Top.Mail.Ru

Кто подписывает приложения к протоколу комиссии?

Вопрос
Если к протоколу заседания комиссии есть приложение, то кто подписывает такое приложение – только председатель и секретарь или все члены комиссии?
Отвечает

Это зависит от полномочий комиссии и от ее статуса (постоянно действующая, постоянный совещательный орган, специально назначенная для реализации какой-то задачи или др.).

Например, в приказе о создании комиссии, специально образованной для реализации конкретной задачи, и ее полномочиях обычно указывается итоговый документ или документы, в которых фиксируются результаты ее работы. И эти документы (акты инвентаризации по структурным подразделениям, приема-передачи дел, фиксации каких-либо фактов в процессе трудовых отношений и т.п.) подписываются всеми членами комиссии. Когда на заседании подводятся общие итоги работы специально созданной комиссии (после выполнения поставленной задачи и утверждения руководителем итогов ее работы комиссия перестает существовать), то подписанные документы-основания для принятия окончательных решений оформляются как приложения к протоколу заседания, а сам протокол подписывают председатель и секретарь (итоговый протокол утверждает тот руководитель, который подписал приказ о создании временной / специальной комиссии).

Можно рассмотреть другой пример, когда в регламенте работы постоянно действующей комиссии (например, экспертной) устанавливается, что подготовленные к рассмотрению на заседании документы (проекты документов) должны быть подписаны руководителями подразделений или исполнителями, которые являются ответственными за подготовку вопроса на заседание комиссии (они могут даже не быть членами комиссии).

Если описанных выше оговорок, регламентирующих работу коллегиального органа, нет, то рекомендуем придерживаться универсальной практики. За документирование работы комиссии (правильность формулировок решений, за которые голосовали члены комиссии на заседании, за наличие всех оснований для принятия решений, которыми являются документы-приложения) отвечают председатель и секретарь заседания. Поэтому они :

  • подписывают протокол заседания (Пример 1),
  • а все документы-приложения к нему парафируют1, т.е. проставляют личный росчерк на нижнем поле каждого их листа (Пример 2), к которому можно (но не обязательно) добавлять расшифровку в виде И.О. Фамилии (Пример 3)2.

Пример 1. Подписи председателя и секретаря собрания / заседания в протоколе

Пример 2. Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу

Пример 3. Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу

Регламенты работы постоянно действующих комиссий обычно предусматривают, что секретарь готовит проведение заседания и получает необходимые материалы от непосредственных исполнителей не позднее 3–5 дней до даты заседания. В этом случае все документы к заседанию должны быть полностью оформлены и подписаны ответственными исполнителями, а секретарь может оформить на первом листе каждого документа отметку о получении (Пример 4).

И в заключение на всякий случай напоминаем, что многостраничный документ большого объема легче прошить и заверить весь сшив (как в Примере 5), чем парафировать каждый лист.

Пример 4. Отметка о получении секретарем документа для его рассмотрения на заседании

Пример 5. Заверение сшива многостраничного документа председателем и секретарем комиссии

Сноски 2

  1. Парафирование документов предусматривает и ГОСТ Р 7.0.97-2016, в п. 5.21 которого зафиксировано, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документов и его приложений». Вернуться назад
  2. Заметьте, что визирование (парафирование) документов, подготовленных к рассмотрению на заседании, могут осуществлять и исполнители – все зависит от конкретной ситуации, полномочий и регламентации работы комиссии. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?