Ищите ответ по нескольким направлениям. Во-первых, рекомендуем изучить терминологию. Базовые определения, закрепленные в данном стандарте, используются в судах, когда документы оцениваются в качестве доказательства:
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;
копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;
электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной форме.
Опирайтесь на ключевое слово «единственный», т.е. в момент создания документа в нем самом оформляются такие реквизиты об авторе, дате, подписанте, которые подтверждают его достоверность и юридическую силу. Если вы не создаете договоры, акты, соглашения и другие документы, которые в установленных законом ситуациях должны быть оформлены как подлинники для каждой из сторон, то речь идет всегда о единственном документе, о подлиннике.
Когда требуется создание так называемых «умноженных оригиналов» (прежде всего в договорной работе), то независимо от формы представления (только бумажной или только электронной) речь может идти о нескольких подлинниках, имеющих одинаковую юридическую силу. Только это должно быть оговорено в тексте самого документа и оформлено в его реквизитах. Специальное нотариальное делопроизводство в данном ответе мы не рассматриваем.
Во-вторых, опирайтесь на технологию работы. Электронный документ создается в статусе электронного оригинала в информационной системе (например, в СЭД) на основании разработанных для конкретных видов документов «входных» форм (электронных шаблонов, моделей бланков и т.п.). Во входных формах предусмотрены поля и метаданные, которые исполнитель документа не видит, но которые позволяют документом управлять. В СЭД должны быть реализованы такие настройки функциональности, которые обеспечивают соблюдение базового принципа управления документами: форма представления документа зависит от срока его хранения.
Например, если необходимо создать документ постоянного срока хранения, то:
Обратите внимание, что в настоящее время ВНИИДАД разрабатывает Перечень документов, которые должны составляться и оформляться исключительно в бумажной форме, т.е. концепция управления документами получит свою методическую и нормативную основу.
Если вы создали документ в электронной форме и подписали его электронной подписью (любого вида), то вы создали электронный подлинник документа. В электронном виде в системе он будет представлять собой 2 файла: документ + электронная подпись. За счет программных настроек подпись на документе будет визуализироваться, например так:
Пример 1. Визуализация электронной подписи на документе (электронном оригинале и бумажной распечатке)
Подписано. Начальник отдела Иван_Иванов. 01.10.2020 13.45 мск.
В вопросе описана ситуация, когда электронный документ был создан в статусе оригинала (т.е. его подписали электронной подписью), а затем его распечатали и почему-то еще раз подписали (уже на бумаге ручкой). В этом случае ваша подпись должна была войти, скорее, в состав отметки о заверении копии.
В СЭД обычно делаются настройки (проектируются технологические метаданные) о разрешении распечатывать электронные подлинники, которые должны потом удостоверяться в статусе бумажных копий. И наоборот: в системе могут удостоверяться электронные копии бумажных оригиналов (после сканирования или фотографирования). А дополнительные счетчики позволяют определять, сколько и на каких рабочих местах распечатано бумажных копий электронных документов, каков расход тех или иных бланков и т.п.
Таков общий алгоритм, особенности применения которого зависят от ваших прав доступа, полномочий составлять и оформлять документы конкретного вида, от вида используемой электронной подписи и т.п. Все конкретные технологические особенности работы с электронными документами в организациях желательно регламентировать в локальных нормативных актах, например: Положении о СЭД, Регламенте электронного документооборота, ведения переписки с помощью электронных сообщений и т.п.
Считаем, что изучение регламентирующих документов своей организации – это третье направление поиска ответа на вопрос о подлинности заинтересовавших вас электронных документов.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
Директор по цифровой трансформации крупной медицинской клиники делится своим опытом, на какую нормативную базу и технические решения можно опереться при внедрении электронного документооборота. Какие разновидности медицинских документов можно оформлять в виде электронных подлинников. Как обеспечить их юридическую силу на протяжении всего срока хранения (25 лет и более) в ситуации, когда усиленные электронные подписи действуют лишь до 15 месяцев, – своеобразный «электронный нотариат» для этого реализовало государство! Как можно подключиться к его информационной системе. Где можно хранить большие электронные архивы. Как предоставлять медицинские документы клиентам.
В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?
Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
