Top.Mail.Ru

Как направлять ответ на электронное обращение гражданина?

Вопрос
Давно возник вопрос у исполнителей по обращениям граждан. Если обращение поступило по электронной почте и его официально зарегистрировали, то ответ по электронной почте мы также должны официально оформлять с регистрационным номером? Или можно просто отвечать по электронной почте без него? Вышестоящее руководство утверждает, что если по электронной почте обращение пришло, то и мы также должны ответить заявителю по электронной почте. Можно ли получить ответы со ссылками на нормативные документы?
Отвечает

Рассмотрение обращений граждан, поступивших в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в электронной форме, регламентируется ч. 3 ст. 7 и ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Гражданин в своем обращении в форме электронного документа в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (при наличии) и ад-рес электронной почты, по которому должен быть направлен ответ (ч. 3 ст. 7).

А ответ на обращение гражданина (ч. 4 ст. 10) должен быть направлен организацией «в форме электронного документа по адресу электронной почты…, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении». В данной формулировке союз «и» вынуждает организации на практике соблюдать следующий порядок.

1. Если обращение поступило в электронной форме только с адреса электронной почты гражданина и в самом обращении указан этот или иной адрес электронной почты для получения ответа, то ответ в форме электронного документа направляется исключительно по желаемому гражданином адресу.

В данном случае подготовленный на бланке организации в бумажной форме и подписанный уполномоченным должностным лицом, зарегистрированный ответ сканируется. Бумажный документ остается в делах организации.

Скан-копия подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или уполномоченного им лица (как правило, ответственного за работу с обращениями), которая программным способом может визуализироваться как отметка о подписании документа электронной подписью1. Подписанная электронная копия ответа как отдельный файл присоединяется к электронному сообщению, которое направляется гражданину от имени организации и с ее официального адреса электронной почты (или с адреса уполномоченного лица) на адрес электронной почты, указанный гражданином. В заголовке электронного сообщения (тема) оформляются дата и номер ответного письма.

Ответ на обращение может быть оформлен также исключительно в электронной форме (в виде электронного оригинала, который сканировать не потребуется). В этом случае он подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного должностного лица и остается в информационной системе вашей организации, но как отдельный файл (фактически – копия) направляется адресату. В данном случае вложенный в электронное письмо ответный электронный документ опять же должен иметь собственный регистрационный номер и дату.

Таким образом, о написании просто ответного текста «в теле» письма почтовой программы речи не идет!

2. Если обращение поступило в электронной форме с адреса электронной почты гражданина (файл), но в самом обращении гражданин указал свой почтовый адрес, то организация:

  • направляет электронную копию (файл) ответа на адрес электронной почты и
  • дополнительно подлинник ответа в бумажной форме «досылает» по почте, чтобы соответствовать требованиям действующего законодательства.

В последнее время граждане становятся более квалифицированными в общении с государственными и муниципальными органами – в своих обращениях специально указывают адреса, по которым они ожидают получения ответа. Необходимо ориентироваться на эти каналы «обратной связи», специально названные гражданином. Ведь электронное обращение гражданина может поступить к вам не только с его адреса электронной почты, но и:

  • через официальный сайт (при заполнении специальных «входных» форм);
  • в порядке «пересылки» из органов государственной власти и органов местного самоуправления по электронным каналам связи в рамках межведомственного взаимодействия, через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ), Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (ЕПГУ) и порталы государственных и муниципальных услуг субъектов РФ.

Сноски 1

  1. Реквизит «отметка об электронной подписи» описан в п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Вернуться назад
Оценить вопрос
s
В избранное
Внимание!
МАХ скидка - только в августе. Ловите ее!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Сколько должно быть журналов регистрации приказов?

Если в номенклатуре дел указаны 6 разновидностей приказов по личному составу, то и журналов регистрации должно быть 6? Или их может быть меньше? То есть можно ли в одном журнале зарегистрировать несколько разновидностей приказов (например, 3), а остальные приказы еще в 3?

Нужно ли склонять звания при составлении документов?

При составлении документов необходимо ли склонять звания? Например, в приказе: «Назначить главным редактором журнала ректора Иванова В.И., д-ра технических наук, члена экспертного Совета ВАК РФ, академика Академии военных наук Российской Федерации».

Как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО?

Подскажите, пожалуйста, как и сколько лет хранить карты слушателей ДПО медицинского техникума. Циклов ДПО более 100, документов много. Например, цикл «Сестринское дело» с 03 сентября по 26 октября 2020 года составляет 35 слушателей.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Сколько должно быть журналов регистрации приказов?

Если в номенклатуре дел указаны 6 разновидностей приказов по личному составу, то и журналов регистрации должно быть 6? Или их может быть меньше? То есть можно ли в одном журнале зарегистрировать несколько разновидностей приказов (например, 3), а остальные приказы еще в 3?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

Как оформить электронное приложение к бумажному документу? Как их переправить по почте?

Как оформить реквизит «Приложение» в случаях, когда: 1. Письмо и приложение к нему оформлены на бумажном носителе, но отправлены адресату будут только их скан-копии по электронной почте? 2. Письмо оформлено на бумажном носителе, а приложение к нему только в электронном виде, адресату письмо с приложением будет направлено по электронной почте? Что при этом написать на документе-приложении и в самом письме? Покажите, пожалуйста, как это грамотно оформить.