Top.Mail.Ru

Виды бланков писем могут различаться по автору и адресату

Вопрос
Работаю в Департаменте. Нам сказали, что письма нужно рассылать на разных официальных бланках: один для министерств и другой – для организаций рангом ниже нас. Где можно узнать юридическую силу таких требований?
Отвечает

Юридическую силу таких требований вы можете проверить на основании п. 2.6 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71). Все виды бланков, применяемых структурными подразделениями органов государственного или муниципального управления, должны разрабатываться в соответствии с требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016, могут утверждаться в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

Фрагмент документа

Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71

Фрагмент документа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Как видите, в приведенных нами фрагментах документов, отражающих общие правила, речь идет о разновидностях бланков писем, которые отличаются оформлением сведений об организации-авторе (вся организация, конкретное должностное лицо в организации или ее структурное подразделение). Разновидность бланка зависит от обозначения автора, а не адресата. См. «!» выше.

В инструкции по делопроизводству или в приказах об утверждении соответствующих бланков писем должен быть установлен порядок их применения, где уже может проявиться их «специализация» – для ведения переписки с корреспондентами определенного управленческого уровня. Например:

  • бланк письма организации является универсальным, применяется для ведения переписки с любыми корреспондентами, в т.ч. с вышестоящими и равностоящими организациями, корреспондентами и контрагентами, а также при оформлении ответов на обращения граждан;
  • бланк письма руководителя организации (должностного лица) применяется для переписки с подведомственными организациями, поскольку письмо может содержать оперативные распоряжения и указания по исполнению, представлению отчетности, сведений и т.п.;
  • бланк письма структурного подразделения (например, департамента) применяется для ведения оперативных коммуникаций с равностоящими и подведомственными организациями только по вопросам компетенции (задач и функций) подразделения при условии, что руководителю структурного подразделения делегированы права вести соответствующую переписку.

Обратитесь к тому должностному лицу, которое «сказало», что применение бланков письма зависит от управленческого уровня корреспондента. Проанализируйте бланки, которые предполагается применять таким образом. Бланк письма является «лицом юридического лица», которое во внешней среде должно быть узнаваемым, воспринимаемым положительно и формировать соответствующий образ автора документа. Различия в бланках писем могут заключаться:

  • в расположении реквизитов (угловое или продольное),
  • качестве и цвете бумаги,
  • применении цвета при оформлении эмблемы или товарного знака и др.

Но главная управленческая задача бланка письма – идентификация автора документа и формирование его узнаваемого и положительного образа. Поэтому каких-то существенных различий бланков в процессе их разработки, утверждения и изготовления стараются избегать.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Бланки документов: правила разработки и применения

Какие бывают бланки документов по назначению: общий, письма, конкретного вида документа – они отличаются по составу реквизитов. Какие поля надо заложить и в каких зонах разместить каждый реквизит. Чем отличается оформление продольных и угловых бланков с центрованным и флаговым размещением реквизитов. Все перечисленные варианты мы систематизировали и проиллюстрировали примерами. Привели требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 и пояснили, как поступать в тех вопросах, о которых он умалчивает.

«Заранее благодарю» в конце электронного письма

Какой эффект оказывают на адресата такие фразы в электронной переписке, как «Заранее благодарю» или «Заранее спасибо»: рассказываем о мнениях экспертов на этот счет и результатах исследования разработчика приложений для электронной почты; о западной, восточной и отечественной специфике. Профессионала от дилетанта отличает понимание нюансов, о которых мы и говорим в этой статье.

Фонд пользования с электронными копиями писем

Возник вопрос о заголовке дела с электронными документами. Секретариат централизованно обрабатывает и регистрирует всю-всю исходящую и входящую переписку организации. Понимаем, что это не совсем правильно, что входящее письмо и ответ на него должны остаться в деле у исполнителя с тематическим заголовком по номенклатуре дел – такие электронные дела действительно формируются в структурных подразделениях. Однако ведь секретариат регистрирует каждое исходящее письмо и переводит его в электронный вид после присвоения регистрационного номера.

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Оформляем почтовые отправления

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).