Можно ли уменьшать срок хранения, указанный в Перечне?

Вопрос
Где прописано (в каком документе и статье), что запрещается изменение сроков хранения по Перечню в сторону уменьшения? Разве нельзя изменить в сторону уменьшения срок хранения дел временного (5 лет) хранения? А если в другом нормативном правовом акте срок хранения отличается от указанного в типовом Перечне в большую или меньшую сторону, то что делать? Сейчас выходит все больше нормативных документов, в которых различные ведомства устанавливают сроки хранения интересующих их документов.
Отвечает

Рассмотрим вопрос в позитивном аспекте. Срок хранения конкретных документов в организации устанавливается в результате комплексной интеллектуально-аналитической работы, которая называется экспертизой ценности. Она проводится на основе:

  • действующего законодательства и нормативных правовых актов министерств и ведомств, в которых одновременно с регламентацией какого-либо конкретного процесса могут устанавливаться особенности его документирования, формы представления документов и сроки их хранения;
  • типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, а также типовых и примерных номенклатур дел (разработка примерных номенклатур дел, в которых установленный срок хранения является обязательным для однотипных организаций, – лучшая практика уполномоченных архивных органов в субъектах Российской Федерации).

То есть в процессе экспертизы ценности документов должны одинаково учитываться и правильно применяться все действующие нормативные основы для определения сроков хранения конкретных документов конкретной организации. Если в нескольких источниках сроки хранения отличаются, то лучше выбрать максимальный из них. Если он крайне вам не выгоден, то выбирайте срок хранения, фигурирующий в нормативном документе более высокого уровня. Для решения таких задач и создается экспертная комиссия как совещательный коллегиальный орган при первом руководителе организации, ответственном за документальный фонд.

Любая организация должна обеспечивать архивное хранение документов (ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»). Единая методическая основа обеспечения сохранности архивных документов закреплена в настоящее время Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). На сайте Росархива опубликованы и дополнительно изданы в виде брошюры Методические рекомендации по применению данных Правил (М.: ВНИИДАД, 2018), в которых рекомендуем обратить внимание на п. 1.1.1.5 «Определение сроков хранения дел». Данный пункт еще раз подтверждает, что в процессе экспертизы ценности «сроки хранения дел определяются по перечням (типовому, ведомственному или иному) с указанием сроков хранения, по законодательным или иным нормативным правовым актам, по типовой или примерной номенклатуре дел... Установленные сроки хранения документов переносятся в номенклатуру дел без изменений».

Таким образом, нельзя уменьшать даже 5-летний срок хранения видов и категорий документов, если этот срок прямо закреплен в действующем законе, другом нормативном правовом акте или в одном из перечней документов со сроками хранения. А вот увеличивать сроки хранения по сравнению с перечнем возможно, если это увеличение обусловлено значимостью документов для деятельности организации, подтверждено экспертной комиссией и закреплено в протоколе ее заседания.

Что касается правил применения перечней, то обычно они содержатся в указаниях по применению и оформляются как своеобразное введение конкретного перечня. Например, так было сделано в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Росархива 06.10.2000), там содержалась запретительная норма (п. 2.11): «снижение сроков хранения, установленных настоящим Перечнем, запрещается».

В следующем, актуальном Перечне 2010 г.1 указания по применению и, соответственно, какие-либо разрешительные или запретительные нормы не сформулированы. Подразумевается, что профессионально подготовленные сотрудники служб делопроизводства и архивов умеют правильно применять статьи данного Перечня в процессе определения сроков хранения своих документов.

Давно ожидаемый новый типовой Перечень управленческих архивных документов в соответствии с планом работы Росархива должен быть утвержден в текущем 2019 году, а к нему уже будет разработана инструкция по применению.

Сноски 1

  1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
Оформите годовую подписку 2022 в октябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Если в приказе написали ошибочный срок исполнения

Оперативные задачи обсуждались на совещании. Часть из них потом вылились в оформление приказа. На совещании исполнителю было устно дано поручение со сроком исполнения 10.08.2021. Но помощник руководителя при оформлении приказа ошиблась в одной цифре и вписала в него срок 10.09.2021. Эта ошибка выявилась, когда наступило 10.08.2021, а задача не выполнена. Исполнитель говорит, что ориентировался на дату в приказе. Как действовать теперь: — издать приказ о внесении изменений в первоначальный приказ, изменив дату 10.09.2021, но не на 10.08.2021, которое уже прошло, а на другую? Или все-таки на 10.08.2021? Подскажите, пожалуйста, как его оформить; — можно ли считать просрочкой выполнения данную ситуацию? Несколько людей, участвовавших в совещании, помнят, что звучал срок 10.08.2021. На него было увязано и выполнение других поручений, у которых в приказе срок исполнения записан правильный.

