Top.Mail.Ru

Состав документов в гибридных делах с перепиской

Вопрос
Ситуация: заведено дело в номенклатуре дел «Переписка по основным вопросам», оно электронное, в него группируются отсканированные бумажные документы (pdf), подписанные собственноручной подписью, и документы, созданные в электронном виде, подписанные ЭЦП. Делу присвоен индекс 01-02-Э, т.е. электронное. Документов, созданных и подписанных в электронном виде, в деле 99%. Вопрос: может ли включать дело 01-02 (в нем только бумажные носители) тот самый 1% документов, которые были подписаны в бумажной форме, или оно должно включать все 100% дела 01-02-Э, но уже в распечатанном виде?
Отвечает

Да, может. Обратите внимание на п. 6.26 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Фактически вы уже соблюдаете ту технологию формирования «гибридных дел», которая воспринималась как некая инновация, поскольку к классическим «гибридным делам» всегда относились комплексы, состоящие из электронных документов, созданных в разных форматах (сканированные рdf, полученные электронные оригиналы doc или rtf), а не в разной форме представления (бумажная / электронная).

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

В номенклатуре дел вы верно выделили два дела с одинаковым заголовком и присвоили им разные индексы: 01-02 и 01-02Э (это разные идентификаторы, а не один, как не совсем точно зафиксировано в п. 6.26, в котором говорится об одном и том же индексе дела). Заметьте, что в номенклатуре дел рекомендуется оформлять первым индекс 01-02, а потом второй, его уточняющий 01-02Э (лучше без дефиса перед «Э»). См. Пример 1.

Электронные документы включаются в одно электронное дело вне зависимости от их объема в Мб и без разделения на тома. В номенклатуре дел (графа «Примечание») не забудьте сделать отметку о локализации электронного дела 01-02Э, указав, в какой информационной системе и в какой директории (базе данных / представлении) оно фактически формируется и находится на текущем оперативном хранении.

Таким образом, данное электронное дело включает самый полный состав документов: и электронных оригиналов, и электронных копий оцифрованных писем и иных документов, полученных вашей организацией в бумажной форме.

А в дело 01-02 вы формируете небольшой объем переписки, только 1% документов, полученных в бумажной форме. Распечатка полученных оригиналов электронных документов и повторная распечатка электронных копий сканированных бумажных документов не требуется.

Не забудьте также в графе «Примечание» номенклатуры дел оформить отметку о том, что данное дело на практике будет являться переходящим (может формироваться в течение нескольких лет).

Пример 1. «Гибридное дело» в номенклатуре дел

Такая же технология формирования «гибридных дел» устанавливается и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199; Приложение № 16; далее – Методические рекомендации).

В вашей ситуации рекомендуем также обратить внимание на правильное формулирование заголовка дела с перепиской, поскольку она идентифицируется и регистрируется в пределах документопотоков и с учетом того, с кем и по какому вопросу она ведется. Достаточно подробные указания по правилам формулирования заголовков дел содержатся в Приложении № 16 к Методическим рекомендациям. В Примере 1 мы показали, как правильно сформулировать заголовок дела с перепиской, если она ведется с разнородными организациями (корреспондентами), когда в основе формирования документопотока – вопрос или участок деятельности, а в заголовке дела отражены номинальный и предметно-вопросный признаки его заведения.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 4

Андрей Ш.
10.02.2024, 00:08

в НД никогда не выделяются ТОМА. в гибридном деле - первый том всегда электронный, второй и далее - на бумаге. в примере индексы дел РАЗНЫЕ, а в Правилах 71 - индекс должен быть ОДИН

Редакция журнала
12.02.2024, 13:08 Андрей Ш.

Здравствуйте!
Не все предписания нормативных документов удобно применять. Некоторые целесообразно оптимизировать, о чем и пишет в ответе Вера Степановна Иритикова.
Если Вас интересует только позиция «профильных ведомств и институтов», то Вам будет особенно интересна статья, которая сейчас готовится к печати (авторы – специалисты ВНИИДАД, тема – работа с гибридными делами).

Полина М.
28.07.2023, 13:19


Добрый день, подскажите пожалуйста.
В наших структурных подразделениях формируются документы по земельным вопросам, например: документы по оформлению права аренды на земельные участки; документы по оформлению права собственности на земельные участки и тд.
По результатам проведенных отделами экспертизы ценности документов в указанных делах выявлено, что в сформированных земельных делах определенная часть документов представлена сканированными копиями полученными посредством информационно-телекоммуникационной системы «Интернет» и ЕМСЭД «Дело», а также полученными в электронном виде и распечатанными на бумажном носителе выписками из ЕГРН Росреестра, без заверения в надлежащем виде, что не соответствует требованиям инструкции по делопроизводству в части оформления документов постоянного хранения.
Таким образом, структурные подразделения накопили документы которые не могут передать в архив организации.
Подскажите пожалуйста, как решить этот вопрос. Возможен ли вариант «гибридных дел» где в электроном формате документы будут представлены без заверения копии. Или бумажных документов с копиями без заверения надлежащим образом.

Администратор
06.12.2023, 16:00 Полина М.

Здравствуйте!
По данному вопросу подготовлен и опубликован ответ. Подробнее см. здесь.

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Оформляем почтовые отправления

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).