Кто подписывает приложения к протоколу комиссии?

Вопрос
Если к протоколу заседания комиссии есть приложение, то кто подписывает такое приложение – только председатель и секретарь или все члены комиссии?
Отвечает

Это зависит от полномочий комиссии и от ее статуса (постоянно действующая, постоянный совещательный орган, специально назначенная для реализации какой-то задачи или др.).

Например, в приказе о создании комиссии, специально образованной для реализации конкретной задачи, и ее полномочиях обычно указывается итоговый документ или документы, в которых фиксируются результаты ее работы. И эти документы (акты инвентаризации по структурным подразделениям, приема-передачи дел, фиксации каких-либо фактов в процессе трудовых отношений и т.п.) подписываются всеми членами комиссии. Когда на заседании подводятся общие итоги работы специально созданной комиссии (после выполнения поставленной задачи и утверждения руководителем итогов ее работы комиссия перестает существовать), то подписанные документы-основания для принятия окончательных решений оформляются как приложения к протоколу заседания, а сам протокол подписывают председатель и секретарь (итоговый протокол утверждает тот руководитель, который подписал приказ о создании временной / специальной комиссии).

Можно рассмотреть другой пример, когда в регламенте работы постоянно действующей комиссии (например, экспертной) устанавливается, что подготовленные к рассмотрению на заседании документы (проекты документов) должны быть подписаны руководителями подразделений или исполнителями, которые являются ответственными за подготовку вопроса на заседание комиссии (они могут даже не быть членами комиссии).

Если описанных выше оговорок, регламентирующих работу коллегиального органа, нет, то рекомендуем придерживаться универсальной практики. За документирование работы комиссии (правильность формулировок решений, за которые голосовали члены комиссии на заседании, за наличие всех оснований для принятия решений, которыми являются документы-приложения) отвечают председатель и секретарь заседания. Поэтому они :

  • подписывают протокол заседания (Пример 1),
  • а все документы-приложения к нему парафируют1, т.е. проставляют личный росчерк на нижнем поле каждого их листа (Пример 2), к которому можно (но не обязательно) добавлять расшифровку в виде И.О. Фамилии (Пример 3)2.

Пример 1. Подписи председателя и секретаря собрания / заседания в протоколе

Пример 2. Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу

Пример 3. Парафирование на нижнем поле страниц документов – приложений к протоколу

Регламенты работы постоянно действующих комиссий обычно предусматривают, что секретарь готовит проведение заседания и получает необходимые материалы от непосредственных исполнителей не позднее 3–5 дней до даты заседания. В этом случае все документы к заседанию должны быть полностью оформлены и подписаны ответственными исполнителями, а секретарь может оформить на первом листе каждого документа отметку о получении (Пример 4).

И в заключение на всякий случай напоминаем, что многостраничный документ большого объема легче прошить и заверить весь сшив (как в Примере 5), чем парафировать каждый лист.

Пример 4. Отметка о получении секретарем документа для его рассмотрения на заседании

Пример 5. Заверение сшива многостраничного документа председателем и секретарем комиссии

Сноски 2

  1. Парафирование документов предусматривает и ГОСТ Р 7.0.97-2016, в п. 5.21 которого зафиксировано, что «по усмотрению организации может применяться полистное визирование документов и его приложений». Вернуться назад
  2. Заметьте, что визирование (парафирование) документов, подготовленных к рассмотрению на заседании, могут осуществлять и исполнители – все зависит от конкретной ситуации, полномочий и регламентации работы комиссии. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?