Такого нормативного правового акта нет, потому что по общим правилам делопроизводства, по обычаям делового оборота и по давно сложившимся управленческим нормам понятия о простой «замене» не существует. Просто замена обычно трактуется как подмена (фальсификация), уголовно наказывается и действительно запрещена.
По отношению к документам применяются официальные способы замены, например:
- признание утратившим силу распорядительного документа или его пункта;
- отзыв доверенности или коммерческого предложения;
- утрата силы или признание недействительным письма в связи с допущенной ошибкой (как, правило, технической) или в связи с истечением действительности предложения и т.п.
Непонятно, в связи с какой необходимостью требуются замена и удаление из входной формы СЭД сканированного образа документа. Как правило, обязательно сканируются поступающие (входящие) документы. А если речь идет о внутренних и отправляемых документах, то необходимость замены скан-образа может возникнуть только в случае неправильного оформления и выявления фактических ошибок уже после подписания документов собственноручными подписями руководителя или уполномоченных им должностных лиц.
Вы правильно действуете, когда разъясняете, что в СЭД, как и при традиционном делопроизводстве, просто заменить документ нельзя. Служба делопроизводства не может совершить подлог. Но рабочие ситуации могут сложиться по-разному, и, не давая рекомендаций, мы можем лишь порассуждать о них.
Формально (с изданием приказа или иного документа с изменением даты и регистрационного индекса) и на деле без формализации этого процесса (но в исключительных случаях) «отозвать» документ под свою ответственность может то должностное лицо, которое его подписало.
В беседах с исполнителями необходимо доводить это правило до их сведения, не поддавайтесь на просьбы или указания неуполномоченных сотрудников. В случае назревающих служебных конфликтов информируйте своего непосредственного или вышестоящего руководителя о просьбах совершить несанкционированные действия в СЭД.
В традиционном бумажном делопроизводстве все риски регистрации и внесения новой записи в журнал регистрации берет на себя руководитель, а служба делопроизводства только выполняет его указание. Опыт показывает, что в этих случаях в порядке исключения в соответствующих журналах регистрации документов оформляются отметки, например: «запись № 123 от 09.07.2021 внесена ошибочно» или «запись № 123 от 09.07.2021 недействительна». Такие отметки подписываются и датируются руководителем службы делопроизводства, который в конце года не должен забыть в удостоверительной записи к годовому разделу журнала указать, что 1 запись внесена ошибочно.
По этому же алгоритму (и с проставлением в РКК таких же отметок, если входная форма случайно заполнена неправильно) в исключительных случаях можно действовать и в СЭД, в которой все наглядно видно, все входные формы дополнительно идентифицируются и нумеруются как информационные объекты по системным счетчикам.
Необходимо проверить свои права доступа в СЭД. Обычно служба делопроизводства наделяется правами редактора (editor), имеет возможность вносить изменения и дополнения, в т.ч. во входные формы (РКК), и подписывать их той простой подписью, которую поддерживает СЭД. В связи с редакторскими правами служба делопроизводства может получить возможность:
- удалять РКК целиком (но ее идентификационный номер использовать еще раз будет нельзя, т.к. счетчики номеров входных форм – системные);
- изменять и дополнять информацию в полях форм и производить иные подобные действия.
Но протокол контроля действий в СЭД (системный протокол) все равно будет фиксировать все действия с той или иной входной формой, скан-образами в ней и документами.
Поэтому проверьте положение о СЭД и наличие прав редактора (прав на внесение изменений), которые обычно официально закрепляются за службой делопроизводства. Используйте права правильно и лишь по указанию того лица, которое подписало документ.
