Как в отметке о заверении копии указать дело, у которого нет номера?

Да, такая копия по форме будет иметь юридическую силу¹. Более того, вы можете в отметке о заверении копии использовать фразу: «Подлинник документа находится в документальном фонде (наименование организации)». Таким образом, у Вас есть 2 допустимых варианта заверения копии без указания номера дела, в которое подшит подлинник документа:

Кроме того, для оформления отметки допускается использовать штамп с типовой фразой «КОПИЯ ВЕРНА» и заранее нанесенным наименованием должности и расшифровкой подписи уполномоченного лица, которому остается только проставить собственноручную подпись и дату заверения.

Такие способы оформления отметки о заверении применяются, как правило, когда заверяется копия одностраничного документа. У многостраничной копии придется заверять таким образом каждую страницу либо прошить документ и заверить весь сшив (об этом мы подробно рассказывали в ноябрьском номере журнала).

При всех способах заверения на верхнем поле первого листа копии в левом углу оформляется прописными буквами или штампом слово «КОПИЯ» – сейчас это уже не обязательное требование, а просто лучшая практика.

Но внимание! Помните, что в работе с копиями самое главное – полномочия по удостоверению копий документов организации. Если копии документов будет удостоверять секретарь или руководитель службы делопроизводства, необходимо издание приказа о предоставлении таких полномочий и выдача доверенности (если копии документов предоставляются третьим лицам). Их подписи на копиях могут удостоверяться оттиском печати специального назначения, на которой может быть написано «Для документов» или «Для заверения копий», либо главной печати организации.

Для предоставления копий документов в суд рекомендуем в отметке о заверении копии оформить подпись руководителя организации, которая уже точно удостоверяется главной печатью.

И конечно же, рекомендуем Вам разработать номенклатуру дел организации, тем более что дела фактически заведены и заголовки дел у вас уже сформулированы.