В большинстве случаев, конечно, это делается, т.к. грифы ограничения доступа устанавливаются не навечно, а на определенный период времени в зависимости от целей и направлений деятельности организации.
Действовать необходимо в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) и на основе вашей Инструкции по делопроизводству (или конфиденциальному делопроизводству, если она разработана).
Все документы подлежат экспертизе ценности, т.е. определению их значимости для деятельности организации.
Если документов с ограничением доступа в вашей организации образуется немного, то грифы ограничения доступа вы можете устанавливать в процессе разработки номенклатуры дел. Гриф «Для служебного пользования» (ДСП) может быть:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).
Существует Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда. Данный журнал ведется постоянно, и с течением времени у него будут появляться новые тома. В какой момент том № 1 такого журнала, в котором закончились свободные листы, будет считаться завершенным в делопроизводстве и должен быть включен в годовой раздел описи и передан в архив? Вопрос обусловлен тем, что, по информации от отдела охраны труда, в данном журнале сотрудник расписывается только 1 раз в день трудоустройства, и его подпись актуальна до момента увольнения (выхода на пенсию). В статье вашего журнала «Как завести новый журнал по новой форме вместо старого» есть такая формулировка применительно к другому журналу по охране труда (журналу противопожарных инструктажей): «Сведения о прохождении инструктажей в старом журнале абсолютно всеми работающими сотрудниками утратят актуальность, когда в новом журнале будут зафиксированы факты и сроки проведения их новых инструктажей. Тогда старый журнал учета инструктажей по пожарной безопасности можно оставить на текущем хранении». Таким образом, т.к. в журнале регистрации вводного инструктажа по охране труда подпись ставится 1 раз при приеме на работу и считается актуальной весь период работы сотрудника, то том № 1 журнала считается завершенным в делопроизводстве и может быть сдан в архив только после того, как все сотрудники, чьи подписи есть в томе № 1, будут уволены либо выйдут на пенсию? Или все-таки по завершении заполнения тома № 1 он должен быть сдан в архив не позднее 3 лет после года внесения последней записи?
На конфиденциальные дела постоянного хранения надо оформлять отдельную опись дел для их передачи в архив? Как ее назвать и нумеровать? Кто должен это делать? Или же все-таки включать такие дела в основную опись дел постоянного хранения, сделав отметки о грифе ограничения доступа к данным делам? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Подскажите, пожалуйста, для каких целей печатается Журнал регистрации приказов, если в организации введен электронный документооборот? Возникли сомнения в необходимости печати и сдачи в архив. Наша организация не является источником комплектования госархива.
Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.
Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями: — в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела? — где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними? — возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Какие документы надо передать временному управляющему. Как правильно рассчитать срок в 7 дней (в законе не сказано, рабочие это или календарные дни). Как организовать сбор документов, чтобы уложиться в столь сжатый срок. Что и кому грозит, если вы не успеете. Как заверять копии документов, в т.ч. сшивы. Почему их должны подписывать и руководитель организации, и главбух. Как составить доверенность для делегирования права заверения копий. Как документально оформить передачу затребованных документов.
Кто отвечает в организации за сохранность бухгалтерских документов? Вы с удивлением обнаружите, что в первых рядах находится совсем даже не главный бухгалтер, а руководитель организации, о чем он может и не догадываться. Перечислили нормы закона и ответственность, которую может понести руководитель организации и сотрудники службы ДОУ лично в случае проблем с бухгалтерскими документами. Что и как стоит донести до руководителя, чтобы приобрести в его лице надежного союзника.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
