Следуйте простым правилам, которые установлены п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (Росархив/ВНИИДАД. М., 2018; опубликованы на сайте Росархива; далее – Методические рекомендации).
Методические рекомендации закрепили правила формирования дел, в т.ч. и порядок, при котором «приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся… Распорядительные документы группируются в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями…».
Таким образом, утвержденная приказом в 2021 году учетная политика вашей уважаемой организации на 2022 год (и если она не изменится, то и на следующий 2023 год) должна быть как приложение сформирована вместе с приказом – в дело с приказами за 2021 год.
Другой и более важный вопрос заключается в том, какой разновидностью приказа утверждается учетная политика. Срок хранения учетной политики – 5 лет после замены новой (по ст. 267 Перечня типовых управленческих документов 2020 года), т.е. учетная политика в настоящее время приобрела значение документа более оперативного характера. А срок хранения приказов по основной деятельности, которыми традиционно и до сих пор утверждается учетная политика, – «постоянно» или «до ликвидации организации» (по ст. 19 а) Перечня типовых управленческих документов 2020 года).
Обсудите вопрос с бухгалтерией, т.к. учетную политику возможно утверждать и вводить в действие приказом по административно-хозяйственным (административно-организационным) вопросам, который имеет такой же 5-летний срок хранения (по ст. 19 б) Перечня типовых управленческих документов 2020 года.
Приказы по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам должны издаваться раздельно в пределах своих документопотоков и формироваться в разные дела.