Можно сшивать несколько личных дел в одно?

На основании пункта 2.1 Методических рекомендаций по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций / Росархив, ВНИИДАД. М., 2018 – «недопустимо сшивать несколько личных дел в одно». На мой взгляд, для ООО это очень неудобное правило и по сути ничем не обоснованное. Насколько я понимаю, это связано с тем, что при выдаче такого «сшитого» дела данные одного работника могут попасть в доступ к другому. Но эта проблема не возникает: — если внутренними ЛНА установлено, что выдача оригиналов документов не производится (только копии), т.е. из такого «сшитого» дела копируются только конкретные документы, либо — если происходит выемка документов (оригиналов), то дело расшивается и изымаются опять же конкретные документы по конкретному работнику. Не происходит выдача дела полностью. При этом очень неудобно, трудозатратно подшивать каждое личное дело на 4 прокола в твердую обложку. На это уходит много времени, сил и денег. Приемлемо ли сшивать несколько личных дел в одно, при условии регламентации выдачи таких дел?

Как указывать должности работников в приказе филиала

Вопрос по оформлению наименований должностей в приказах по основной деятельности филиала. У филиала есть: — Исполнительный аппарат и — 2 производственных предприятия – назовем условно N-ские и M-ские тепловые сети. В Исполнительном аппарате оформлены его работники, в т.ч. директор филиала, заместители директора филиала, главный инженер, заместитель главного инженера по тепловым сетям. А на предприятиях, в тепловых сетях, оформлены работники тепловых сетей, в т.ч. технический директор – главный инженер тепловых сетей, его заместитель, чья должность звучит так: заместитель главного инженера по реконструкции. Поскольку приказы издаются на бланке филиала, то: — у работников филиала указывается только должность, наименование филиала не указывается, — а у работников производственных предприятий (N-ских и M-ских тепловых сетей) указывается название предприятия. В одном приказе по филиалу необходимо дать поручения заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову и N-ским тепловым сетям (в лице заместителя главного инженера по реконструкции Петрова А.А.). Понятно, что заместитель главного инженера N-ских тепловых сетей и заместитель главного инженера филиала – это две большие разницы. Как упомянуть их в одном приказе, чтобы разница была видна? Можно ли написать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.»? Отдел кадров считает, что это недостаточно наглядно, и настаивает, что нужно писать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Исполнительного аппарата Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.». Мы (делопроизводство) – против, ввиду спорного толкования сочетания «по тепловым сетям Исполнительного аппарата» и считаем, что все-таки «заместитель главного инженера филиала» и «заместитель главного инженера Исполнительного аппарата» – это не одно и то же. Можно ли оформить так: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера N-ских тепловых сетей по реконструкции Петрову А.А.»? Не будет ли неверным указанием должности Петрова, т.к. по штатному расписанию Петров работает в подразделении N-ские тепловые сети, должность – заместитель главного инженера по реконструкции. Иными словами, можно ли: — при указании наименований должностей работников в приказе по основной деятельности филиала в штатную должность включать «вкрапления» из наименования структурного подразделения? — имея по штату должности «начальник цеха», «начальник отдела», не указывать в приказах «начальник цеха Электрического цеха», «начальник отдела Хозяйственного отдела» и писать вместо этого старое доброе «начальник электрического цеха», «начальник хозяйственного отдела»?

Работник не сообщил об изменении персональных данных

Можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности работника за то, что он не сообщил об изменении своих персональных данных? Если можно, то где и как это прописать (в трудовом договоре, ЛНА)? Или прописывать ничего не нужно, ответственность по умолчанию у работника будет?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Можно ли печатать документ на обеих сторонах листа? С договорами так часто поступают. А как быть с письмами, актами и др.? Как при этом правильно нумеровать страницы? Чем все это регулируется сейчас? Или только правилами делового оборота?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? А если его окончание придется на Новогодние каникулы?

Каков срок рассмотрения обращений граждан? Когда продление срока законно: – до его истечения (первых 30 дней с момента регистрации обращения) или – после его истечения, но не позже вторых 30 дней? В каких днях он исчисляется – в календарных или рабочих? И что делать, если его окончание придется на Новогодние каникулы?