Хочется задать встречные вопросы и уточнить период или время, обозначенное «ранее». Ведь если «ранее» не было ни описей, ни номенклатуры дел, то как вы оформили другие графы акта? Процесс физического уничтожения документов был организован на основе акта и после его утверждения первым руководителем организации? Документы уничтожаются после утверждения описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения? Акт оформлен как сводный на основании тех актов, которые составили ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях и подписали руководители подразделений?
Наши наводящие вопросы уже очерчивают тот порядок работы и тот минимальный состав документов, который должна иметь каждая организация для уничтожения дел.
Надеемся также, что процесс уничтожения документов по акту, который составлен на основании Перечня 2010 г. (и, возможно, какого-либо ведомственного перечня), был завершен до 18.02.2020. Потому что с 18.02.2020 вступил в силу новый типовой Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а Перечень 2010 г. признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). И все акты о выделении к уничтожению документов, по которым оно физически не успело состояться до 18.02.2020, должны содержать ссылки на новый Перечень 2019 г. (как основание) и на исправленные сроки хранения документов и номера статей по этому новому Перечню.
Правила работы архивов организаций и Методические рекомендации по их применению (М., ВНИИДАД, 2018) содержат и алгоритм формирования архивного фонда на основе документального фонда организации, и правила разработки номенклатуры дел, и взаимосвязь номенклатуры дел с описями дел, и порядок оформления описей и актов о выделении к уничтожению (в т.ч. формы, по которым они должны составляться).
В п. 3.6 Правил работы архивов организаций установлен обязательный перечень учетных документов архива (или архивного фонда, если архив как отдельное подразделение не создается):
- книга учета поступления и выбытия дел, документов (при налаженном учете архивных документов именно в нее сначала вносятся сведения об изменении состава архивного фонда; книгу советуем начать оформлять, когда дела пройдут архивно-техническую обработку, будут составлены описи, и дела будут переданы в архив (или ответственному за архивное хранение, если архив не создается));
- список фондов (ведется, если у вас хранится несколько фондов, например, когда есть еще фонд организации-предшественника);
- лист фонда (в него также вносятся сведения о выбытии/уничтожении документов на основании актов);
- описи дел, документов. А реестр описей дел, документов вы начинаете вести только после того, как один из видов описей, которые составляются по годовым разделам, будет считаться законченным, т.е. в ней будет оформлено 9 999 заголовков дел. Но это произойдет не так скоро.
Кроме того, хорошо бы сформировать дело фонда – папку, в которую вы вложите историческую справку и тот самый акт о выделении документов и дел к уничтожению, о котором идет речь в вопросе.
