Секретарю заседания или депутату, которому поручено вести протокол заседания, прежде всего необходимо было выяснить фамилии, имена и отчества представителей общественных организаций, граждан, должностных лиц и вообще всех, кто пришел на заседание, не будучи депутатом или приглашенным специалистом, экспертом. Необходимо было составить список «неприглашенных» лиц и проверить, может быть они пришли на заседание в качестве замещающих тех, кто был приглашен. Сделать это надо до заседания или в его процессе, в крайнем случае, пустив по рядам лист бумаги для самостоятельной регистрации. Такой порядок соблюдается даже при проведении общественных слушаний и отчетов депутатов.
Организационная работа по выяснению состава присутствующих проводится всегда, потому что в протоколе заседания необходимо отражать полностью весь состав – поименно в заголовочной части или прилагаемым списком (см. Примеры 1 и 2).
Пример 1. Заголовочная часть протокола
Пример 2. Как оформляются в протоколе присутствующие члены комиссии, приглашенные и присутствующие без приглашения (если в какой-то из этих категорий оказалось 15 и более лиц)
В недавно утвержденных Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) правила оформления документов конкретно не рассматриваются. Но в субъектах РФ для выборных органов власти и органов местного самоуправления разрабатываются инструкции по делопроизводству, в которых подробно регламентируются все аспекты документирования депутатской деятельности. Рекомендуем в крайнем случае обратиться к п. 5.7 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Рекомендуем соблюдать все обычные правила оформления состава присутствующих в протоколах заседаний выборных органов власти и органов местного самоуправления, поскольку эти документы кроме правовой и управленческой функций дополнительно выполняют социальную функцию. И она приобретает все возрастающее значение в процессах взаимодействия с гражданами, публикации принятых решений, формировании общественного мнения и положительной оценки работы депутатов.
Списки могут быть разными по форме! Может быть указано конкретное время, на которое приглашаются и с которого предполагается рассматривать вопрос с участием приглашенных лиц. Их подписи в списке не нужны.
Пример 3
СПИСОК ПРИГЛАШЕННЫХ
на заседание постоянной комиссии по труду и делам ветеранов
07.07.2020 в 14.00
- Заместитель начальника контрольного управления администрации Центрального муниципального округа Белов П.П.
- Председатель Совета ветеранов Центрального муниципального округа Чернов В.А.
<...>
Пример 4
СПИСОК ПРИСУТСТВОВАВШИХ БЕЗ ПРИГЛАШЕНИЯ
на заседании постоянной комиссии по труду и делам ветеранов
Заголовочную часть списка должен оформить секретарь заседания, а далее по его просьбе каждый присутствующий своей рукой должен внести в список свою фамилию, имя и отчество (если человек присутствовал как гражданин). Наименование организации добавляется, если присутствующий ее представляет. При необходимости вносятся контактные данные, по которым с присутствовавшим можно будет связаться, задать дополнительные вопросы, направить информацию о принятом решении, сроках его исполнения, о контроле и т.п.
