Да, теоретически это может быть правильным, но не всегда обязательным. Заметьте, что гриф утверждения – это не обязательный, а факультативный реквизит протокола как вида документа.
Его целесообразно оформлять на отдельных разновидностях протоколов в специальных системах документации, например:
- в протоколах разногласий сторон в процессе исполнения договоров,
- в случаях разногласий и равенства голосов членов комиссий и других совещательных органов, когда не установлено право решающего голоса,
- и в других сложных управленческих ситуациях.
Ваша ситуация гораздо проще. Конечно, в Примерном положении об экспертной комиссии организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 43) устанавливается, что ЭК создается как совещательный орган при руководителе организации приказом, в котором утверждается положение об ЭК и ее персональный состав. Председателем ЭК обычно назначается один из заместителей руководителя организации. Причем создание ЭК обязательно для любой организации – является ли она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет.
В небольшой организации и при отсутствии у руководителя каких-либо заместителей в приказе о создании ЭК он сам включает себя в состав комиссии в качестве председателя ЭК, и сам подписывает этот приказ.
Обратите внимание, что протоколы заседаний ЭК не подлежат утверждению руководителем организации, в них фиксируются обязательные решения (не менее 2 раз в год) о согласовании проектов описей дел, актов, номенклатуры дел и другие, касающиеся определения сроков хранения документов и обеспечения их сохранности. На основании протоколов заседаний ЭК (т.е. после проведения соответствующих заседаний) руководитель утверждает:
- номенклатуру дел организации (или дополнение к ней) на очередной календарный год,
- описи дел,
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих архивному хранению,
- сводные акты проверок организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях организации
- и другие документы, предварительно рассмотренные ЭК организации.
Причем утверждение может быть оформлено не только грифом утверждения, как показано в Приложениях к Правилам работы архивов организаций 2015 года, но и приказами первого руководителя.
