейшим классификационным справочником, который используется для систематизации документального фонда организации. В процессе развития, ведения и изменения любого классификатора его актуальность обеспечивается с помощью справочного аппарата, в том числе, справочных таблиц, которые называются обычно таблицами соответствия.

В случае существенного изменения и главной таблицы, и конкретной нумерации дел (индексов дел) в конкретной номенклатуре дел рекомендуем разработать Таблицу соответствия индексов переходящих дел, в которой фиксируются индексы переходящих дел по утвержденным номенклатурам дел на предыдущие годы (см. Пример 1). В Таблице соответствия графа 2 «Заголовок дела» является факультативной, но мы рекомендуем ее внести и заполнять, несмотря на определенную трудоемкость. Заголовки дел уточняются и редактируются ежегодно, отражая фактический состав документов дела, и реальный заголовок облегчит в последующем поиск документов и формулирование (а также аннотирование) заголовков дел в процессе составления годовых разделов описей дел.

Таблица соответствия может быть оформлена как приложение к новой номенклатуре дел и утверждена в ее составе.

Пример 1. Таблица соответствия индексов переходящих дел

Поскольку у Таблицы соответствия нет обязательной утвержденной формы, на практике можно встретить таблицы с иной последовательностью граф.

Оценить вопрос
s
В избранном

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как прошить документы

Чем можно руководствоваться при прошивке документов? На сколько отверстий должен прошиваться документ? И какое расстояние должно быть между ними?

Что располагать выше: гриф утверждения или вид документа?

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении с Титульным листом (Приложение А) сначала идет гриф утверждения, а под ним – наименование вида документа. В том же ГОСТ Р 7.0.97-2016 в приложении со Схемой продольного бланка (Рисунок Б.2) наименование вида документа располагается над грифом утверждения. В чем разница? Как правильно оформлять реквизиты?

Когда должность «Генеральный директор» надо писать с большой буквы

Согласно правилам русского языка наименования должностей оформляются строчными буквами, но при составлении документов мы должны ориентироваться на штатное расписание и Устав организации. В Уставе нашей организации наименование должности «Генеральный директор» оформлено с прописной буквы. В штатном расписании все наименования должностей также оформлены с прописной буквы, т.к. при наборе текста программа исправляет наименование на заглавную букву, и никто на это не обращает внимания. По текстам документов у нас эта заглавная буква «Г» как гвоздь торчит. При этом коллеги утверждают, что генеральный директор не должность, а орган управления. Спор идет много лет: можем ли мы отойти от этой заглавной буквы в середине предложения?

Ответственность за несдачу документов в госархив при ликвидации организации

Указан ли в каком-либо нормативном документе факт необходимости предоставления справки (либо иного документа), подтверждающей сдачу документов (документы постоянного хранения и по личному составу) в государственный архив при ликвидации организации? Может ли арбитражный суд (при банкротстве) или налоговая требовать необходимой передачи документов ликвидируемой организации в государственный (или муниципальный) архив? На что можно сослаться, кроме Закона № 125-ФЗ об архивном деле?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?