Как оформить лист рассылки и лист ознакомления с приказом? Их можно объединить?

Вопрос
Подскажите, пожалуйста, как выглядит лист рассылки к приказу? У нас в инструкции ничего не сказано и про лист ознакомления. А ознакомить работников нужно. Дело в том, что не все работники переходят по ссылке через СЭД для ознакомления, поэтому легче знакомить под подпись. Лист рассылки и лист ознакомления могут быть единым документом и как его тогда можно оформить?
Отвечает

Рекомендуем все-таки подумать, как обеспечить ознакомление сотрудников с документами через СЭД, иначе она останется бесполезным инструментом и никогда не оправдает затрат на разработку, внедрение и поддержку. Но руководствуемся прежде всего целью издания и функцией документа, например:

  • приказы по личному составу подлежат ознакомлению под личную подпись работника (кроме приказов, затрагивающих дистанционных работников, для них ознакомление может быть организовано в электронном виде с использованием электронной подписи работника);
  • с конфиденциальными приказами и распоряжениями сотрудники, имеющие соответствующие права доступа, обычно знакомятся под подпись в специальном журнале ознакомления;
  • наиболее часто издаваемые приказы по основной и административно-хозяйственной деятельности целесообразно и издавать, и согласовывать, и рассылать в электронном виде.

Наверняка в СЭД предусмотрены все функциональные настройки для рассылки документов и ознакомления с ними, ведется системный протокол контроля действий пользователей, в котором с указанием дат, часов и минут фиксируются факты: сотрудник получил файл (документ), открыл и читал его в течение какого-то времени и в соответствии с правами доступа совершил разрешенные действия с ним. В СЭД рассылка приказов обычно проектируется по стандартным маршрутам, а листы рассылки и листы ознакомления могут автоматически формироваться как отдельные отчеты из системы, что важно для организации контроля исполнения.

И в Положении о СЭД, и в Инструкции по делопроизводству можно закрепить порядок ознакомления с изданными распорядительными документами исключительно в электронном виде (кроме установленных законодательством исключений). Если такой порядок не всем понятен или «не все хотят» его соблюдать, дополнительно возможно издание приказа по административно-организационным вопросам, в котором надо просто закрепить, что:

  • с такого-то числа рассылка приказов на исполнение и ознакомление с ними сотрудников осуществляются исключительно через СЭД;
  • а контроль за соблюдением этого порядка в структурных подразделениях возложить на руководителей подразделений, которые отвечают за организацию делопроизводства в своих подразделениях и исполнительскую дисциплину подчиненных.

Если культура работы с документами и ответственность исполнителей не сформированы, то при передаче документа лично в руки и даже под подпись в журнале все равно может найтись сотрудник, который заявит службе делопроизводства, что ничего не получал, и подпись не его («я не я и подпись не моя»).

Тем не менее листы рассылки и листы (журналы) ознакомления с документами (в т.ч. в бумажной форме) вполне могут существовать в практике работы с документами.

Например, Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44; далее – Примерная инструкция) предусматривает, что в процессе исполнения документа сотрудник-исполнитель осуществляет подготовку списка (указателя) рассылки документа, когда он (скорее всего, с сопроводительным письмом) направляется во внешние организации группе адресатов более чем в 4 адреса (п. 7.3 и 7.8 раздела VII «Организация работы исполнителя с документами»). А служба делопроизводства рассылает исполнителям копии приказов, распоряжений в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки (п. 5.48 раздела V «Организация документооборота»).

При рассылке документов внутри организации рекомендуем включать в лист:

  • не только конкретных исполнителей и их непосредственных руководителей, руководителей взаимодействующих подразделений, участвующих в решении вопроса,
  • но и подразделения, осуществляющие внутренний контроль и управление рисками в организации.

Это новое правило управления документами, о котором сотрудникам-исполнителям необходимо напоминать. Кроме того, контролируйте, чтобы исполнители, готовящие листы рассылки, подписывали их.

Цель листа рассылки внутренних документов – зафиксировать маршрут движения документа, т.е. наименования структурных подразделений и наименования должностей и фамилий исполнителей и всех сотрудников, которые должны быть проинформированы о документе и принятом решении. Лист рассылки оформляется и подписывается сотрудником-исполнителем вместе с проектом распорядительного документа. См. Пример 1.

Пример 1. Заполненный исполнителем лист рассылки к проекту приказа

Цель листа (журнала) ознакомления с изданными распорядительными документами и поручениями – зафиксировать факт получения документа исполнителем и принятия его на исполнение с учетом контрольных сроков. Лист ознакомления оформляется к уже изданному распорядительному документу и обычно подписывается сотрудником службы делопроизводства, который будет проводить процедуру ознакомления. См. Пример 2.

Пример 2. Заполненный службой делопроизводства лист ознакомления с изданным приказом

Если речь идет об одном и том же распорядительном документе, одних и тех же объектах его маршрутизации (подразделения и исполнители), то, действительно, ничто не мешает вам совместить на одном бумажном носителе решение двух управленческих задач (маршрут движения + фиксация факта получения на исполнение). Нормативно это нигде не установлено, но вполне возможно сформировать единый лист рассылки и ознакомления, если речь идет о работе с документами в бумажной форме. Тем более что в современной практике смысловые различия «рассылки» и «ознакомления» постепенно стираются и поглощаются новым термином «трансляция корпоративной информации и документов», в котором обобщаются разные цели, формы и методы их распространения, включая ознакомление под подпись, передачу документов под расписку, рассылку через СЭД и т.п.

Форму такого листа можно утвердить в качестве самостоятельной или в составе Инструкции по делопроизводству, а потом использовать как прототип одной из форм отчетов, которая может формироваться в СЭД (возможный вариант показан в Примере 3).

Пример 3. Оформленный лист рассылки и ознакомления может иметь следующий вид

Только обратите внимание:

  • в процессе подготовки проекта документа исполнитель оформляет на листе рассылки / ознакомления:
    • наименование вида документа, его заголовок;
    • формирует список ознакамливаемых лиц (заполняет 1-ю и 2-ю графы);
  • а после подписания документа служба делопроизводства оформляет в данном листе дату и номер направляемого на ознакомление документа и получает подписи с датами ознакомления в 3-й и 4-й графах.

Этот лист необходимо будет сформировать в дело вместе с самим изданным распорядительным документом. А назвать его лучше просто «лист рассылки», чтобы соответствовать Примерной инструкции.

Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как хранить кредитные договоры и документы об их исполнении

При проведении экспертизы ценности документов нашей кредитной организации (банка), опираясь на новый Перечень 2019 г., мы столкнулись со следующей проблемой. В примечании 2 к ст. 261 «Кредитные договоры, договоры займа и иные долговые обязательства; документы, подтверждающие предоставление кредита (займа) и исполнения должником своих обязательств» срок хранения договоров и иных подтверждающих документов с условием о залоге увеличивается с 5 до 10 лет. Для исполнения этой нормы возникает необходимость хранения, кроме кредитного досье и юридического дела клиента, также и его платежных документов по кредиту, хранящихся в «Документах дня» банка. Как правильно технически решить эту проблему: 1) изымать из «Документов дня» платежные документы по кредитам с залогом (что крайне затруднительно) или 2) хранить весь массив «Документов дня» целиком (в этом случае появляется необходимость хранения «избыточного» количества документов в течение 10 лет, вместо 5 лет)? Или же мы в целом не верно трактуем статью 261 Перечня 2019 г.?

Как корректно заменять сканы ранее зарегистрированных документов?

Наша организация – государственное учреждение. Используем в своей работе СЭД. И подчас возникает необходимость заменить полностью зарегистрированный документ или его часть, т.е. удалить первоначально зарегистрированный скан-образ документа и вложить новый. Всегда аргументируем тем, что это запрещено, но вот ссылку на нормативный акт найти не можем. Искали и в «Гаранте» и в «Консультанте+». Подскажите, пожалуйста, ссылку на нормативный правовой акт, где четко прописано, что замена уже зарегистрированных документов запрещена законом.

Акт о вскрытии конверта и отсутствии документов

Пришло письмо заказным отправлением. В тексте письма в отметке о наличии приложений указано 2 документа, но фактически их в этом конверте не оказалось. 1. Знаю, что это надо оформить актом, но как его составить? Кому подписывать? Что с ним потом делать? 2. Была еще такая ситуация: пришло письмо без приложений в конверте, но при вскрытии другого конверта эти приложения там обнаружили. Видимо, отправитель сам заметил ошибку и дослал приложения через пару дней (судя по штемпелям на конвертах). А мы оба эти письма вскрыли в один день. Тогда акт о недостаче вложений оформлять надо?

Чем грозит посуточная нумерация документов?

Наше руководство обязывает переходить на посуточную регистрацию документов: входящих, исходящих, договоров и даже приказов по основной деятельности. То есть каждый день будет начинаться с № 1, и начало этих изменений с середины текущего года! Никакие наши протесты и доводы не помогают! Юристы уже вносят изменения в нашу инструкцию по делопроизводству. Нормативные правовые акты и государственные документы, в которых есть указания о регистрации документов в пределах календарного года (Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, и Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44), юристы считают необязательными для нашей организации. Все, что не называется Законом, невозможно использовать в спорах с юристами, что же делать!? 1. Как будут обрабатываться для архивного хранения приказы по основной деятельности, если во все учетные архивные документы вносятся данные о содержании документов тома с № … по №… ? 2. Или сейчас настало такое время, когда наши службы должны полностью прогибаться под бизнес и все наши правила устарели на фоне стремительной цифровизации? И проще подстроиться под исполнителей, чем исполнителям соблюдать правила своевременной подготовки и регистрации документов?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Приказы о назначении ответственных

Необходимо ли ежегодно переиздавать приказы о назначении ответственных (например, за пожарную безопасность)? И уточнение: как сформулировать приказ о первичном назначении ответственных так, чтобы этим ежегодно не заниматься? Либо в ежегодном переиздании таких приказов все-таки есть свои плюсы?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?